この記事を書いた理由
ITとはちょっと外れてしまいますが、自分の仕事のやり方を固めていくために教えられたこと、考えたことを記載していきます。
進捗報告
遅れているかそうでないかを伝えるだけでよい。
管理者は予定されている作業が遅れているかどうかを知りたい。
報告の本来の目的は遅れていることへの対策を考えるものだから。
そのため、順調なときは短くでよい。
リカバリー
遅延したら、リカバリ方法を言う。思いつかなかったら相談。
| 方法 | 説明 |
|---|---|
| 作業者の見直し | |
| 優先順位の見直し | 複数作業が積まれている場合、取り掛かる順序を検討 |
| 要員増やし | |
| 納期調整 | |
| 残業 | |
| 作業方法見直し | 時間がかかった作業の方法を見直し、省略する |
上手くいかないときはどうすればいいか
| 現象 | 原因 | 対策 |
|---|---|---|
| オンスケであることを疑われた | 根拠があるかを疑っているため | 自分の作業状況とこれからの段取りを説明する |
| 遅延報告がうまくできない | どこで遅れたかを把握できてない。リカバリ方法を考えていない | リカバリ方法を言う。思いつかなかったら相談。 |
| 予定外の作業が発生した | 急に作業を頼まれた | 元々予定されていた作業の実施時間や日程をずらし、作業整理を行う |
スケジュールの立て方
さらに日報、メーラーでの予定管理も併用すると確実です。(時間はかかりますが・・・)
| サイクル | 作業名 | 説明 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 月次 | タスク一覧作成 | 月に対して、割り当てられた作業を一覧表にする | |
| 月次 | 月次計画作成 | 予定表にタスク一覧から転記。 定型作業の実施日をまず先に入れておく。(会議など) すでに依頼されている作業があれば、その作業を記入。 時間が余っている場合、上長に仕事の割り振りを依頼 |
|
| 週次 | 見直し | 週の初めにその週のTODOを基に計画(スケジュール)、タスク一覧を修正 | |
| 週次 | タスク分割 | 時間がかかりそうな作業(2時間以上のもの)があれば、作業を分解して、分割したものを追記していく | サラミ・スライス法 |
| 日次 | 見直し | 日中、横入りの作業がある場合はTODOを新たに追記していく | |
| 日次 | 見直し | 日の終わりに明日のスケジュールの見直し。 優先順位にしたがった作業順序にする。絶対に終わらせなければならない作業を先に持っていくこと。それより優先順位が低いものは後回し、もしくは翌日にまわす |