はじめに
この記事は、ミロゴス Advent Calendar 2023 6日目の記事です。
この記事を読んでくださっている読者の皆様はじめまして！
自分は社会人2年目（もうすぐ3年目）になる非エンジニアのUEと申します。
入社して最初の半年間は営業として活動していましたが、昨年の秋から現在に至るまでプロジェクトの進行・管理を担当しています。
ありがたいことに大なり小なり様々な案件・施策等の進行を任せていただいており、日々ゴールに向かって邁進しております。
さて、そんな私からは実体験を元に『タスク管理方法』についての記事を紹介したいと思います。
そもそもタスク管理とは？
そもそもタスク管理とは何なのでしょうか。そして何のために必要なのでしょうか。
ChatGPT先生に聞いてみました。
タスク管理は、個人または組織が仕事やプロジェクトを効果的かつ効率的に遂行するために行うプロセスです。このプロセスでは、仕事を計画し、組織し、追跡し、優先順位をつけ、完了させるための方法やツールを用いています。タスク管理の目的は、目標の達成やプロジェクトの成功に向けて、作業を効果的に組織し、時間やリソースを最適に利用することです。
タスク管理は個人だけでなく、企業やチームにおいても重要なスキルであり、効果的なタスク管理は生産性向上や目標達成に寄与します。さまざまなタスク管理ツールや手法が存在し、個人や組織の好みやニーズに応じて選択されます。
ChatGPT先生が解説してくれましたが、私もタスク管理をする上でのポイントとして以下があると思います。
効果的なタスク管理は生産性向上や目標達成に寄与します。さまざまなタスク管理ツールや手法が存在し、個人や組織の好みやニーズに応じて選択されます。
第一に、自身がプロジェクト内において「何をすべきなのか」「何が必要になるのか」というTODO的なものを洗い出す上でタスク管理は効果的です。
言わずもがなその後のプロジェクトを円滑に進行していく上での重要な道標となるからです。
また、最初に適切なタスク管理を実施することで無駄な作業を発生させることなく、効率的にいくつものプロジェクトを同時進行することすらも可能にします。
そう、つまりはタスク管理がいかに重要であるかということを私は伝えたいのです。
では、そんな私のタスク管理方法を勝手ながらご紹介させていただきます。
私の『タスク管理方法』
- メイン：Googleカレンダー
- サブ：Notion
上記2つのツールですべてのタスクを管理しています。
使い方も以下のように至ってシンプルです。
- 必要になるタスクを大中小（※内容によって粒度は変動）に分解しNotion上に箇条書き、もしくはチェックボックスなどの形式で書き込む
- そのタスクをGoogleカレンダー上に反映させる
- カレンダーを確認する
- 当日、Googleカレンダーの通知が飛ぶ
- 以上
1点ポイントとしては、「3. カレンダーを確認する」というところでしょうか。
こと就業中は必要に応じてカレンダーを確認するぐらいなものですが、プライベートな時間ではGoogleカレンダーが擦り潰れるんじゃないかというレベルで見ています。
ふとした瞬間にカレンダーに目を通す、お風呂に入るタイミングで目を通す、寝る前に目を通すなど。
※これはプライベートのタスクもきっちりと管理しているからではあるのですが、、
なので、基本的には明日はどういうタスクが発生し、完了させないといけないかを時間帯とセットで把握していたりします。
このように結構原始的だったりします。
「効率的に〜」とか言うもんだからもっとすごい管理の仕方をしているのではないかと思わせてしまったかもしれません。
でもそんなことはないのです。
この『タスク管理方法』こそ今の僕には合っていると考えています。
今の『タスク管理方法』に落ち着いたワケ
プロジェクトの進行・管理を任されるようになってから「どうしたらタスク漏れがなくなって効率的・生産的に活動できるだろうか」「円滑に進めていくにはどのような『タスク管理方法』が良いだろうか」と考えたものです。
本を少しばかり読んだりYoutubeを見たりして、他の人がどのようにタスクを管理しているのかを探ってみたり。
また、その中で「これは！」と思わせるものを実際に試してみたり。
はたまた、それらを経験した上で自分の思い描く理想（当時）のタスク管理方法を一から作って整えてみたりと試行錯誤しました。
ただ、どれも長続きはしませんでした。
タスク管理を実行する上でのコツ
色々と試してきた私ですが、どれも長続きしなかったのは何故か。
それはこの章で述べたいコツでもあるのですが、「自分には適切ではなかった」からなのです。
だからこそ、現時点での最適解としてたどり着いたのが「Googleカレンダー+Notion」での管理だったのです。
振り出しに戻ります。
効果的なタスク管理は生産性向上や目標達成に寄与します。さまざまなタスク管理ツールや手法が存在し、個人や組織の好みやニーズに応じて選択されます。
上記のようにタスク管理は適切に実行することで生産性の向上や目標達成に寄与する一方で、個人や組織の好みやニーズがあります。
むしろ個人や組織のニーズに適したタスク管理をすることでタスク管理を適切に実行でき、それがひいては生産性の向上や目標達成に寄与するのではないでしょうか。
つまりは、自分に適切な『タスク管理方法』を見つけるということこそが、プロジェクトを円滑に、そして目標達成に近づくためのコツであると考えています。
最後に
『タスク管理方法』は世の中にたくさん存在しています。
どれが正解というわけでもないです。
むしろ自分に適した『タスク管理方法』こそが正解だと思います。
そしてそれは必ず見つかると思いますので、是非色々と試してみてください。
僕も引き続き探し続けるつもりです！
というわけで、この記事を読んでくださった皆様にも適した『タスク管理方法』が見つかり、円滑にプロジェクトが進行していくことを願ってそろそろこの記事を締めたいと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました！
機会があればまたお会いしましょう！
またね。