この記事は

をqiitaの読者向けにYoomの中の人に許可をとって書き換えたものです。

Google DriveとNotionをYoomで自動連携！ファイル管理を劇的に効率化するノーコード術

こんにちは！業務効率化について発信している技術ブロガーです。

皆さんは、Google Driveにファイルをアップロードした後、そのURLをNotionのデータベースに手動でコピペする作業、面倒だと感じていませんか？特にファイルが増えてくると、この単純作業が積み重なって大きな時間ロスになりますよね。

今回は、そんなファイル管理の手間を劇的に削減する方法をご紹介します。ノーコード自動化ツール「Yoom」を使って、Google Driveにファイルがアップロードされたら、そのファイルのURLを自動でNotionデータベースに追加する連携フローを構築してみましょう！

プログラミング不要でサクッと実装できるので、エンジニアの方はもちろん、Webマーケターや事業担当者の方にもおすすめです。

こんな課題を感じていませんか？

ファイルが増えすぎて、どこに何があるか分からなくなる...
Google DriveとNotionを行ったり来たりするのが面倒...
チームでのファイル共有や進捗確認に時間がかかる...
単純なコピペ作業に時間を取られて、本来やるべき業務が進まない...
自動化したいけど、プログラミングは難しそう...

これらの課題、Yoomを使ったノーコード連携で解決できるかもしれません！

今回紹介する自動化フロー

今回ご紹介するのは、Yoomを使った以下の連携です。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに追加する

このテンプレートを使えば、面倒な設定なしですぐに自動化を試すことができます。

Yoomとは？ - ノーコードでAPI連携を実現

Yoom は、様々なSaaSアプリケーション同士を連携させ、日々の定型業務を自動化できる国産のiPaaS（Integration Platform as a Service）です。

通常、アプリケーション間でデータを連携させるにはAPIを利用する必要があり、エンジニアの知識や開発工数が求められます。しかし、Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的なインターフェース（GUI）でクリック操作するだけで、複雑なワークフローを構築できます。

まさに、API連携の知識がない方や、開発リソースを割けないチームにとっての救世主と言えるでしょう。

Yoomのアカウント登録はこちら (30秒で完了！)

Google DriveとNotionを連携させる手順

それでは、実際にYoomを使って 「Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに追加する」 フローを作成していきましょう。今回はYoomが用意しているテンプレートを利用するので、とっても簡単です！

Step 0: 事前準備

連携を始める前に、いくつか準備が必要です。

1. Yoomへのログイン

まずはYoomのアカウントにログインします。まだの方はこちらから登録してください。

_{Yoom公式ブログより参照}

2. Google Driveのトリガー用フォルダ作成

Yoomがファイルのアップロードを検知するためのフォルダをGoogle Driveに作成します。

3. Notionのデータベース作成

Google Driveのファイル情報を格納するためのデータベースをNotionに作成します。

Notionで新規ページを作成し、タイトルを設定（例：「Google Driveファイル管理DB」）。
ページ内に「テーブル」データベースを追加。
必要なプロパティ（列）を作成します。最低限、ファイル名を格納する「タイトル」プロパティ（デフォルト）と、ファイルのURLを格納する「URL」プロパティ（プロパティタイプ：URL）が必要です。お好みで作成日時などを追加しても良いでしょう。

_{Yoom公式ブログより参照}

Step 1: アプリ連携 (YoomとGoogle Drive/Notionを接続)

YoomがGoogle DriveとNotionにアクセスできるように、アプリ連携（認証）を行います。

Yoomのダッシュボード左メニュー「マイアプリ」>「+ 新規接続」をクリック。

_{Yoom公式ブログより参照}
「Google Drive」と「Notion」をそれぞれ選択し、画面の指示に従ってアカウント連携を行います。
- Google Drive: 使用するGoogleアカウントを選択し、アクセスを許可します。
  
  _{Yoom公式ブログより参照}
- Notion: 使用するNotionアカウントにログインし、Yoomがアクセスするページ（先ほど作成したデータベースが含まれるページ）を選択して「アクセスを許可する」をクリックします。
  
  _{Yoom公式ブログより参照}
連携が成功すると、「マイアプリ」にGoogle DriveとNotionのアイコンが表示されます。

Step 2: フローボットのテンプレートをコピー

Yoomでは、よく使われる連携を「テンプレート」として提供しています。今回はこれを利用します。

以下のURLにアクセスし、テンプレートを開きます。

ページ内の「テンプレートをコピー」（または類似のボタン）をクリックします。
「テンプレートがコピーされました」と表示されたら「OK」をクリック。これで、自分のYoomアカウントにフローボットの設計図がコピーされます。

_{Yoom公式ブログより参照}

Step 3: フローボットの設定 (トリガーとアクション)

コピーしたフローボットを開き、具体的な設定を行います。フローボットは「トリガー（きっかけ）」と「アクション（実行する処理）」で構成されます。

1. トリガー設定 (Google Drive)

「いつ」（トリガー）の部分を設定します。

フローボット編集画面の最初のステップ（トリガー）がGoogle Driveになっていることを確認します。

_{Yoom公式ブログより参照}
連携アカウント: Step 1で連携したGoogle Driveアカウントを選択します。
トリガーアクション: 「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」が選択されていることを確認します。
トリガーの起動間隔: YoomがGoogle Driveをチェックする頻度を設定します（例: 5分）。プランによって最短間隔が異なります。
フォルダID: 「フォルダを選択」ボタンなどをクリックし、Step 0で作成したGoogle Driveのトリガー用フォルダを選択します。

_{Yoom公式ブログより参照}
設定後、「テスト」を実行して正しくフォルダ情報が取得できるか確認し、「保存」します。

2. アクション設定 (Notion)

「何をするか」（アクション）の部分を設定します。

トリガーの次のステップ（アクション）がNotionになっていることを確認します。もしなければ、「+」ボタンで「Notion」を追加し、「データベースを操作する」を選びます。

_{Yoom公式ブログより参照}
連携アカウント: Step 1で連携したNotionアカウントを選択します。
実行アクション: 「レコードを追加する」を選択します。
データベースID: 「データベースを選択」ボタンなどをクリックし、Step 0で作成したNotionデータベースを選択します。

_{Yoom公式ブログより参照}
データベース操作の詳細設定: Notionデータベースのどのプロパティに、Google Driveのどの情報を入れるかをマッピングします。
- ファイル名・フォルダ名 (Notionのタイトルプロパティ): 入力欄をクリックし、表示されるデータ選択肢の中から「トリガー > Google Drive」の「ファイル名」を選択します。
- URL (NotionのURLプロパティ): 同様に、「トリガー > Google Drive」の「URL」を選択します。
  
  _{Yoom公式ブログより参照}
設定後、「テスト」を実行して、Notionデータベースにテストデータが正しく追加されるか確認し、「保存」します。

Step 4: フローボットを有効化

最後に、作成したフローボットを「有効」にします。これで設定は完了です！今後は、指定したGoogle Driveフォルダにファイルがアップロードされるたびに、自動でNotionデータベースにファイル名とURLが追加されます。

お疲れ様でした！🎉

Google DriveやNotionを使ったその他の自動化アイデア

Yoomを使えば、今回紹介した連携以外にも、Google DriveやNotionを活用した様々な業務自動化が可能です。いくつか例を挙げますね。（各リンク先でテンプレートを確認できます）

Google Drive ⇔ Notion連携の応用例

Notionページ更新 → Google Driveファイル名変更: Notionで管理しているプロジェクト名やタスク名に合わせて、関連するDrive上のファイル名を自動で変更。ファイル整理が捗ります。

Notionで取引先登録 → Google Driveにフォルダ作成: NotionのCRMデータベースに新しい取引先を追加したら、自動でその取引先名のフォルダをGoogle Driveに作成。案件ごとの資料管理に便利。

Google DriveのPDF → OCR → Notionに要約: DriveにアップされたPDFの内容をYoomのAI OCR機能で読み取り、要約してNotionに記録。議事録や資料のレビュー効率がアップします (※AI OCRは有料プラン機能)。

Google Drive起点の自動化例

ファイル/フォルダ作成 → チャット通知: Driveに新しいファイルやフォルダが作成されたら、SlackやGoogle Chat、Discordなどに自動通知。チームへの情報共有がスムーズに。

(Slack連携)

(Google Chat連携)

(Discord連携)

メール添付ファイル → Google Drive保存: GmailやOutlookで受信したメールの添付ファイルを、自動で指定したDriveフォルダに保存。ファイルの見落としや保存の手間を削減。

(Gmail連携)

(Outlook連携)

(特定のメール連携 - Excel契約書)

CRM/SFAで取引先登録 → Google Driveフォルダ作成: SalesforceやHubSpot、Zoho CRMなどで取引先が登録されたら、自動でDriveにフォルダを作成。

(Salesforce連携)

(HubSpot連携)

(Zoho CRM連携)

Notion起点の自動化例

NotionDB更新 → チャット通知: Notionデータベースに新しい情報が追加・更新されたら、チャットツールに通知。タスクの更新やWikiの変更などをリアルタイムで把握。

(Slack連携)

(Chatwork連携)

(Google Chat連携)

フォーム/メール受信 → NotionDB追加: GoogleフォームやYoomフォーム、Gmail/Outlookなどで受け取った情報を自動でNotionデータベースに追加。問い合わせ管理やアンケート集計を効率化。

(Gmail連携 - キーワード振り分け)

(Googleフォーム連携)

(Yoomフォーム連携)

(Outlook連携 - AI抽出)

NotionDB登録 → 他DBへ同期: Notionに登録した情報を、Google スプレッドシートやExcel、Salesforceなどに自動で同期・追加。データの二重入力を防ぎ、情報の一元管理を支援。

(Excel連携)

(Google スプレッドシート連携)

(Salesforce連携)

Google DriveとNotionを連携するメリット再確認

改めて、今回の連携で得られる主なメリットを整理します。

ファイル管理の一元化: Google DriveのファイルとNotionの情報がリンクされ、ファイルを探す手間が大幅に削減されます。「あのファイル、どこに置いたっけ？」から解放されます。
情報共有の効率化: ファイルが追加されたことがNotion上で自動的に記録・共有されるため、チームメンバーへの連絡漏れや確認の手間が減ります。リモートワークでもスムーズな連携が可能です。
ワークフローの最適化: Notion上でプロジェクト情報と関連ファイルを紐づけて管理するなど、チームや業務に合わせた柔軟なファイル管理体制を構築できます。

まとめ

今回は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使って、Google DriveとNotionを連携させ、ファイル管理を効率化する方法をご紹介しました。

手動で行っていたファイルURLの転記作業が自動化されるだけで、日々の業務はかなり楽になるはずです。ファイルを探す時間やコピペする時間を、もっと創造的な業務に使いましょう！

Yoomには今回紹介した以外にもたくさんの連携テンプレートが用意されていますし、自分で自由にフローを組み立てることも可能です。ぜひ、あなたの業務に合わせて色々な自動化を試してみてくださいね。

この記事が、あなたの業務効率化のヒントになれば幸いです！