はじめに
皆さんこんにちは～！
社会人１２年目のまろみいです
唐突ですが、私の会社、社有車を１００台以上持ち合わせている小売業界なのです！
管轄エリアも広く、東や西に車を使って業務に行くことはザラ・・・
実は、前々からずーーーーーーーーーーーーーっと思っていたことがあります。
皆さんも、小さなことでも実はずっと心に秘めていることはありませんか？
アルコールチェック報告がめんどくさい。。。
それが、「乗車時・降車時」のアルコールチェック報告についてです。
アルコールチェック手順はこちら
社内アルコールチェック時のルール
①アルコール検知器を使用。1日の内、乗車前後に実施。
②所属⾧または代理人が原則対面で確認。
⇒※対面での確認が困難な場合は、電話やメール(画像付)にて報告。
③（記録）スマートコネクト日報または月報（手書き）、
私有車酒気帯び確認表に結果を記録し、1年間保存。
補足：月報については、原本は本社に提出。コピーを保管。
義務化されていることなので、大事なことだというのは重々承知の上、、、
しかし、電話やメールにて”わざわざ報告”するのも一苦労。
視点を変えれば、ちょっとのことなのですが、この”ちょっと” が、
とーーーーーっても手間だと感じてしまいます。。。
そんな気持ちから、アプリで管理が出来たら、
このストレスから解放されるのではないかと考えたのです
そこでAppSheetを使って、業務改善してみようと思いつきました
使用したツール
-Appsheet
-google Spread Sheet
-chatGPT
完成！Appsheetで社有車・私用車アルコール報告アプリ！
※サンプルを作成するため、アプリ内画像はイラストで入力したものもあります。
現物は、今の動画のように"報告画像"の貼り付けです
入力の手間を出来るだけ省きたいという思いから、アプリ画面の「＋」ボタンを押したら、
現在の日時が自動で反映される仕組みにし、全てボタンを押すだけで報告ができるように設定しました
これで時短報告ができます
報告完了後は、上司やメンバーに自動で通知配信！
自動メール通知設定との連携で、わざわざ上司やメンバーに
メールを作成して送る手間を省きます！
google Spread Sheetとの連携で、登録データの一元管理が可能！
報告内容が自動でgoogle Spread Sheetに追加がされていきます。
報告内容を提出となった際も、このシートの使用が可能です
完成までの道のり
①google Spread Sheetを準備する
アプリに表示させておきたい項目を一行目に記入します
②Appsheetとの連携をする
③Appsheetの設定を行う
担当者のRefには、あらかじめ用意しておいた担当者の名前一覧のシートを使用します。
同じシート上に作成しているので、シート２を選択します。
④Appsheetの表示設定を行う
ここでは、カレンダー形式で一覧が分かるようにしました！
また詳細ボタンを押すと、履歴が確認できるように設定しています。
⑤Appsheetのリマインド機能を実装させる
細かい設定はこちら
Date Chageでは、typeをAddsのみに設定しました。(情報が追加された時だけ通知する設定)
Run a taskの項目は、送りたいアドレスを入力する際は、"アドレス名" と入力します。
※私の場合、画面上にDate ChageとRun a taskの項目が出てこず、
chatGPTに現状の画面をスクリーンショットをして出てこないことを聞いてみました。
結果、手入力してみたら出来ました！
SAVEボタンを押して完了です
メンバーにアプリの感想を聞いてみました！
上司の皆さん２人にヒアリングをしてみて、リアルな声をいただきました
まずは、現状課題だと感じている問題点について話をし、
簡単で時短になるツールを作ってみたこと。作成したツールでどんなことが
出来るのかを説明し、試して感想をもらいたいことをお話しました。
別の業務のこんなことも出来そうだよね！とひらめきを頂けたときは、
たしかに！(出来そう＆やってみたい)という気持ちが芽生えました
そして、実際にアプリをダウンロードしてやってみるよ！と前向きに言ってもらえ、
使用したリアルな感想がいただけてとても嬉しかったです
！！！
まだまだハードルは高いのですが、システム連携もできるといいなあ～。
メールの複数人送信は有料版登録が必要！
メールの複数人への自動配信を試してみて分かったことがあります。
あれ、複数人のアドレスを設定しているのに、自分(オーナー)にしかメールが届かない・・・
何度もやり方を変えてRun a taskの項目に送りたいアドレスを入力したのですが、
全く届かず・・・ 確認したところ、
無料版では、複数名に送付ができない
ことが分かりました。ショックです！
さいごに
乗車時・降車時での報告・・・もしそれぞれ１分程度かかっていると仮定したら、
この報告は、３０秒程度で出来ることが分かりました。
単純に全体の車の数計算してみると・・・
現状報告に２分×１００台⇒２００分
AppSheetで入力報告が出来れば・・・
１分×１００台⇒１００分
全体で半分の時間が捻出できると思いました
塵も積もれば山となる！！！
身近な業務から改善できることが、まだまだたくさんたくさんありそうです
おまけ
前回の記事での業務スケジュール"リマインド機能"が部内導入することとなりました！
まずは、チームの上司の皆さんの勤怠を上司間の中でリマインド実装させて頂いているところです
上司メンバーの皆さん、ありがとうございます
使いやすさ、やりにくさ等のご意見をもらいながら、改良を重ねていきます