はじめに
分報とは何？という方もいらっしゃると思いますが、以下の記事など参考いただければと思います。
分報とはチーム内でのTwitterみたいなもので、つぶやきを可視化し協力し合う！という手法ですが、こちら私のチームでも導入しており、自分なりのやり方を模索し実践していたところ仕事をいい感じにできるようになった気がするので整理がてら記事にしてみようと思います。
自分がどうやっているか
自分は相談する際なんかに要点をうまくまとめられず、そもそも自分が何に悩んでいるのか言語化するのも非常に苦手で突発で相談したりすると不必要な情報まで相手に与えて混乱させてしまうことがあると悩んでいました。
そこで自分のやっていることだけでなくて、自分の”考え”を含めて分報という文章のかたちで整理しながら仕事を進めるようにしてみました。
(具体例のSlackの画像なんかも出したかったですが、仕事の内容ばっかりだったので断念です・・・)
分報の運用方法として、リアルタイムに何している以外に気持ちとか感情も出していくみたいなのことをやっている方多いかもしれないですが、自分の考えていることをどんどん書き出していくというのはあんまりやられていないのかなと思います。
自分の考えを発信していくことで、周りのメンバもちょっと見てすぐに考えに対する同意や逆に間違っている部分の助言もしやすいですし、考えを整理した下地があることで識者の手が空いてすぐに相談しなくちゃという場合でも論理立てた説明も容易になり、スムーズに相談できるようになったと実感してます。
どう考えを書いていくか
単純にこういうの思いついたので試しますみたいなのはそのまま書けますが、整理が必要になってくるのは悩むことが必要な問題や課題に直面したときが主だと思います。そういった場合に自分がどのように考えを整理しているかまとめてみます。
整理するためには以下の点を順番に文章化していくことを行います。整理するなかで新しい考えも生まれますし、自分としてどうすべきかという考えもまとまります。
- 問題・課題とは、客観的に何が起こっていて
- 自分としては、問題・課題の原因をこう考えており
- 取り得る選択肢はどれだけ考えられるのか
- そのなかでも自分はこれが最善だと考える
①問題・課題とは、客観的に何が起こっていて
まずはどのような問題・課題が起こっているのか正確に把握できていなければ、後々相談に向かうときにも説明できず困ってしまいます。把握といっても、やることは単純で何が発生していて、何を試し、どんな結果だったかをつらつら書いていき、書ける情報がなくなったあたりで整理してみるだけです。（とりあえず試すことがなくなるまで試したことと結果を残していく感じです。）
②自分としては、問題・課題の原因をこう考えており
もしかしたらこの時点で原因が整理でき、悩まずとも問題が解決できるかもしれません。
しかし、問題・課題を正確に把握できるのであれば、そもそもそんなに悩まないということもあると思います。そういった場合でも自分の知見から可能性が高そうな案をいくつか出してみて、その案を確かめる意味でまた①の手順を繰り返し、自分としてはどう考えているかを固めていきます。
③取り得る選択肢はどれだけ考えられるのか
②で原因がわかればおしまいではなく、それをなんとか解消しなければ先に進めません。①②を試しているうちにパッと直せそうな案は浮かんだり試したりするかもしれませんが、それをそのまま実行しても大抵は最善ではない場合が多く手戻ってしまいます。
原因を対応するような場合として、一般的にはどうするのか、チームとしては類似の問題をどう対応していたか、実装目線では最善かもしれないが設計やテストを考えても最善か、こういった点をしっかり調査・確認した上で解消法を考えなくては最善の答えにはなかなかたどり着けません。
そうやっていくつかの観点から案を考えてみると、案外複数の案が出てくるものです。
④そのなかでも自分はこれが最善だと考える
③の状態で識者や上司に相談すれば、よっぽどの場合は答えや助言がもらえると思いますが、自分としてどれが最善かを考えていないと自身の成長につながらずまた同じ悩みで時間を使うはめになります。
最善とは一口にいっても条件や目的で変わってしまうため、なかなか決めるのは難しいですが、自身のプロジェクトが現在品質保証活動中で少しのバグも許さないような状況なのか、新しい機能の試作中でまずは小さくても動くものを作ろうとしている状況なのか、どういった目的でチームが活動しているかはわかると思います。そういった目的を考えることで自身のどの案が最善かというは自分なりに判断できます。
判断がたとえ間違っていたとしても、何が間違えていたのかはここまで整理できていれば具体的にわかるはずです。その間違いを理解し、次に活かしていければ仕事はいい感じに進んでいくようになっていくはずです。
おわり
長々書いてますが、言語化・文章化すると悩みが整理できるよ。それを分報のかたちでやろうね。ってだけです。
分報に何を書けばいいのかわかんないであったり、書いても誰も反応してくれないなんてことがあっても仕事を進める上での悩みなら、なんらかリアクションしてくれるはずです。自分はそれで仕事がいい感じに進められるようになったのでなんらか参考になれば幸いです。