意外と簡単？！進捗管理術

• この記事の説明
  この記事では、直接的にQCD懸念につながる「WBSの形骸化」を少しでも減らし、 「主要なマイルストーンを見逃さずに進捗を管理する方法」 を、一介のプロジェクトリーダー視点で解説しています。

■ どうやって進捗管理してますか。

突然ですが、皆さんはどのように 「進捗管理」 をしていますか？

私（ウォーターフォール開発でプロジェクトリーダを担当）は、基本的には現場の標準的な局面SCDやWBSといった資料を活用して進捗管理を行っています。


平時には、以下2点の状態を作り、 遅延リスクの管理 をしたいと考えています。

• 1. 視覚的な瞬時のタスク認知：一目で進捗の「異変」に気づき、進捗遅延を防ぐ。
• 2. 状況把握の簡易化：進捗管理に慣れていないメンバ含めプロジェクトの状況を把握できる。

とはいえ、自身がプロジェクト管理に不慣れなころは、進捗管理が計画通りに進むときもあれば、気づかぬ間に遅延・・？！という場面に多く対面してきました。


最近では、緊急度の高いタスクの割り込みで、WBS上の計画と実態がこのままいくと乖離してしまうのでは・・？！といった状況になりつつ、何とか　クリティカルな遅延 を回避して進捗管理ができるようになってきたのではと感じています。


そこで、だれでも汎用的に使えそうなひと工夫をご紹介したいと考えました・・・　(*‘∀‘)

■ シンプルな管理方法

では早速、、そのひと工夫とは何か。
ずばり、 「進捗管理表」 です！

管理する資料が一つ増える・・・・(^_^;)
そう思われた方もいらっしゃるかもしれません。。
でも安心してください。

• Excelで作成する簡易な管理表
  • 管理する資料を増やしたくない、そのような想いで、ここでは華麗なエクセル裁きについては取り扱わず、誰でも簡単にメンテし続けられる仕組みであることに主眼を置いています。
  • エクセルの基本機能を使った簡単な表作成で十分です。

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■ 管理表の作り方

前述のとおり、複雑な管理資料は増やしたくないし、メンテに時間もかけられない、リアルな現場の状況から、ここだけは抑えてほしいポイントをご紹介します。

【作成概要】

こちらはエクセル管理表の骨子となる部分です。

• 横軸
  • 時系列（日付や週）

• 縦軸
  • マイルストーン記載行を追加
    • 具体的なマイルストーンを書き込みます。
      例）　イメージ図中の「4/11 A'説明会」、「4/15 B’提供〆」など
    
    
  • タスク記載行を追加
    • WBSのタスク名称を縦列の「大項目」として書き込みます。
      例）　イメージ図中の左側太字の「A'説明会」、「B’提供〆」の部分
    
    
• 現在地を示すライン
  • オブジェクト（縦棒の図形）を追加し、「今日」の位置に置きます。
    　 例）イメージ図中の「TODAY」のオブジェクト
  
  

【イメージ】

　↑　メンバーの休暇予定なども明示的に記入してみてよいかもしれません。

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【運用ポイント】

① 一目でタスク認知可能にする

• ボリュームの可視化：縦のセル数で作業のボリュームを表現します。
• 担当者の色分け：メンバごとの色を凡例として決めておき、担当タスクの工数をその色で塗りつぶします。
• 完了の定義：終わったセルはグレーアウトさせます。

② マイルストーンがWBSと一致していること（★最重要）

ここだけはマストで抑えてください！
独自の管理表でも、ゴール（節目）が公式のWBSとズレていたら管理の意味がなくなってしまうためです・・！

③ 具体的で明確なタスクを記載

• 細分化：タスクは「作業の絵」がイメージできるまで細かく分解し、大項目の下に行を挿入し、タスクを追記します。

このタスクの細分化については、解像度の高い業務理解と、タスク分解のスキルが必要になるため現場業務がよくわかっているリーダに確認してもらえると、この管理表の精度をぐっと上げることができます。

• リスク・バッファの具体化：
  • 「バッファ」という名前ではなく、具体的な作業名として記載します。
  • （例）「コンチプラン」（想定外事象に備えた案2）実行時の具体的なタスク

• 早期検知：

  • 詳細に分解したタスクであれば、ズレが出たとしてもこの時点では「遅延」ではなく　[遅延懸念」　にとどまります。

  • この「懸念」の時点で対策を打てるのが最大の強みです。★

  • このタイミングで、クリティカルな課題が関係してそうであれば、状況を整理したうえで上長に　エスカレーション　しましょう。
    きっと、価値のあるエスカレーションになっていると想像します。

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• 補足：WBSとの違いは？

  • WBSが「計画の網羅」なら、この管理表は「現場の実行と検知」に特化したものです。
  
  

  • 「WBS」：　ゴールまでの道筋で迷子にならないためにいつ、何をするのかといった道しるべとなるポイントです。
    （いわずもがなですが正確であればあるほど良い）
    　
    

  • 「Excel管理表」：　道しるべの間の細かい点と点、ほぼ線に見えるほど解像度が高いタスク群です。
    　
    

  • 「Excel管理表」でWBSの具体を埋める中で時々WBSとのズレも出てくることがありますが、ゴールを見据えたときにクリティカルな影響が出そうでないときには、いったんそのズレは頭の片隅に忘れないように据え置いて管理を進めます。
    　
    

項目	WBS	現場Excel管理表
役割	顧客・上層部への報告用	現場のタスク実行・調整用
粒度	成果物作成に紐づくスケジュー（粗め）	1日単位の作業（詳細）
更新頻度	週次・月次	毎日（リアルタイム）

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■ まとめ

どうでしたでしょうか。
一つずつ見ていくと、あまり難しいところはなかったかと思います。


タスクの分解などは、作業に慣れていたり、一度でもやったことがあれば対応しやすいかもしれません。


もし手が進まない作業にぶつかったときには、何をしようとしていてどういったところが難しく感じるかを伝えて、一旦、先輩やリーダに協力を仰いでみてくださいね(*'▽')
喜んで手を貸してくださるに違いありません。(笑)

最後に、この記事を最後まで読んでくださった方の進捗管理が少しでも楽に、そして自信をもって進めていただけるきっかけになればとても光栄です。
ご精読ありがとうございました。＼(^o^)／