こんにちは。会議のプロセス改善ツール「minmeeting」を開発している伊勢川です。
リモートワーク・在宅勤務の急速な普及に伴い、増えているのがオンライン会議。チャットや電話よりも密なコミュニケーションがとれるため、リモートになると会議の相対的な重要性は増しています。
他方で、オンライン会議の運営は対面よりも難しく、無駄な会議・グダグダな会議も増えやすくなります。特に、よく起こりがちなのが、内職問題です。オンライン会議だと何をしていてもよく分からないので、内職をしやすくなります。
今回は、その内職問題について、どのような対策を行えばよいか、
その対策をかいくぐって、それでも内職をしたい人はどうすればよいかをまとめました。
両者の立場を取り上げることで、相互理解が進むことを望みます。
内職させたくない場合は、どのような対策があるか
- 会議の時間を短くする
- 会議を2回に分けて、1回目で宿題を出し、2回目で結論を出す
- 参加者を絞り（5人以下）、ミュートにしなくても話が成り立つようにする
- 参加者が多い場合は、チームを分けてそれぞれのチームで議論をしてもらう
- Webカメラで顔を映させる
- Webカメラに付けられるクリップ式の広角レンズを配る
- 全員が話す機会をつくる
- ファシリテーターがランダムに発言者を指定する、名前を呼ぶ、質問する
- チャットを使ったブレインライティングなど、個人がアウトプットを求められる時間を設ける
- 参加メンバーが仕切る時間を設け、主催者側の気持ちをわかってもらう
- 重要なことを言う前に、「これから5分は内職の手を止めて聞いてください」と言う
- 内職OKな会議（時間）と、そうでない会議（時間）を明確にし、参加者に伝える
それでも内職したい場合は、どうすればよいか
- ハードウェア式のスイッチのついた会議用マイクを設置
- Web会議アプリが会議用マイクにつながっていることを確認する
- Web会議アプリのミュートボタンではなく、会議用マイクのスイッチを使ってミュートにする
- ノイズのない静かな場所で会議に参加し、エアコンを切る（ノイズがあるとミュートにしてるのがバレる）
- Webカメラの角度を調整し、手元を移さないようにする
- Webカメラと同じ方向にサブディスプレイを準備し、Web会議の画面と内職用の画面を同時に見れるようにする
- たまには相槌をうったり、笑い声を入れたりする
内職に向いている作業とは
リードオンリーの作業
- メールやチャットのチェック
- 次の会議の資料のチェック
- テクニカル・ドキュメントのチェック
時間がかかる処理
- e2eテストのテストケース追加
- バッジ処理のテスト
- github actionsのyamlのテスト
あまり頭を使わない作業
- メールやチャットのリアクションや簡単な返信
- 社内の些末な申請の承認
結論
いろいろ検討してみましたが、結局Web会議は内職する側に圧倒的に有利です。
そこに対してテクノロジーで内職を可視化したりすることもできますが、それも無益ないたちごっこを生み出すだけでしょう。
今回は小手先のテクニックを中心に取り上げましたが、内職する気にならないような魅力的な内容にするのが本質的な対策だとつくづく思いました。
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