🧑💼 自己紹介と背景
こんにちは。
私は立ち上げ事業のネットスーパーで 総務部に所属して2年目 の社員です。
業務内容はオフィス管理や庶務全般。現在は アシスタント3名の管理 も任されており、
日々「もっと楽に・正確に・早く」を目指して改善に取り組んでいます。
中でも、消耗品（文具や備品など）の発注業務には課題がありました。
- 手作業で在庫をチェック
- 毎回、誰かが気づいて発注
- 忙しいと忘れがち
このように属人的で抜け漏れが起きやすい状況に、ずっとモヤモヤしていました。
「これは自動化できるのでは？」
そう思い、今回【Power Automate Desktop】を使ってみることにしました！
💡 なぜPower Automate Desktopを使ったのか？
以前から先輩に「Power Automate、すごいよ」と聞いて興味はあったのですが、
「自動化＝プログラミングスキル必須で難しそう」と勝手に思い込んで手を出せずにいました。
でも今回は思い切って 生成AI（ChatGPT）にも相談しながらトライしたところ……
「え、できるじゃん……！」
と、驚きとワクワクの連続でした。
とにかく 「まず試す・早くフィードバックをもらう」 を意識し、
最低限動くプロトタイプを1日で完成させました。
🛠 解決したい課題
現場ではこんなことが日常でした：
- 誰かが棚を見て「ペンないね」と気づく
- Teamsで共有されて、誰かが発注
- 発注の曜日や判断基準はバラバラ
- 忘れて、急きょ買いに行くことも
このような属人的で非効率な業務を、
**「毎週木曜に必要な物が自動通知される仕組み」**に変えることで、
誰でも・安定して・ミスなく発注できるようにしたいと考えました。
🤖 Power Automate Desktopとは？
Power Automate Desktop（PAD）は、Microsoftが提供する無料のRPAツールで、
マウス操作やキーボード入力など、パソコン上の作業を自動化できるソフトです。
難しいコードは不要で、操作はドラッグ＆ドロップが中心。
Excelの操作や、アプリの起動、メールの送信などもGUIベースで作成できます。
💻 今回の操作ステップ（ざっくり）
- Excelファイルを開く
- 在庫数と発注基準を読み込む
- 発注が必要な項目だけを抽出
- 必要な品名と数量をまとめて、メール本文を作成
- Outlookを自動で起動し、メールを送信
たとえば、「Excelの○列目が△未満なら」という判断も、
「条件分岐」アクションを使ってクリックで組み立てるだけ。
GUIに従って操作を組み立てるだけなので、
ExcelマクロやVBAよりも初心者に優しい印象でした。
📋 プロトタイプの概要
🎯 やったこと
- Excelで在庫数・発注基準を管理
- Power Automate DesktopでExcelを読み込み、基準を下回ったものを抽出
- Outlookで自動的に通知メールを作成・送信
📸 Excelシートイメージ
🤖 フローの構成
✉ 自動送信されるメール例
🧑🤝🧑 使ってもらった！フィードバック
👤 使用者プロフィール
- 総務部マネージャー（直属の上司）
- 実務に厳しくも愛のある方で、現場感覚にとても鋭い方です。
💬 説明時に伝えたこと
- 発注業務が属人化しており、ミスの原因になっている
- 自動通知により、効率化と安定運用が見込める
- 将来的にはPCやスマホの発注にも応用できる
🗣 フィードバック内容（要約）
- 品目ごとではなく「1通のメールにまとめて」通知してほしい
- 「毎週木曜の始業前」に届くようにしてほしい
- メール本文はシンプルで良い（例：