こんにちは！
私は某ネットスーパー事業の総務部で働いています。
業務の中で、社内の備品管理はとても大事な仕事のひとつです。
これまでは BOXに保存しているExcelファイル で備品を管理していました。
背景と課題
しかし、この方法にはいくつかの課題がありました。
- Web版BOX では、ログインしてファイルを探すのが面倒
- BOX Drive を使えば手間は減るが、複数人同時編集ができない
- ファイルを開く・閉じるときの時間がかかる
- 外出先やスマホからの編集が面倒
こうした理由で、リアルタイムに全員で編集できる管理方法を探す必要がありました。
そこで出会ったのが Glide というノーコードアプリ作成ツールです。
ノーコードアプリ「Glide」とは
Glideは、スプレッドシートをベースにして、コードを書かずにアプリを作れるサービスです。
Googleスプレッドシートを接続すれば、データを自動でアプリ化してくれます。
作ったアプリ：備品管理アプリ
総務部の私にとって、「備品管理」は結構重要な仕事です。
PCやスピーカー、延長コードなど、
「誰が持って行ったのか」「在庫はあるのか」をすぐに把握できないと困ります。
紙やExcelでも管理はできますが、
- 外出先で確認できない
- 更新がリアルタイムで共有されない
という課題がありました。
そこで、Glideで社内備品を一元管理できるアプリを作ってみました！
作成手順（本当に簡単）
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Googleスプレッドシートを準備
以下の列を作成します。
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Glideにスプレッドシートを読み込む
- Glide にアクセスし、アカウント作成
- 「New Project」→「Google Sheet」を選択
- 先ほどの備品管理シートを選択
これだけで一覧画面が自動生成されます。
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レイアウトと操作ボタンを設定
- 一覧画面：備品名と状態を表示
- 詳細画面：貸出者・貸出日・返却日・備考を表示
- 貸出ボタン：
- 状態 → 「貸出中」
- 貸出者 → サインインユーザー
- 貸出日 → 現在の日付
- 返却ボタン：
- 状態 → 「在庫あり」
- 返却日 → 現在の日付
- 貸出者 → 空白に
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運用イメージ
- 社員はスマホからアプリを開き、貸出・返却をワンタップで登録
- スプレッドシートが自動更新され、全員が最新状況を共有可能
- 新しい備品を追加するときも、シートに行を追加するだけ
実際の画面（例）
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アプリ全体図（一覧画面）
社内備品が一覧で表示され、状態（在庫あり／貸出中）が一目でわかります。
社員全員がスマホやPCからアクセス可能です。
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状態変更（貸出・返却）
「貸出」ボタンを押すと、状態が「貸出中」に自動変更され、貸出者名と日付も記録されます。
返却時は「返却」ボタンで元に戻すだけ。
更新はリアルタイムで全員に反映されます。
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備品情報の追記も簡単！
- 新しい備品を追加したいときは、スプレッドシートに行を1つ追加するだけ
- アプリ画面にもすぐ反映されます
- 写真や備考の追加もワンクリックで可能
使ってみて感じたメリット
- リアルタイム共有：誰がどの備品を使っているかすぐわかる
- スマホ対応：外出先や会議室からでも操作可能
- 追加・修正が簡単：プログラミング不要で総務メンバー全員が更新可能
- 紙・Excelより効率的：1つのデータを全員が常に最新で見られる
さらに活用できそうなポイント（フィードバックを受けて）
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データが蓄積されれば「よく使われる備品はどれか」「繁忙期に利用が増える備品はどれか」などの分析に活用可能
→ コスト削減や備品購入計画の最適化にもつなげられる -
全社的に展開する場合は、運用マニュアルや問い合わせ対応ルールの策定が必要
→ 総務部内で複数名がアプリを管理・保守できるよう引き継ぎ体制も整備
まとめ
最初は「アプリ作るなんて無理…」と思っていましたが、
GlideとGoogleスプレッドシートを使えば30分〜1時間程度で社内アプリが完成しました。
「総務の仕事はアナログだからデジタル化は難しい」と思いがちですが、
ノーコードを使えば、誰でも一歩目が踏み出せます。
次は、備品にQRコードを貼って直接アプリの詳細ページを開く運用や、利用データを活用したコスト最適化に挑戦してみたいです！