ライセンス管理のお仕事内容、苦労話

本記事は オルトプラス Advent Calendar 2023 の12/03の記事です。

はじめまして。オルトプラス yusukegと申します。

冒頭に申し上げておきますが、本記事はエンジニア向けの技術的な内容ではありません。
私の仕事は、弊社オルトプラスの従業員が日々使う、いろいろなソフトウェアの「ライセンス管理」を行っています。

目次

1.やっていること
2.具体的にこころがけること
3.やったことの成果
4.苦労話
5.おわり

それではいきます。

やっていること

ソフトウェアライセンスや契約ツールの管理作業では、下記のものを扱っています。
開発系:
　Unity
　Docker
　各種エディタ
　ほか
デザイン系:
　Adobe CreativeCloud
　Autodesk
　OPTPIX ImageStudio
　各種フォント
　ほか
UI系:
　Figma
　ほか
管理系:
　Backlog
　Notion
　Slack
　ほか

これ以外にも必要に応じて扱っています。
ゲーム事業ではこうしたものをいくつも利用して、ゲームタイトルやサービスを作ることになります。
これだけ多いと、ひとりで管理するのはむずかしく、複数の管理担当者がいます。
例えば全従業員がデフォルトで使うようなものは、管理部門の方にやってもらっています。
これは担当の明確化だったり負荷分散、属人化を防ぎたいためです。
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具体的にこころがけること

例えば製品ごとに契約期間があります。だいたい1年間が多いです。
当然メーカーが異なる製品ばかりなので、使用期限もバラバラになります。
(管理例)
Adobe CreativeCloud 2023/4/1～2024/3/31
Unity Pro 2023/8/1～2024/7/31
メーカーが同じ製品だと既存の期限にあわせて契約することができ、それによって管理がしやすくなります。

(既存管理に本数を追加する時の例)
Adobe CreativeCloud
└コンプリートプラン 2023/4/1～2024/3/31
└イラストレーター単品 2023/4/1～2024/3/31
└11/10にPhotoshop単品を買いたい→2023/11/10～2024/3/31の期間で購入する、といった具合。
逆にこういうところを何も考えずに買ってしまうと、使用期限が終わるたびにライセンス更新や使用者の確認を都度することになってしまいます。

(上述の例)
Adobe CreativeCloud
└コンプリートプラン 2023/4/1～2024/3/31
└イラストレーター単品 2023/10/11～2024/10/10
└イラストレーター単品2個目 2023/10/19～2024/10/18
└フォトショップ単品 2023/12/29～2024/12/28
こんなのが何十個もあると管理不能になります。
そこを考えながら購入のタイミングやライセンス期限を検討していきます。
期限管理をするのですから、更新手続きもしますし、継続しない場合は解約手続きもします。
稟議申請などの社内事務手続も付随業務として発生します。
更新にあたって、ライセンス貸与者に継続するのかしないのか、
しないのならいつ返却するのかなどの対応も必要です。

これらはひとりでやるのではなく、
プロジェクトにアサインされている現場の人達と連携しながら、実状に合わせて進めていきます。
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やったことの成果

こんなことをしながら、
契約期限が同じ製品なのにバラバラだったりしたものをまとめたり、
こまめに棚卸して無駄な貸与をなくし解約などを行い続けていきました。
また、貸与や返却のフローなどを策定して、省力化や効率化を行いました。
その結果、年に約6～700万円の削減ができました。現在、この状態を数年維持しています。
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苦労話

変な言い方、真面目にやっていればいったんは成果が出ると思っていますが、継続がたいへんです。
例えるなら、ゴミ屋敷の掃除みたいなものです。
いつかはキレイになりますが、キレイにするまでと、キレイを維持するの大変ですよね。

この維持する部分に関わる話ですが、自動化がなかなかできません。
上述のような一連を私のほうで対応しているのですが、自動化の目途が立ちづらいと感じています。
部分的に自動化はできるのですが(例えば期限が来たら関係各所へアラート投げるなど)、
結局そこから代理店やメーカーに見積書依頼を出したり、社内稟議を作って申請したり、
稟議決裁がおりたら発注したり、支払が終わったらライセンス貸与したり、請求書が来たら経理にまわしたり、
使わなくなった人、退職した人から回収したり……といった部分がどうしても人間のやることになります。

そのため、エンジニアの方々からせっかく自動化の提案いただいても、
個人的には自分自身がまったく楽になる気がしないと、
後ろ向きな思考になってしまうのは自分が嫌になります(笑)。

資産管理ツール系などを導入すると、また変わってくるのでしょうが、
こうした人でやるところがある以上はトータルではコスト増になってしまうかと思っています。
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おわり

ここまで私が行っているライセンス管理について述べさせていただきました。

半分冗談半分本気ですが、誰か私の脳みそを解析してAIにでもしてくれれば、
少なくとも上述のような管理は全自動化できるのに、と思ったりしています(笑)。
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