⭐️この記事はCAMPFIRE Advent Calendar 2023の７日目の記事です。
こんにちは！ CAMPFIRE HR部の古橋です。
タイトルについて、これは弊社の１０個のバリューの１つなんですが、記事書き終えた後にこれってバリュー体現しちゃってるな〜、って少し照れながらつけました。
はじめに
簡単に自己紹介
・転職エージェントにて法人・個人向けコンサル経験を経て、ITベンチャーに人事として入社。2023年7月、CAMPFIREに入社。
・名古屋在住
・６歳の娘と３歳の息子の育児に翻弄されながら、フルリモートにて就業中
最近おもうこと
いわゆるベンチャー企業で働きはじめて早2年になりました。何もないところから新しいものをつくっていく仕事は、とても楽しいです。
既存の決まりや慣習がない分、思いつく限り仕事は無限になっちゃうような、やればやるほどやりたいことが増えていくような、
そんな環境を噛み締めながらだいぶ鍛えられてきた今の私の行動３原則はこれです。
・戦局をなるべく大きく変えうる一手を捉える（俯瞰し、棚卸し、未来を感じろ)
・３割固まったらあとは走りながら考える（エラーしたら次だ次)
・周りに火をつける（みんな一緒にモメンタム↑↑)
これを心掛けることで、無限に出てくる足元課題叩きルーティン（通称モグラ叩き）からの脱却の道が見えてくる気がします。
前置き長くなりましたが、そんなかんじで、この半年間燃えながら走りながら打った手の一つをご紹介したいと思います。
チームを仕組みで強くする
2023年下期、CAMPFIREは多くの仲間が増えました。
採用チームも、大きく体制が変わる中、強いチームにしようと試行錯誤しています。
その中で、優先的に推進したもののひとつに、採用オペレーション（ご応募対応や日程調整をはじめとした進捗対応や求人管理全般）の仕組み化があります。
オープンポジションは急速に増え（現時点で35ポジション）、月の応募件数は数百件、関わる面接官も何十人いる中、採用体制は・・かなりの少数精鋭でした。
誰かが休むともう回らない、そんなキリキリした状態を変えにいきました。
1️⃣ まずは業務の棚卸し
メンバーがどの業務に何時間くらい時間を割いていて、それがどのくらいの頻度で発生するのかを整理しました。
1日６〜８時間をどう使っているのか、属人化してしまっている業務もひたすらに列挙していきました。
2️⃣ 業務区分に入っていないいわゆる【イレギュラー業務】の精査
どんな時にイレギュラー業務が発生しているか、そのイレギュラー業務は定型化できないか、を精査しました。
その結果、定型化がうまくいった事例も出てきました。
例）
・正社員採用で選考が進んでいたが業務委託での契約に変更した場合の部署連携フロー
・採用チームに新メンバーが入ってきた時のオンボードディングプロセス
など
3️⃣ マニュアル・業務フローの作成
業務の進め方・判断基準の統一をしマニュアルを作成
大きな決め事から小さな作業ものまで、採用チーム内のみで使うものから現場のみなさんに参照してもらうものまで、ひたすらにマニュアル化しまくりました。
（ほんの一部お見せするとこんなかんじ）
※CAMPFIREでは主にnotionを使ってマニュアルをつくっています。
求人の管理など、これまで都度共有し都度共通認識を作っていたものも、この機にnotion内で情報統一を図りました。
4️⃣ 連携・可視化が進むよう各メンバーの業務可視化
小さいチームではありますが、分業化が進むに伴いお互いの業務状況が見えずらくなります。
チーム内でフォローし合える体制作りの一つとして、情報共有・日報システムを整えました。
・採用定例を曜日ごとのアジェンダに基づいた型化をし、各自の状況や目下の進捗状況を可視化
・中長期的に取り組みたい課題は別途ボードにて進捗管理
・業務日報の運用開始
※極力手間なく、ストックも可能ということで、Slackワークフローにて運用しています
5️⃣ カイゼン
「改善」悪い状態を良い状態に変えること。
「カイゼン」現状に満足せずに、自ら問題に気付き改善し続けることで、より良い状態へ変化し続けること。
一番大事なのは、全員が意思を持って改善し続けることです。
ミスが起きた時、イレギュラー業務が発生した時、この作業もっと効率化できそうだな、って思った時は必ず声を上げる。
カイゼンが進んだらチームで絶賛する！！という文化を作っています。
標準化する手間を惜しまないことで、生まれたもの
マニュアル作りも、ミスがおきるたびに再発防止策を練るのも、とても地味です。そして手間です。
でもそれを上回る良いことがあります。
ムダの削減・業務品質の向上
ルールを統一化することで手順が決まり、【判断をあおぐ→判断を下す】タイミングが劇的に減ります。
あれ言った？これ言ってないっけ？メモとってないの？みたいなものも無縁に。
また、基本的には誰がやっても同じアウトプットが期待できるため、業務品質が安定します。
ノウハウを組織内で蓄積・共有し、発展させることにも繋がります。
連携の円滑化
業務のルールやフローが明確になれば、誰がいつどんな業務を行っているのか、情報の集約がしやすくなります。
複雑な業務でも進捗を可視化することで連携や引き継ぎがスムーズになりますし、トラブル発生時も即座に対応できます。
人手不足や急な人員変動が生じた場合でも、標準化された業務手順に基づき、迅速に引き継ぎやオンボーディングを行えます。
より創造的な業務に専念することができる
もちろん、採用オペレーションは数多くある採用業務の一部です。
採用オペレーションが効率化することで、未来にむけた仕事や更なる効率化を仕掛ける時間を捻出することができるようになります。
目の前の課題だけではなく、未来のあるべき採用に向けての攻めの一歩が取れるのも、強い土台があるからこそ、です。
冒頭の話に戻ると、道は整っていた方が考えながら走りやすい！です。
チーム内心理的安全性の確保
標準化を推進する上で大切にしていることは【ミスがおきたら、人を責めずにルールを責める】の徹底です。
これはご協力いただいている派遣社員さんにもお願いしているポリシーです。
以後気をつけます、努力します、で絶対に解決しない。
ミスがおきたら、マニュアルにルールがなかったか。マニュアルにあるのにミスがおきたとしたら、表現をどう変えたらそのミスを誘発しないか。
ミスは仕組みでカバーする。その強い仕組みは、みんなで作る。
私はそれを、人にやさしいチーム、だと思っています。（締まった）
最後に
振り返って感じることは、火をつけたり火をつけられたりしながらともに根気強くチームを作ってくれたメンバーに対する心からの感謝と、これまで失敗させてもらったこと・そしてその中で教えていただいたことが今強力な力となっているなという実感です。
改めて、これまでキャリアの中で関われた組織と人に私は作られているなと思います。
だからこそ、より一層強い想いを持って、
一人でも多く一円でも多く、想いとお金がめぐる世界をつくる、という思いをともにする仲間を増やすために。
一人でも多くのキャリア過程において、CAMPFIREとのいい出会いが創出できるように。
HRとして貢献できるよう、精進して参る所存です。
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HR採用担当 古橋 recruit@camp-fire.jp