本記事はリンクアンドモチベーションAdvent Calender2023 の23日目になります。
はじめに
みなさんこんにちは。株式会社リンクアンドモチベーションでモチベーションクラウドのUX/UIデザインを担当しているmizoです。時期も時期ですので今回は「振り返り」に関して書こうと思います。特に今回は「節目」の時期に行う振り返りにフォーカスしてまとめていきます。
日常的に行われる振り返り
私のチームでは週に一度KPTを用いてプロジェクトの振り返りを行っています。チームメンバーそれぞれが1週間の活動の中で良かったこと(Keep)、課題(Problem)を洗い出し共有、そして出てきた課題に対してどう解決していくか(Try)を議論し次の週に実施するアクションを決めていきます。参加者は9名で45分で実施しています。日常的に行う振り返りでは、次の週に 問題を持ち越さないように、すぐ修正行動をチームとして取っていくこと を目指して実施しています。
また単純に振り返り内容を羅列するだけなく、空間軸と時間軸で分けて整理することで話を進めやすくなります。
↓ポイント↓
良かったことは適度に共有し、課題に対しての打ち手まで議論できている。アクションが明確で担当者や期限まで設定できている。
良かったことにばかり時間を使いすぎて上げられた課題について話せていない。同じ課題が次の週も上がる。
節目の時期の振り返りは設計や目的を変えている
節目の時期の振り返りでは 「できたこと」や「成長したこと」などにフォーカス をしています。毎週課題に向き合っている分、ちゃんとチームとしてできたことに目を向けることも重要です。ずっと課題に向き合うのは人間辛いですからね。個人単位やチーム単位で成長したことなどをみんなで共有しあったりするようにしています。その際、「裏でAさんこんなに頑張っていたんだ」「BさんとCさんってこんなに関係性良くなってたんだ」など様々な気づきがあります。課題と向き合うことだけでは見れないチームの成長を見ることができるのでおすすめです。
↓ポイント↓
課題は適度に共有し、個人やチームの「成長したこと」に時間を使えている。お互いが賞賛し合えている。
課題ばかりに着目しチームの雰囲気が落ち込んでしまう。
結局一番大事なこと
結論から述べますと、私が節目の時期の振り返りで一番大事だと思っているのは 「周囲への感謝」 です。これに尽きます。今の自分の成果や成長があるのは周りサポートがあるからこそです。1人で完結するような仕事はほぼないと思います。アイデアの発散や途中の壁打ち、最終意思決定など様々な場面で「他者」が関わってくると思います。この他者とのコミュニケーションを無しに良い仕事はできません。感謝を周囲に伝えることは様々な良い効果をもたらします。
- 人間関係の強化
- ポジティブな組織文化の形成(チーム内外共に)
- チームワークの促進
ポジティブな組織文化の形成に関しては、自チーム内で感謝を伝え合っていただけで他のチームも参考にしてくれることがありました。最初は自チームのメンバーに、いつの間にか他チームのメンバーにも感謝を伝えていてそれをきっかけに一緒に仕事を進めることになったりもしました。
振り返りを円滑に進めるためのTips
事前依頼
まずは確実に振り返り内容記入してもらうことを徹底します。 これはかなり重要なことです。ミーティング中に1週間をさらっと振り返り、思いつきで記入するのでは意味がありません。直前までミーティングがびっしり入っていて、当日の記載が無理なのであれば前日までにちゃんとお願いしましょう。チーム全員がちゃんと振り返っていることに意味があります。
投票性
みんなが記載した振り返りに対して、関心のある内容に各人が投票できるようにしておくことをおすすめします。限られた時間の中で全てのものに触れるのではなく、みんなの関心度が高いものから順に議論するとうまく進みます。話さなければならないことに時間が割けなくなることは回避しましょう。
雰囲気作り
どうしても振り返りを行うと少し雰囲気が重たくなることもあるでしょう。その場合は最初にアイスブレイクから始めたり、BGMをかけながら実施しても良いかもしれません。直接声を出さなくても、チャット欄などを用いて発言を促してもいいとおもいます。気づいたらファシリテーターだけが話をしている振り返りは避けたいものですね。
曖昧にしない
課題を取り扱ったのに次のアクションや納期を曖昧にするのは逆効果になります。参加している全員の認識を揃えることを心がけましょう。また記載してくれたことを正しく深掘ることも重要です。表層の課題ではなく深層にある真の課題を突き止めましょう。
まとめ
振り返りは目的やタイミングによってフォーカスするポイントを変えることを紹介しました。特に節目の時期に課題ばかりに着目してしまうと、チームの雰囲気も落ち込んでしまうことがあります。適度に「できたこと」や「成長したこと」にフォーカスする設計にしましょう！そして周囲への感謝を忘れずに！みなさん今年1年本当にお疲れ様でした!