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Excel仕様書のデメリットとWordで仕様書書くコツ

新たな職場に来たらExcel方眼紙の1シート1ページが、開発標準の仕様書テンプレになっていました。

これだけネ申ExcelとかいわれてExcel方眼紙は生産性悪いとDISられているのに、なぜExcel方眼紙で仕様書を書く?

職場の先輩の話だと、「発注元指定テンプレがExcel方眼紙になっていて、政治的な問題もあり、変更するのが難しい」だそうです。

Excel止めて、Wordでドキュメント書こうよ(出来れば、ÁsciiDocやMarkdownで書きたいけど)。

そんな愚痴とポエム的な投稿です。

とりあえず概要。あとで更新します。


Excel方眼紙で仕様書をかくデメリット


  • 方眼紙のように細かいセルをつくっているので、セルの連結しがち。



  • 内容の挿入/削除が発生したとき、面倒なルーティンワークが発生する。


    • 途中に半ページ内容を挿入/削除したから、1シート1ページのフォーマットに合わせて以降のシートを全部半ページずつズラす修正が必要がある。

    • 章番号、ページ番号を手動で変えなくてはならない。



  • 印刷プレビューと実際に印刷されたもので、レイアウトがずれる場合がある。


    • 画面上ではセル内に収まっていたのに、印刷すると文字がセル内におさまってない。

    • 印刷がやり直しで無駄なお金が発生する

    • 印刷プレビューで表示したレイアウトでとも印刷されたレイアウトが微妙に異なる。

    • 印刷時のレイアウトを事前確認する場合、Excel⇢PDFして、PDFで印刷後のレイアウト確認する必要がある



  • ドキュメント差分が見にくい。


    • 変更箇所を探そうとドキュメント比較するときに、良いツールがない。

    • オープンソースのWinMergeでファイル比較ができるが、差分箇所がわかりにくい上、たまにバグ(?)で余計な差分がでたり必要な差分が出なかったりする。

    • Office Professional Plusならアドイン「Inquire」等、有償ツールで比較的見やすい形で差分を取れるが、高くて会社では使えない



そのデメリットWordで解決出来るかもよ?


Wordで書くメリット


  • Excel方眼紙ほどはセル連結しない。コピペして再編集しやすい。

  • 内容の挿入/削除が発生したら、自動で章番号、ページ番号を編集してくれる。

  • 画面に表示されている内容で印刷される。

  • Word標準のドキュメント比較機能で、ドキュメント差分が取れる(ただし図の差分はとれない)。


Wordで編集するときのコツ


  • フォントを変更するときは、フォントを直接指定しない。スタイルを使用しよう。


    • フォントを直接していするとスタイルどんどん増えて管理できなくなるので止めてください。見た目が統一できなくなります。

    • ”ホーム”タブの”スタイル”メニューで、”見出し1”、”標準”などを使って変更してくよう。



  • インデントをスペースやタブで調整しない。”ホーム”タブ”段落”メニューの"インデント”使って修正しよう。


  • アウトライン(段落構成)決めてから、書き始めよう


    • 章番号の設定は”ホーム”タブ>”段落”メニューの”アウトライン”からできます。好みの番号設定しましょう。

    • ”表示”タブの”ナビゲーション ウィンドウ”にチェックいれよう

    • 段落構成を決めましょう。


      • ”見出し1”設定のショートカットキー[Ctrl]+[Alt]+[1]、”見出し2”設定のショートカットキー[Ctrl]+[Alt]+[2]、”見出し3”設定のショートカットキー[Ctrl]+[Alt]+[3]






  • 図表や他の章参照する記載は相互参照で挿入。


    • たとえば「図 xxx参照」「xxx章参照」のような記載は”相互参照”機能で記入する



参考:研究者のための Word 利用法