5
Help us understand the problem. What are the problem?

posted at

updated at

LINE WORKS×工事管理奉行で業務効率化を目指している話

lw_koujikanri.jpg
#この記事の内容に登場するPHPライブラリ
この記事に登場する自作したライブラリを公開してみました。
いろいろツッコミどころがあるかもしれないので、温かい目で見ていてください。

#LINE WORKSを導入する前...
社内サーバーに置かれている報告様式(EXCELファイル)をPCで開き、編集→印刷→提出→審査→事務へ
という非効率な報告作業の毎日を送っており、帰社しないと工事報告書を作成できないという問題点がありました。
この問題点を解決するのが一番の課題でした。
この状況を打破するために何かいい方法はないかを模索し、様々なグループウェアサービスをトライアルし、検討していきました。
computer_tsukare.png
#LINE WORKSを利用するきっかけ...
LINE WORKSを利用するきっかけになったのは、社員全員がLINEで連絡を取り合っていたことでした。
LINEで障害発生や確認事項を連絡しあっており、この環境をガラリと変えるのは勿体無いという思いでいました。
そして、「LINE ビジネス」でググってみると...
LINE WORKS
というサービスがあることを知りました。
みてみると、無料プランがあるとのことで試しに導入してみることにしました。
muryou.png
#LINE WORKSを導入してみて...
一番よかったことは、レクチャーがいらなかったことです。
LINEと同じように使え、今まで通りに連絡を取り合えることがとてもありがたかったです。
そして、BotAPIを活用すればもっと業務の効率化を図ることができそうと思いました。
ai_computer_sousa_robot.png
#1日で報告システムを構築する...
LINE WORKSを1日使ってみて、これはもう本格的に導入するしかないと思いました。
一番、日々の業務で問題視していたのが現状の報告業務でした。
各現場ごとにEXCELファイルを開き現場情報を入力→印刷→提出→審査→事務という無駄の多すぎる業務体制を改善するのが一番最初の課題です。
sick_syokei_keiren.png
自宅でLINE WORKSのトークBotのAPIドキュメントを読んでいると、「これは、簡単だ!」と思い、工事報告システムを作り始め2時間で試作版を完成させることができました。
yaruki_moeru_man.png
試作版を翌日、社内の事務さんに利用してもらいLINE WORKSとの連携テストを実施しました。
実施内容は、報告システムで入力を保存すると同時にLINE WORKSへ通知が送信されると言うもの。
試作版ではEXCELファイルを発行し、ダウンロード用リンクを通知するというものでしたが
「これ、EXCELファイルじゃなくてもいいんじゃない?」というフィードバックをもらい、その場でWEBシステムで完結させるプログラムへ変更しました。
そして、LINE WORKSへ閲覧用URLを通知するというプログラムへ即時に変更し、再度社内でテストを実施しました。
WEBシステムでは、LINE WORKSと同じIDとパスワードでログインできるようにしています。
(LINE WORKSログインAPIを今後実装予定)
WEBシステムにすることでタブレット端末からもアクセス・報告・閲覧・訂正作業を行えるようになり、日々の報告業務を現場から行うことができるようになり業務の効率化とともにペーパーレス化を行うことができるようになっています。
スクリーンショット 2019-04-20 21.13.40.png
FireShot Capture 035 - 工事報告作成 - 工事管理奉行(α) - kouji.ntk-kochi.jp.png
FireShot Capture 034 -  - kouji.ntk-kochi.jp.png
スクリーンショット 2019-04-20 21.14.23.png
#ボットアカウント作ったんだから活用しようぜ!
そんなこんなで、ボットアカウントをせっかく作ったのでいろいろやってみたくなるじゃないですか?
PHPで作っていたこともあり、せっかくなのでクラスライブラリにしてLINE WORKSへの投稿と受信を簡単に構築してみました。

##作ってみたBotたち
###挨拶をすると、返事してくれるBot
「おはよー!」「おやすみー!」などを 工事管理奉行Bot へ送ると...
image_1.jpg
このように、コミュニケーションの練習にもなるし天気情報や癒しを得られるとてもいいBotの活用方法を構築してみました。
###工事スケジュールを管理してくれるBot
「今日のスケジュールを教えて」などを 工事管理奉行Bot へ送ると...
image_2.jpg
今まで、工事予定などをEXCELファイルで管理していた状態を打破するためにLINE WORKSのトークルームから工事スケジュールの登録・確認・削除を行えるようにしました。
###人工知能を活用したお話相手Bot
日々の業務ストレスの発散場所として提供を始めるために構築しました。
TalkBotPHPと人工知能サービスを活用して構築の容易さを改めて感じることができる良いデータが取れています。
作り方は簡単で、人工知能APIに対してBotのユーザーから送信されたメッセージをPOSTし、replyをユーザーに返すというものです。
オウム返しBotを応用して構築しています。
精度は、試してみたところまぁまぁではありますが、そこが癒しポイントでもありますw
###工事報告書の作成・内容変更をトークルームへ通知するBot
工事管理奉行で工事報告書を作成 or 工事報告書の内容が変更された場合に、トークルームへ通知をするBotを作成しました。
image_3.jpg
「工事報告書(お客様名)が作成されました。下記リンクより閲覧することができます。」
「工事報告書(お客様名)の内容が更新されました。下記リンクより閲覧することができます。」
という通知を行います。
リンクをクリックすると、工事管理奉行が開き内容の確認・変更を行うことができます。

#リモートワークの体制づくりにLINE WORKSを活用
弊社は今年の8月からリモートワーク化することになり、各社員が離れて業務を行うようになります。
リモートで連絡の取り合いをするために、LINE WORKSのトークと通話機能をフル活用する体制を作りました。
また、LINE WORKSと連携する社内システムを利用し様々な社内書類を提出・管理することができる体制づくりを行いました。
遠隔ならではのLINE WORKSによる連絡体制はとても使いやすく便利だと思います。

#LINE WORKSを活用していくために
せっかく導入したLINE WORKSをもっと活用できるように、毎日新しいBotやシステムの開発を行なっていきます。
LINE WORKS×工事管理奉行で社内の業務の効率化とペーパーレス化を達成するために!

#今後の目標

  • 顧客管理システムの構築
  • 紙ベースでの顧客管理をどうすればいいのか...
  • セキュリティの問題も考慮しつつ...
  • PHPからNode.jsへ開発環境を移行させる
  • LineWoksのライブラリをNode.jsで開発できればいつでも移行させる予定

※この記事は今後更新・修正を重ねていきます。
※この記事では自社開発の工事管理奉行を使っています。

Why not register and get more from Qiita?
  1. We will deliver articles that match you
    By following users and tags, you can catch up information on technical fields that you are interested in as a whole
  2. you can read useful information later efficiently
    By "stocking" the articles you like, you can search right away
Sign upLogin
5
Help us understand the problem. What are the problem?