デジタルツール…そろそろマジで活用させたい！
おはこんばんちは、ずんです。
デジタルツールの扱いにも、ようやく？多少？ちょっとずつ？慣れてきた私。
しかし、今まで2回は理想には程遠かったり、職場のルール上実際には使用できなかったりと
歯がゆい思いをしております。そろそろ本当に活用させたい…マジで…。
というわけで、今回は自分と職場の問題解決を考えつつ、職場でも使えそうなツールを使用することを念頭に置いてプロダクトを進めることにしました。
毎度おなじみ、ChatGPT師匠に相談
最近「とりあえず師匠に相談するか…」が当たり前になってきました。
まずは「職場で実際に使えるツールを作りたい」という自分の思いと、うちの職場環境について伝えてみました。
若干困惑させてしまいました、す、すみません師匠…。
それでも「工夫のしがいがある」と頼もしい発言をしてくれます。さすが師匠です。
そしてこんな提案をしてくれました。
「紙や口頭ベースの情報」をアプリ化…これはまさに私が求めていたものかもしれません。
前回作成した業務連絡共有ツールも、アナログなノート1冊での情報共有から脱する目的で作成しましたが、使用したツール（LINEBot）が職場でのルールに反するため、実用化には至りませんでした。
【前回のプロダクト】
ですが、普段から業務でもよく使用するGoogleスプレッドシート、そしてそれを活用したAppSheetなら実用化までこぎつけられるかもしれない…？！
今回のプロダクトの道筋が見えてきました、ありがとう師匠！
AppSheetでタスク管理アプリを作る！
職場環境について
ChatGPTを困惑させたうちの職場環境について、まず確認しましょう。
- SNSやメッセージアプリ（LINE）を介した業務のやり取り、連絡は禁止
- 職場で使えるのは事務所の共有パソコン数台、店内に限り持ち出し・使用可能のタブレット数台、各部門ごとの専用スマホが一台
- Googleドライブやスプレッドシートなどオンライン上でのファイルの作成や保管は可能だが、共有パソコンのどれかに直接ファイルを保管することは難しい（他の人が使用していると使えなくなってしまう）
- 部門のメンバーにはパソコンやスマホなど、機械の操作に弱い人もいる （もしかしたら、これが一番の壁かもしれません…）
たくさんの制約がありますが、情報漏洩やセキュリティ問題などのさまざまなリスク、また店舗での機器設備にも差があることを考えるとこれらの制約は仕方のないものです。
これらをクリアできる条件を考えながら、作成を進めていきましょう。
現状のタスク管理は？
日々の業務や作業管理は基本的に私（部門の主任）がしています。
どうやって管理しているかというと…
（汚い字＆モザイク処理で見づらくてすみません。）
はい、こんな感じ…職場で用済みになった紙の裏に、その都度メモしています。
とてもDXを推し進めようとしている者の管理方法じゃないですねコレは。
また、私が「メモを自分の名札の裏に入れてその都度確認・追加で記入する」というやり方で管理してるため、部門のメンバーは連絡ノートに書かれた内容を確認するか、私が直接口頭で伝えることでしか作業内容を把握していません。（なかには事務所の掲示物などをきちんと自発的に見てくれる人もいますが、悲しいことに、ごく一部です…。）
しかし、AppSheetで作成したアプリを部門用のスマホに導入すれば、私が管理しているタスクをみんながいつでも共有、可視化できるのでは？
（そして私の仕事も減らせるのでは？！）
これはいいものが作れそうな予感です…！
完成品
今回、こちらの記事を多大に参考させていただきました。
こちらの記事で紹介されているタスク管理アプリをベースに、うちの職場で使用するうえで必要な項目や要素を設定し、出来上がったものがこちらです！
仕様ツール
- Googleスプレッドシート
- AppSheet
- ChatGPT （偉大な相談役）
アプリの仕様・条件
- タスクの項目はタスク名、タスクの詳細な説明、期限、画像の添付など
- あまり項目が多すぎると情報過多で見づらくなるので、ここはシンプルに。
- タスクの項目をグループや種類別に分けて管理したい
- 例えば「売場・作業場業務」や「事務・管理業務」、「誰がやってもOK」や「主任がやるタスク」など。「事務・管理業務」など作業をする人が限られるタスクもあるので、カテゴリ分けをして見やすくしようと思います。
- 期限の近さや優先順位の高さがわかるような表示にしたい
- 警告として、期限5日以内は黄色、当日または期限の切れてるものは赤色で日付が表示されるように設定。
- チームメンバーにはスマホの操作に弱い人もいるため、操作は極力簡単にしたい
- 基本的な操作は、タスク画面で内容をチェックし、完了したら
（チェックボタン）を押すだけでOK！
アプリの作成画面
使用したスプレッドシートと、AppSheetの管理画面はこのような感じ。
（※入力されているタスクは、実際には存在しないダミーのタスクです。）
参考文献：AppliSuite「AppSheetでタスク管理アプリ 第1回～第7回」
今回の作成はこちらの参考ページをなぞった内容のため、過程は割愛いたします。
是非参考記事をご覧ください、とても分かりやすいです！
スプレッドシートやAppSheet上では管理するのに必要な項目をいくつか設定しましたが、アプリ画面の表示は極力シンプルに、操作に必要なものだけを残したかたちにしました。
使用上の制限
セキュリティの面をクリアするため、今回作ったアプリは使用する際に任意のアカウント（メールアドレス）でサインインしないと使用できないよう制限をかけました。
また、完成したアプリも、登録されたアカウントだけが閲覧・使用できるように設定。
これでアプリの使用時に登録されたアカウントでのサインインが必要になり、特定のアカウントのみで使用できる状態になりました。
（英語に自信がないため、これもChatGPT師匠に翻訳してもらいました…合ってるはず…）
試しに、自分が持っている違うGoogleアカウント（メールアドレス）でサインインしようとしてみると…
「許可されたアカウントの人しか使えないよ」、「アカウントを変えてね」 という説明の画面が出ます。
（これもChatGPT師匠の翻訳です。）
これでおそらく、セキュリティ上の問題もクリアできるでしょう。
実際に店舗で使用しているGoogleアカウントや、新しく閲覧専用のアカウントを作ってサインインすれば問題なく使用できますし、万が一関係者以外のアカウントにアプリが共有されてもサインインが出来ない＝閲覧・使用もできません。
参考文献：AppSheet ヘルプ「共有: 基本情報」
こちらのページを参考に設定しました。セキュリティ大事！
実際に触ってもらった！
さっそくお披露目です！
「普段私がやってる作業管理を、メモじゃなくてスマホで管理するためにタスク管理アプリを作ってみました」と説明し、「私がいないときでも、部門用スマホでいつでも確認できるようにして、みんなにもタスクを共有、管理してほしい」という意図を簡単に伝えました。
みんなの声
操作方法を説明しながら実際に触ってもらうと、このような意見が出てきました。
パートのCさん
- タスクは分類別より、日付別で表示されてるほうが見やすいかも
- 主任目線だとタスクの業務内容でカテゴリ分けして管理したいと思ったのですが、パートさんたちは期限や日付管理のほうが見やすい、分かりやすいとのこと。カテゴリではなく、期限日で分類、ソートされる形式も試してみましょう。
- タスクの内容によっては、チェックリストのようなものがあると便利じゃない？
- 確かにこれは管理する立場としても欲しいかも…指定の業務について誰が完了済みで誰が未完了なのか、パッと見て分かればとても便利です。AppSheetの表示形式で作れるものがあるでしょうか…？
パートのDさん
- 日付の表示と一緒に、曜日も付けてほしい
- 出来るかな…？とりあえずやってみます！
- 文字が小さい！黄色の文字（期限5日以内）は見づらい！
- すみません、修正＆改善します！（これは個人差がありそう…修正したら見やすさを再確認してもらいましょう。）
自分の気づき
- 編集や削除は、管理者だけが操作できたほうがいいのでは？
- 画面を操作していると、チェックボタンを押すつもりが削除や編集ボタンに触れてしまい、誤ってタスクを消してしまいました。これは誰しもがやりかねない…。
タスク内容の編集・削除操作が誰でもできてしまうと、トラブルのもとになるかもしれません。 - 業務連絡と連携できないか？
- 以前のプロダクトで作成した業務連絡を管理するスプレッドシート、これを連携できないかな？とふと思いました。
以前実現しなかった「連絡ノート以外での業務連絡の共有」、部門メンバー個人が使用するツールへの連絡、自動配信はまだ叶いませんが、このタスク管理アプリと連携すれば、AppSheetについている検索機能（虫眼鏡マーク）を使って過去の業務連絡の再確認がすぐに出来そうだと思いました。
修正＆改善したバージョン
修正、改善した点はこちら
- タスクの表示方法を修正
- 期限日の近いものから順に並ぶ形式に変更しました。
（※期限日が設定されていないものは「blank」として最上部に表示されます。） - カテゴリ別のタスク表示は「分類」画面で確認
- 「売場・作業場」や「後方・管理」などの業務内容でのカテゴリ分けは、ページ下部中央の「分類」ボタンで表示される画面から確認。主任や管理者はこちらの画面で確認すると全体を把握しやすいです。
また、タスクの画面では完了したタスクは自動で画面から消えますが、こちらの分類の画面では「完了タスク」に分類されるように設定したので、あとから見返して最終確認が済んだら削除（ゴミ箱ボタン）することも可能です。 - 文字サイズを大きく、文字色は黒で統一
- アプリ全体のフォントサイズを18から22に変更。まだまだ大きく出来ますが、これ以上文字サイズを大きくすると画面内で表示されるタスクの件数がどんどん少なくなってしまうので、画面をめっちゃスワイプ（スクロール）することになってしまいます。ここは要相談ですね
。
そしてタスクの表示を期限でソートしたので、文字色の変更はなしにしましたが、「黄色は見づらい」という意見のみだったので、「期限間近」の意味に絞って赤色は残してもよかったかも…？ - 個人別のチェックリスト（完了フォーム）を作成
- 「ひとつのページで複数の項目（例：部門メンバーの名簿リスト）をチェックする」というような表示形式が作成できなかったので、従業員の名前をプルダウンから選択して完了報告をするフォームを作成してみました。適宜作成・削除を繰り返すことを考慮してメイン画面下部での表示ではなく、メニューのリスト表示から選択する方式にしてみました。
- 編集、削除ボタンを画面からなくす
- 誤操作によるトラブル防止のため、編集、削除ボタンをなくし、完了のチェックボタンのみの表示にしました。が、こうするとスマホ側からのタスク追加・編集は出来なくなってしまいます。うーん、これは不便になっちゃったな…。
- 業務連絡の画面を追加
- 前回のプロダクトで使用していた業務連絡のスプレッドシートを少し書き換えて、今回のアプリに追加しました。
連絡ノートでも内容の確認はできますが、アプリでは検索機能が使用できるので、キーワードを入力して検索すれば、過去の連絡内容がすぐに再確認できます。こちらは思惑通りの結果となりました！
改善できなかった点、または懸念点
- 日付の表示形式（曜日の追加）
- AppSheetの日付の表示形式はDateとDateTimeの二通りで、これ以外の表示が出来ないか試したり調べたりしてみましたが、結局分からず…断念。
しかし、ベースとなっているのはスプレッドシート（つまりはExcel）なので、表示形式や関数などの設定で何とかできないものでしょうか？
いますぐには対応できなかったので、タスク一覧も確認できるカレンダー機能をメニューリストに追加、ゴメンナサイとりあえずここで確認してください…！ - スマホ側からのタスク追加、編集が出来ない
- トラブル防止のために完了チェック以外のアクションボタンを消してしまいましたが、管理者としては大変不便です…。
もちろんスプレッドシート上で編集可能なのですが、例えば「タスク完了時にカメラで撮った写真を一緒につけたい（Googleドライブに保管したい）」なんてときはスマホやタブレットで操作するほうが圧倒的に便利です。（そのために画像やファイルを添付する機能もつけたのに…！）
サインインするアカウントを分けることで、特定アカウント（管理者アカウント）は編集、削除の操作が可能、というように設定できないでしょうか？
アカウントによるアプリの使用制限の設定が出来たので、これもセキュリティフィルタやユーザーの設定画面をしっかり調べてみれば可能かもしれません…要調査です。
まだまだ改善の余地あり
画面を見せてすぐはパートさんたちから「すごい！」「これは便利じゃない？！」と上々の反応をいただきましたが、細部まで説明し、操作を進めていくと、やはりどんどんいろいろな意見が出てきます。
自分でも修正やテスト操作を重ねるたびに、操作性と利便性のバランスや、機能をどの程度まで追加するかなど、いろいろな考えがあれやこれやと浮かんできました。
また、このアプリをまだ部門メンバー全員には触ってもらえていないため、スマホの操作に不安がある、苦手、という人が扱った場合にはまた違った視点での意見が出てきたり、トラブルも起こり得るでしょう。
すべてを実現・改善できるかは分かりませんが、出来ることが増えれば増えるほど、タスク管理に限らない 「このアプリひとつでなんでも完了させられる業務アプリ」 なんていう優れものが完成するかもしれません…！
職場への導入に向けては、まだまだ改善の余地あり。
実用化に向けて、ひたすらトライ＆エラーになりそうです。やるぞ～！
今回の参考文献
- アプリのベース作成において、大変参考になりました！
- なにか困ったら、とにかく公式のヘルプを見るべし！