はじめに
IT×ビジネスという視点で週1本記事を投稿しています。
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@7_inai_
この記事を書くに至った背景
情報社会と呼ばれる昨今、毎日滝のように流れてくる新しい情報に飽き飽きしている方もいるのではないでしょうか？現在の私たちの1日に接する情報量は、平安時代の人達の一生分、江戸時代の人達の一年分とも言われています。少し大袈裟なとも思いますが(笑)、それだけの情報に手軽に触れられるようになったいうことは確かでしょう。
では、本当に必要な情報を漏れなく確実に保管・伝達を行うにはどうすればいいでしょうか？手書きのメモや口頭での伝言などといったアナログ的なやり方も大切だとは思いますが、この記事ではITを活用した情報共有について、次の2つの企業がリリースしているツールを通して記載していきたいと思います。
・Google
・サイボウズ
■Google × Workspace
Google Workspaceは、 Googleが組織向けに提供するオンラインツール です。
Google Workspaceには、GmailやGoogleカレンダーのような一般ユーザーからも馴染みのあるアプリを含め合計14個のアプリがあります。
Google Workspaceの特徴
Google Workspaceの最大の特徴は、 それぞれのアプリが単体で動いているのではなく連携し合っていること です。例えば、メールにドキュメントを添付して送信するのではなく、ドキュメントを共同でリアルタイムに同時編集する(Google Drive)。Google カレンダーから招待されたWEB会議（Google Meet）に参加する。Gmailのメール画面からチャット（Google Chat）を行うなど、アプリケーション同士の繋がりが深く、いちいち各アプリケーションを立ち上げる必要がないだけでなく、データの連携を素早くすることができます。
また、Cloud Searchというアプリを使用すると、 Workspace全体に対して探したいファイルを包括的に検索 することができます。私の勤めている企業では、MicrosoftのOffice365を使用していますが、ファイルがメールから送られてきたのかTemasで送られてきたのか、はたまた共有フォルダから取得したのかわからなくなり、探し出すのに時間を要することがよくあります。しかし、Google workspaceを使用すればそういった探し物に要する時間を短縮することができます。
無料版と有料版のGmailは何が違う？
workspaceを使用していなくても、無料版のGmailを使用している人は結構いるのではないでしょうか？では、なぜ無料で使用できるGmailではなく、有料版のGmailを使用するのでしょうか？
正確に言うと、 Gmailの有料版というものは存在せず 、グーグルのビジネスツールをパッケージ化した「Google Workspace（グーグルワークスペース）」の中に ビジネス版のGmailが含まれている という表現が正しいです。
有料版(ビジネス版)のGmailの最大のメリットは独自ドメインを使用できることです。
通常のGmailのアドレスは、XXX＠gmail.com で統一されていますが、有料版のGmailでは、XXX＠inai.coというように＠以降を自由に設定することができます。
他にもストレージの容量やセキュリティの違いがあります。
■サイボウズ × kintone
kintoneは、手軽で素早い 「ファストシステム」 をコンセプトにした業務アプリを作成するクラウド型のグループウェアです。サイボウズには、GaroonやサイボウズOfficeのようなグループウェアもありますが、それらは、一般的に必要なITツールがワンパッケージで揃うことを特徴としており、どちらかというと前述のGoogle Workspaceと似ていることから、少し違う用途で使用されるkintoneについて記載します。
kintoneでノーコード/ローコード開発
kintoneの特徴は、グループウェアの中でも特にカスタマイズ性が高いことです。kintoneはノーコードまたは、ローコードでカスタマイズが行えるグループウェアです。
kintoneでは、「多種多様に分かれるビジネスモデル」や「社内ルール」に応じたアプリを簡単に自作することができます。
※ちなみにですが、ノーコードとローコードの違いとしては、以下のようなイメージになります。
kintoneの標準機能の範囲で使用する場合はノーコード開発。プラグインやAPIなどの他システムなどと連携してカスタマイズを行うとローコード開発になります。
ノーコード/ローコード開発については、以前まとめた記事がありますのでこちらをご覧ください。
「ノーコード/ローコード開発でビジネスがどう変わる？」
アプリを使った情報共有
kintoneのアプリには、データを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能と、業務を円滑に進めるためのコミュニケーション機能が備わっています。
具体的に言うと、アプリに蓄積したデータを一覧情報として閲覧したり、検索機能により探し出したりすることができます。また、アプリに溜めた一つ一つのデータに対してコメントを入力することも可能です。これらの機能より、アプリを用いて簡単に情報共有することができます。
終わりに
同じグループウェアでも、「料金、導入障壁、使いやすさ、セキュリティー」など色々な面での違いや、各グループウェアの強みがあります。もし導入される場合は、自身の望む機能があるかや、使用したい環境に適切かをよく考えて導入するようにしましょう。
最後までお付き合いくださりありがとうございました。