初めに
先日、友人からこのような相談を受けました。
友人：「カレンダーいくつも使っていて予定管理がうまく行かないんだよね...」
私：「連動すれば解決するんじゃないの？」
友人：「やり方がよくわからなくて...」
友人は様々なカレンダーツール（TimeTree, Outlook, Notion, iPhoneのデフォルトカレンダー）を利用してスケジュール管理をしていたのですが管理が散漫していたため、一緒に解決策を考えていました。そこで私はアプリケーションの連動を提案したのですが、友人が一番必要としていたOutlookとNotinの連携はそれらのアプリ自身ではないZapierというツールで連動ができることを知りました。
この記事では、Zapierについて解説し、カレンダーのイベント作成の自動連携による問題解決方法を紹介します。
Zapierとは
- Zapierは、ノーコードでAPIを介して異なるアプリケーション間でデータの転送、タスクの自動化をすることができるWEBアプリケーション
- Zapierの基本単位は「Zap」と呼ばれるもので、Zapはトリガーとアクションの組み合わせで構成される。トリガーは特定のイベント（例：新しいメールの受信）を起点にし、アクションはそのトリガーに応じて実行されるタスク（例：Googleスプレッドシートにデータを追加）のことを言う
長所
-
自動化の容易さ
プログラミングの知識がなくても簡単にワークフローの作成可能。UIが直感的なためトリガーとアクションを組み合わせるだけで自動化を実現できる -
多様なアプリケーションの統合
主要なSaaSツールやWebサービス、データベースなど、5000以上の異なるアプリケーションと連携することができる -
時間と労力の節約
コーディングが不要で簡単な作成手順に従い、繰り返しのタスクやデータの転送をすぐに自動化することができる
短所
-
制約された機能
Zapierは多くのアプリケーションと連携できるが、一部のアプリケーションや機能はサポートされていない場合もある（例：TimeTree） -
有料プランの制限
フリープランでは使用量や統合するアプリケーションの数に制限がかかる -
カスタマイズの限界
一般的なワークフローの自動化には便利だが、複雑な業務プロセスや高度な条件分岐などをカスタマイズするには制約がある
課題解決
課題：Outlookカレンダーにイベント追加するとNotionのカレンダーにイベントの自動生成
Step 1: Zapierアカウントの作成とログイン
- Zapierの公式ウェブサイトにアクセス（ https://zapier.com ）
- アカウントを作成し、ログインする
Step 2: Zapの作成（トリガー）
- ダッシュボードに移動し、画面上部「+ Create Zap」にクリックし、トリガーになるアプリケーション（Microsoft Outlook）を検索&選択する
- トリガーイベントとして「New Calendar Event」を選択し、Continueクリック
- Outlookアカウントの認証
- 特定のカレンダーやイベントの条件を指定してトリガーアプリケーションの設定を行う
- 設定後、テストを実行して正しく動作するか確認する
Step 3: Zapの作成（アクション）
- アクションとして使用するアプリケーション（Notion）を検索&選択する
- アクションイベントとして「Create Database item」を選択し、Continueクリック
- Notionアカウントの認証
- Notionのページのタイトルや内容、カレンダーへの追加方法などを指定して、アクションアプリケーションの設定を行う
- 設定後、テストを実行して正しく動作するか確認する
Step 4: Zapの有効化
- 設定を確認し、問題がなければZapを有効化する
これにより、Outlookのカレンダーに新しいイベントが追加されると、Notionのカレンダーに自動的にイベントが生成されるようになる
使用してみて
ノーコードで簡単にタスク自動化を行うことができました。UIもわかりやすく直感的に操作できるが、日本語には対応しておらず、作成事例なども日本語での情報は少ないかと思いました。
また、すべてのアプリケーション間やタスクを自動化できるわけではなく、対応していないアプリケーション（例: TimeTree）や、複雑なタスクもあると思いました。
今回の課題の延長として、イベントを更新したらNotion側での更新や、Notionでイベントを作成してOutlookカレンダーに追加するタスクを作成しようとしたところ、上記のような欠点などから簡単に作成することはできませんでした。（今はまだ未完成だが、時間をかければできる？かもしれない）
近年増えているノーコードツールを使うことでより楽に時短で自動化を行うことができる反面、内部処理などブラックボックスとなっている部分から目を逸らしがちになってしまいます。逆の立場の場合、今回のケースだとMicrosoftのGraph APIとNotion APIを利用して、イベントの追加や更新をプログラミングで自動化すれば、より複雑な処理が作成可能であったり、プログラミングの学習にも繋がりますが、時間がかかるなどのデメリットもあります。
エンジニア1年目の私はこのようなノーコードツールも積極的に使いながら、内部の処理や仕組みなども考え理解を深めていき、時にはプログラミングでも実装していける、より論理的思考のあるエンジニアになっていきたいと思いました。
終わりに
本記事では、Zapierの概要と友人の問題を解決するためにOutlookとNotionのカレンダー連携を具体的に紹介しました。
Zapierを使用すれば、NotionやMicrosoft、Googleなど、様々なアプリケーション間のワークフローを簡単に自動化することができます。
Zapierを使ってワークフローを自動化してみることで、生産性の向上や時間の節約を実現できます。ぜひZapierを試してみて、自身の業務や日常生活を効率化しましょう。-> zapierへ進む
（※本記事はChatGPTを活用して作成しています。）