本の紹介
- この度、「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読みました。
- 簡単に本の紹介をしておくと、以下のような感じです。
- GTD(Getting Things Done)というタスク管理メソッドがあり、その具体的な方法の紹介。
- GTDの考え方は多く使われており、各種のタスク管理ツールにも取り入れられている。
- GTDは登録商標であり、無許可で「GTD」と銘打ってツールは売ってはいないものの、基本的にどのタスク管理ツールでもGTDは実行可能です。
- GTDを構成する主要ないくつかの考え方があり、体系的に整理されています。
※アフィではないです
なぜこの本を読んだのか
理由① 仕事に集中できない瞬間があったから
- この本は「ストレスフリーの整理術」というタイトルが付いており、とにかくそれに惹かれました。
- 私個人の感覚ですが、ストレスの有無は仕事のパフォーマンスに大きく影響します。
- 朝イチで頭がスッキリしているときは資料作成・技術的な思考等、それなりの勢いでできます。
- ただ、タスクが多くなってきたとき、スッキリしないモヤッとしたタスクがやってきたとき、なんかムカつくことがあったとき、
- そういった、心が乱れたときは仕事の速度が劇的に落ちます。体感で半分以下まで。
- （思い上がりかもですが）私の本来のパフォーマンスは前者の朝イチのパフォーマンスであって、そのパフォーマンスで思いっきり動けたらどれだけ良いかと思いました。
- 目の前のタスクに集中する方法論を身に着けたいと考えたのが第一の理由です。
理由② 仕事上、ツールが氾濫しすぎてわけがわからなくなっていたから
- エンジニアあるあるかと思いますが、仕事をしていくととにかく「ツール」が増えまくります。
- Microsoft Todo、Planner、OneNote、Slack、Teams、Redmine、進捗管理Excel、案件管理Excel,内部用案件管理Excel…
- プロジェクトが進めば進むほどツールは増え続け、減ることはありません。（少なくとも私は減った現場を見たことがない）
- ツールの存在を覚えておくだけでも大変です。
- このような中で、軽やかに仕事したい、、と思ったのが第二の理由です。
GTDの考え方のエッセンス
- GTDの考え方はいくつかありますが、私が重要だと思ったものを紹介させてください。
- 作者は特に名付けていませんが、私の中での４大原則です。
頭は覚えるためにではなく思考するためにある
- GTDの中で超超超重要な考え方です。すべてのメソッドはこのために存在しています。
- 人間の脳は、とにかく覚えておくことで大変労力を使います。
- 例えば自宅で食事する際、醤油が切れたことに気づいた場合。
- 次回の買い物時に思い出すより、買い物メモを作っておき、次回の買い物のときに参照したほうが圧倒的に楽なのと同じです。
- 「これを覚えておかないと」と脳に努力させればさせるほど、ストレスが貯まり脳の生産性が落ちるということです。
やるべきシチュエーションごとに「リスト」を作れ
- 前述の買い物メモの理屈を応用します。
- 例えば、「blogを書く」のように、自宅のPCの前でしかできないタスクをゴルフ場で思いついたとします。
- その際、予め作っておいた「自宅のPCの前でやる」というリストに入れます。
- で、自宅のPCの前に座ったときにそのリストを思い出します。
- 私の場合、「夫婦で相談する」とか、「会社PCの前でやる」とか、そういったリストも作っています。
- こうすることで、ゴルフ中はいったんblog執筆のことを忘れられます。これで集中できます！
簡単に達成できないものはToDo管理ではなく「プロジェクト」として管理せよ
- 多数のステップがあるタスクや、確実に達成できるとは限らないタスクを思いつく場合もあります。
- 例えば「○○の資格を取る」とか、「昇進する」とか。
- このような事項は単純なToDo管理では管理が難しいです。もう一つ上位の視点で考える必要があります。
- そのトピックについて考えをとどめておき、継続的に検討する枠組みが「プロジェクト管理」です。
- プロジェクトをまとめておき、基本方針、考え方、詳細なステップを記載しておきます。
- タスクに落ち次第タスクリストに入れ、淡々と実行、という感じです。
- ちなみに、作者は「多分やる、いつかやる」リストを作っておくことも推奨しています。
- 漠然とした思いをリスト化しておくことで、いつの間にか達成していることもあるんだとか。
- この辺の理屈は他でも聞きますね。「人生でやりたいことリスト」を作ると達成してしまう的な。
週次でタスクリストをレビューせよ
- 上記のタスク整理方法を整備したとしても、しっかり運用する枠組みも大事です。
- 筆者は、週次でタスクリストを総チェックする時間を設けることを推奨しています。
- INBOXを空にする、プロジェクトを俯瞰して検討する時間にする、ということを１週間に一度必ずやる、というものです。
- これをやることでタスクの対応漏れ、放置を防ぐことができ、ひいてはツールの信頼性が上がります。
- タスクをツールに覚えさせ、安心して忘れることができます！
結局どう実践するのよ？？
- この本では、ツールについてはあまり触れられていません。むしろある程度の紙管理を前提としています。
- 私は、ToDo管理はToDoist、プロジェクト管理はEvernoteを利用し、いくつかリストを作って実装しています。
- ↓みたいな感じでリストを作っています。
- 有料なのが少々痛いです。ちなみにプロジェクト管理に「サブスクのダイエット」が入っているので、近々実施予定です。
まとめ
- これまで、ToDo管理で何度か挫折してきました。
- 原因はGTDで提唱されていた「いつかやる、たぶんやる」リストや、「プロジェクト管理リスト」の考え方がなかったことがデカかったのかと思いました。
- 例えば、「○○資格を取る」みたいなタスクをToDoリストに追加してしまい、実行不可能なタスクが溜まってしまい、結局ツールを使わなくなったり。
- GTDの考え方にしたがって少しやってみようかと思います。
- タスク管理に悩まれている方にはおすすめです。少々分量多いですが、ぜひ読んでみてください。
ありがとうございました。