技術広報Advent Calendar 2024

カンファレンス元ネタ大公開！

Posted at 2024-12-12

こちらは技術広報 Advent Calendar 2024 の12日目の記事になります。

はじめに

こんにちは。 @yutaka_sashima です。普段はグリーで技術広報などを担当しています。

グリーにおける技術広報の主軸は年次の技術カンファレンスの企画・運営です。

年次と言うからには1年かけて準備をするわけですが、全てを自分たちで考えるわけではなく、やはり他社の技術カンファレンスや技術コミュニティのカンファレンスをとってもとっても参考にさせていただいています。

今回は、どのカンファレンスの何を参考にして、どのように実装したのかという記事を書いてみようと思います。

音楽で言うサンプリングの元ネタ紹介みたいなイメージです。

文中に出てくるslackは社内のチームチャンネルです

イベントの施策概要

GREE Tech Conference 2024では大体以下のようなことをやりました。

初の試みとして事業部ブースの出展を行いました。
なぜかというと、(1)技完ガイドに基づき参加者のペルソナを設定し、 (2)ユーザーストーリーマッピングを行なった結果、セッション以外の体験価値をつくらないとまずそうということに気づいたためです。
ブースへ足を運んでもらいやすくするために、 (3)ブース紹介LTと (4)どんな属性の人がいるのか一目でわかるパネルを準備しました。
ブースには (5)各事業の全体像がわかるパネルを展示し、 (6)Ask The Speakerも兼ねることにしました。
(7)質問がなくても登壇者に声をかけやすくするアナウンスを行いつつ、登壇者側にも (8)ブースへ足を運びやすいセッション構成を依頼しました。
ブースの定番施策であるスタンプラリーは (9)スナックラリーと観覧車という企画として実施しました。
ギリギリまでブースで交流してもらいたかったので (10)懇親会をブースエリアで実施することにしました。
オープニングセッションで (11)Xのポスト練習を実施したり、初の試みとして (12)クロージングセッションを実施しました。
受付をスムーズにするため (13)connpassのQRコードへの導線を工夫したり、 (14)オフィスツアーや (15)謎解きといったお楽しみコンテンツも用意しました。

それでは実際の施策と元ネタを当時の社内slackチャンネルへの投稿やXのポストなどで振り返ってみたいと思います！

元ネタ紹介

2023年のカンファレンスが終わり、よりよいイベントにするためにはブースが必要そうだということをぼんやりと考えていました。

ちょうどこの頃、ある書籍と出会うことになります。それが技完ガイドです。

(1)技完ガイドに基づき参加者のペルソナを設定

こちらの書籍の第1章にターゲットオーディエンスを特定しましょうと書かれており、精緻に特定してみたところ、アーカイブがあるカンファレンスには来ないね、と言う結論がでてきました。

セッションだけではまずい、何か別の価値提供が必要だ、と確信できた元ネタが技完ガイドです。

(2)ユーザーストーリーマッピング

技完ガイドで設定したターゲットオーディエンスへどのような価値を提供すれば最終的に会場まで足を運んでくれるだろうか、という課題はユーザーストーリーマッピングを使って解きました。

カンファレンスの設計にもユーザーストーリーマッピングが使えそうだと気づかせてもらったのはPlatform Engineering Meetup #6のhhiroshellさんの発表が元ネタです。

(3)ブース紹介LT

ブース紹介LTとは各ブースを1分間のリレー方式で紹介すると言う施策です。
こちらの元ネタはYAPC::Hiroshima 2024の番宣リレーです。

(4)どんな属性の人がいるのか一目でわかるパネル

ブースを訪れてもらいやすくするために、どんな属性の人がどのブースにいるよという一覧パネルを作成しました。
こちらの元ネタはiOSDC Japan 2024のメルカリさんです。

（メルカリさんですね、呼び捨てすみません）

(5)各事業の全体像がわかるパネル

近寄らなくても大体何が展示してあるのか雰囲気で伝えたいと思い、各ブースにA0サイズのパネルを展示してもらいました。
こちらの元ネタはDeNA TechCon 2024の事業部体験ブースです。

(6)Ask The Speakerも兼ねる

Ask The Speakerコーナーを設けずに登壇者が所属している部署のブースでAsk The Speakerを実施しました。

こちらの元ネタ（と言うかアイデアのタネ）はDeNA TechCon 2024の事業部体験ブースです。

実際のDeNA TechCon 2024ではAsk The Speakerコーナーは別で設けてあったのですが、登壇者が常にブースにいて、登壇前であったとしても登壇者と直接会話ができるというとてもよい体験がこのアイデアを気づかせてくれました。

(7)質問がなくても登壇者に声をかけやすくするアナウンス

今回の幕間アナウンスでは、Ask The Speakerは質問、感想だけでなく、ご挨拶だけでも良いのでいってあげてくださいという案内を実施しました。

Ask The Speakerという名前からは、質問がないと行ってはいけない雰囲気が漂ってますが、挨拶だけでもいいですよというのはとても優しいアナウンスだなと思ったからです。

こちらの元ネタはPHPerKaigi 2024の幕間アナウンスです。

(8)ブースへ足を運びやすいセッション構成

登壇者へ「セッションの中でクイズを出して、詳しく知りたい方はぜひブースへ、と誘導する手もありますよ」というヒントを出しました。
こちらの元ネタはPlatform Engineering Kaigi 2024でのCAMさんのセッションです。

(9)スナックラリーと観覧車

ブースを回ってスタンプを集めるスタンプラリーを実施したのですが、実際はスタンプではなくお菓子を集める施策になりました。

チーム内でスタンプラリーを検討していた時、スタンプを集める行為は楽しいが、スタンプそのものに価値はないよね、という議論になり、もらって嬉しいスタンプってなんだろうと考えた結果たどり着いたアイデアです。

ただ、このアイデアには大いなる弱点がありました。それが台紙です。
お菓子を何個集めているのかが一目でわかるよう透明な袋を用意しよう、などとあれこれ考えていたのですが、台紙を参加者ごとに用意するのではなく、共有すればいいのではというアイデアがでてきました。

こちらの元ネタ（と言うかアイデアのタネ）が技術書典の戦利品コーナーです。

スタンプラリーと戦利品コーナーを掛け合わせた結果、ブース毎に絵柄の異なるお菓子を集め、全部揃ったら観覧車に飾って写真を撮る「スナックラリー」という企画が誕生しました。

この企画が吉と出るか凶と出るかはかなり不安でしたが、ポストコロナの新しい技術イベントという記事に、アクティビティに参加した人だけがもらえるノベルティというアイデアが書かれており、とても勇気をもらいました。

(10)懇親会をブースエリアで実施

今回は懇親会が終わるギリギリまでブースを出しました。これはお酒が入った方がよりコミュニケーションが活性化するだろうと言う仮説に基づいています。
こちらの元ネタはTencent Cloud Day Japan 2024の懇親会です。

(11)Xのポスト練習

今回オープニングでポストの練習を行いました。
こちらの元ネタはPHPerKaigi 2024のオープニングです。

またQRコードを読み込むとハッシュタグがついた状態でXの投稿画面が現れる仕組みはPHPerKaigi 2024に出展されていたPostmanさんのブースが元ネタとなっています。

(12)クロージングセッション

今回初めてクロージングセッションというものを実施しました。
以前は「この後懇親会があるので参加してくださいね」とだけ言っていたのですが、これだと何が行われるかわからなすぎて不安なので、情報をきちんとお伝えした上で参加するかどうかを判断してもらいたいなと思ったからです。
こちらの元ネタはfreee技術の日 2024です。