Microsoft Workflows を使って特定のメールが届いたら Teams へ通知する

はじめに

Outlookで受信した特定の送信元からのメールや特定の件名のメールを
Teamsに自動通知する方法を紹介します。

以下の 3 ステップで実現できます。
1. Outlook に対象メール用のフォルダを用意し、振り分けルールを設定する
2. Teams 側に通知用のチャネルを作成する
3. Microsoft Workflows で “フォルダにメールが届いたらTeamsに投稿“ の自動処理を作る

日々大量のメールが届き、大事なメールの見落としを防ぎたい人におすすめです。
コードは不要で、GUI操作だけで設定できます。

前提条件

• Microsoft 365 アカウントを利用している
• Outlook、Teams、Workflows が利用可能である
• Teams のチームにチャネル追加権限がある

手順概要

1. Outlook で特定メールを振り分けるフォルダを作成する

1. Outlook を開く
2. 受信トレイで右クリックし「新規フォルダー」を作成
3. メニューの [メッセージ > 動作規則 > ルールの作成] で振り分けルールを設定する
   例：
   件名に「【重要】」を含む場合
   特定ドメイン（@example.com）からのメール

こうしておくことで、のちほど作成する Workflows で
「このフォルダにメールが入ったら」をトリガーにできます。

2. Teams に通知専用チャネルを作成する

1. 対象のチームを開く
2. 「チャネルを追加」から通知専用のチャネルを作成
   • 例：自動通知 / ◯◯通知 / 重要メール連絡

Workflows はこのチャネルにメッセージ投稿を行います。

3. Microsoft Workflows で自動通知フローを作成する

3-1. 新しいフローを作成

1. Workflowsを開く
2. 「新しいワークフロー」→「最初から作成」を選択

3-2. トリガーを設定する

1. コネクタ Office 365 Outlook を選択
2. トリガー 「新しいメールが届いた時（V3）」 を選択
3. 手順1で作ったフォルダを指定する

3-3. Teams へ通知アクションを追加

1. 新しいステップを追加
2. コネクタ Microsoft Teamsを選択
3. アクション 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」 を選択

設定例

	投稿者：フローボット
	投稿先：チャネル
	チーム：手順2で選択したチーム
	チャネル：手順2で作った通知チャネル
	メッセージ：任意のメッセージ　（例：発注書が届きました！）

※ 動的なコンテンツ（件名・本文など）を挿入すれば、受信メール情報を Teams 投稿に自動転記できます。

動作確認

1. 振り分け条件に一致するメールを送信
2. Outlook の対象フォルダにメールが入ることを確認
3. 数秒〜1分以内に Teams のチャネルに自動投稿されれば成功

まとめ

Microsoft Workflowsを使うことで、OutlookとTeamsを簡単に連携させることができました。
これを利用すれば下記のような応用も可能です。
• 重要なメールだけチームに自動共有
• システムアラート用のメール通知をTeamsへ集約
• 顧客からの問い合わせ／注文／申込メールのリアルタイム通知

通知の自動化は 確認漏れの防止 や 連携スピードの向上 に役立ちます。
大事なメールの見落としに困っている方はぜひ試してみてください。