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いったん忘れるためのメモについて

Last updated at Posted at 2023-12-01

この記事はLITALICO Engineers Advent Calendar 2023 カレンダー1 の 2日目の記事です

はじめに

LITALICOコーポレートエンジニアリング部の藤田雄一郎(@yuichirofujita)です。
LITALICOには2020年1月に入社しました。もうすぐ丸4年になります。
入社した当時と比べだいぶ社員数も組織も増え、コーポレートエンジニアリング部としても対応すべき量も幅も広がり続けております。
私のスケジュールも様々な方からのご相談、部内の情報共有、上長への報告、1on1などで埋まっており、打ち合わせ可能な時間を探すのが大変!という声をよくいただきます。
そのような状況なのが私のカレンダーを見るとあからさまなので、いろいろな方々から何度となく「あんなに様々やっててパニクらないんですか?」という声もいただくのですが、割と意外とそこそこうまくさばけているようにも思っております。
さばくためのコツとして特に意識しているのが「いったん忘れてOKな状態にする」ということです。
今回の記事では、「いったん忘れてOKな状態にする」工夫を書き出してみようと思います。
「いったん忘れてOKな状態にする」ことができると、「忘れちゃっても安心だからいったん忘れちゃおう」といったん頭を休めて心穏やかにするという効果もあり、休日の充実、睡眠の質の向上にもつながっているように思うので、そこそこ大切なテクニックでもあるように思っています。
(さばけているだって!?とツッコミも入りそうですが、いったんそこそこさばけている体で進めさせていただきます笑)

いったん忘れてOKな状態にする工夫=メモする

工夫は「メモする」です。
王道過ぎて工夫でもなんでも無いような書き出しになってしまったのですが、「忘れてOK!な状態」は「メモすること」で手に入ります。
仕事でのメモのツールは、macを使っていることもあり、標準アプリでついてくる「メモ」を愛用しています。
マークダウンでメモするツールもたくさんありますが、テキストでメモするのが私には合っています。
もうこのメモを始めて20年くらい経ちますが、ツールを変えどもベースは同じやり方でやってこれたのは、シンプルにテキストでメモるということにしたおかげな気もしています。
この記事ではメモを「自分用のメモ」と「共有や相談用メモ」に分けて書き出してみます。

「自分用のメモ」について

自分用のメモは

  • これからやることのメモ
  • やったことのメモ
  • テンプレート

に分けています

これからやることのメモ

基本的に発生時にまずメモることがポイントです。
メモる際には、

  • どこで頼まれたか(メール、Googleチャット、slack、打ち合わせなど)
  • 誰に頼まれたか
  • 頼まれたこと/やるべきこと
  • いつまでに

を一行で書きます。
例えば、「内定を出すのでオファーレターを作成する」タスクがあるとすると、

・XXさんへのオファーレターを作成してAさんに連絡する(採用グループAさん/CE部採用チャンネル)_5/29終日⇒未着手

となります。
構成は

・[やること][(誰からどこで)][_期限][⇒状態]

です。

これを発生した瞬間にメモるのがポイントです(メモったら、いったん忘れてOK!)
このような感じで、迷わずに書き溜めます。
もし、メモに書き出す材料が揃っていないときは、こんな感じのメモになります

例:期限の確認をしているとき
・XXさんへのオファーレターの期限を確認する(採用グループAさん/CE部採用チャンネル)⇒確認中
・XXさんへのオファーレターを作成してAさんに連絡する(採用グループAさん/CE部採用チャンネル)_未定⇒Aさんからの連絡待ち

また、自分自身に起因したタスクは、

・[やること][⇒状態]

に省略して記載することも多くあります。

※書き溜める場所について

私はmacのメモを愛用していますが、書き出すときに迷わないことが実現できるのであれば、どんなツールを使ってもよいと思います。
(どこに書こうか?と迷わずに書き出せることがポイントです)

やったことのメモ

やったことのメモは

  • 時系列のメモ
  • 状態毎のメモ

に分けてメモしています。

時系列のメモ

いつ何やってたかのメモになります
若い時に「なんか時間があっという間に過ぎたけど何やってたっけ?」ということが多発していたことがあり、自分の工数を見積もるという意味で始めたことなのですが、「意外と時間かかった/あっさり終わった」の情報を得るという意味で今も続けています。
特にいまは「あっさり終わった」の情報が貴重で、サクッと終わるならスキマ時間でやっちゃいたいので、そういう観点での振り返りに使っています。
時系列メモは、こんな感じで記載します

0930 業務開始
メールチェック、チャットチェック
日次勤怠確認&承認
申請承認
1000 ミニ相談(Aさん、Bさん)
1030 〇〇定例
1100 メールチェック、チャットチェック
XXさんへのオファーレターを作成
XXさんへのオファーレターを作成してAさんに連絡する(採用グループAさん/CE部採用チャンネル)_5/29終日⇒一旦返信OK
1130 △△定例
・・・

こんな感じでのメモとなります。
後から振り返って、ちゃんとメモれている日は安定してパフォーマンスを発揮出来た日、メモが雑な日はわちゃわちゃしていた日という振り返りにも使うことが出来ます。
わちゃわちゃした日の振り返りは、この時間何やってたっけ?を遡って書き出すと原因が掴めます。例えば、あのチャットのやり取りで結局20分かかっちゃったなーという事がわかれば、

  • 20分掛けてリアルタイムに回答することが大事か
  • 30分の打ち合わせを後日実施したほうがよかったか(その方が安心感もあればもうちょっと深くFIXできたかも)

みたいな、どっちがよかったかなぁ?みたいな振り返りが出来たりします。

状態毎のメモ

これからやることとしてメモったものは、状態に応じてグルーピングしてます(状態の移動は単にコピペです)

=======
進行中
・XXさんへのオファーレターを作成してAさんに連絡する(採用グループAさん/CE部採用チャンネル)_5/29終日⇒一旦返信OK
=======
完了
・backlogアカウント作成(Eさん/ENG相談チャンネル)⇒OK
・〇〇定例の次回アジェンダ更新⇒OK
=======

テンプレートのメモ

いままでのメモと少し性質が違いますが、忘れてもOK!という意味で、大事なメモです。
テンプレートとしているのは、問い合わせに対して定型的な対応が求められるシーンでのテンプレートとなります。
我々の部門はさまざまな相談毎が届きますが、相談チャネルが決まっている際、別の手段で相談が来た時に受け付けて対応するのも親切ではあるものの、「正しい手段として周知しているものはこちらです」とお伝えすることも必要になります。(全体最適を考えると、適切な周知はとても大事だと考えています。プラス、相談チャネルに気づけなかったという事実から周知の見直しも進めていきたいシーンでもあります。)
その際に回答がブレないようにするという意味でテンプレを作っています。(テンプレにしておけば、ブレない回答ができるので、忘れてもOK!)

テンプレは、藤田自身を窓口としているものは個人のメモにしていますが、組織として多面的に対応しているものであれば、ドキュメントやbacklogのwikiなど別の手段が望ましいはずです。しかしまだ誰でも対応可能なある一定の型を持てていない点は改善ポイントです(話がずれちゃいますが、窓口の属人化解消は、最終的に回答するテンプレの話よりも、どう対応するかの運用自動化という意味での(多段階で条件分岐するリクエストディスパッチャーの要件定義的な意味での)条件分岐フローの明確化がテーマだと思っています。)

「共有や相談用メモ」について

前提として、報告する・連絡する・相談するという行為は相手の自由時間を奪う行為であると認識した上で、「奪った時間」が「時間を奪われた人にとって価値あるもの」であったり「組織にとって価値のあるもの」にするにはどういう工夫が必要か?が「共有や相談用メモ」のポイントになると考えています。

「時間」による分類

「時間」を「いつまでに実施したいか」によって分類すると、

  • いますぐ実施したい(いますぐ回答がほしい)
  • 数時間くらいで実施したい
  • 数日後に実施したい
  • 一週間後を目処に実施したい
  • いずれ実施したい

くらいには分類出来そうです

それぞれ手段を紐付けると

  • いますぐ実施したい(いますぐ回答がほしい)⇒Meetで会話してすぐに回答を得たい
  • 数時間くらいで実施したい ⇒チャット
  • 数日後に実施したい ⇒チャット(ちょっと遅れてもOKです的なコメント付き)、共有範囲や履歴管理によってはメール
  • 一週間後を目処に実施したい ⇒定例会
  • いずれ実施したい ⇒月例会

となりそうです。

使う手段の工夫

どんな報連相であれ、お互いの都合がよければいますぐ済ませることに越したことはないとは思いますが、優先度や緊急度が高く効果が大きいものに時間を使うのが合理的と考えると、なんでもMeetというのは現実的ではありません。
また、チャットも予定外・想定外の差し込みの報連相により相手が予測できないタイミングでそれなりの時間を奪っていると考えると、効果的に使いたい手段となりそうです。
とすると、うまく活用したいのが「定例会」となります。

定例会*メモ

定例会*メモで「議事メモ」の活用となります。
会議の記録であれば議事録だと思いますが、その会議の時間を有効に使うメモと言う意味で議事メモという言葉がフィットしているように思っています。
私達のコーポレートエンジニアリング部は定例会と議事メモをうまく使っている組織だと思いますので、文化になっていることをご紹介します。

議事メモによる定例会の活かし方

会議の前にディスカッション・ペーパーをしっかり準備するのとは異なり、ポイントは、報連相が発生したら議事メモにテキストでメモっておくということだけです。(メモったら忘れてOK!)
メモする際のポイントは、

  • 後から読んでわかるように記載する
  • 誰が記載したのか明確にする

です。

これをしておくだけで、

  • 相手の時間を奪うタイミングを定例会という予定された時間に限定できる
  • いったん忘れてもOK!
  • 議事が記録に残るので振り返りができる
  • 定例会前に回答や折返しの質問を入れられる

という優れものです。

特に、「議事が記録に残るので振り返りができる」という点で、Meetやチャット寄りも優れていると感じています。
(ストックとフローに分けた時に、ストックしておきたい情報をフローの手段でFIXしたままにしてその情報にたどり着くまでのコストが高い状態になっちゃってるケースも散見されるので、ストックとフローというテーマでもメモについて検討できそうですが、この記事ではスキップすることにします。)

議事メモは実施するハードルも低く、

  • 定例会の議事メモも決める(Googleカレンダーの会議メモの機能も便利です)
  • 報連相が発生したら議事メモにメモる

だけでOKです。

メモっていったん忘れて、定例会で思い出しながら相談することで解決できれば、いったん忘れていられた時間分、ほかの検討が出来たり、スッキリしていられる時間が増えたりすると思うので、ぜひ会議設計の1つの効能として活かしていただければと思います。

さいごに

忘れるための工夫として、メモについて記事にしてみました。
忘れても安心というのは、思い出せる自信があるということに裏付けられているように思うので、自分への信頼でもあり、メモは未来の自分に情報を提供する行為と考えてもいいように思います。
技術的には、端的に言語化する能力が求められるので、慣れも研鑽も必要ですが、始めるハードルはとても低いです。
多くの方がそれぞれのやり方で実施していると思いますが、人のやり方を目にすることは少ないと思うので、この記事が仕事を忘れて充実した休日を過ごすためのヒントや参考につながるのであればとても嬉しいです。
だいぶ早いですが、今年もお疲れさまでした!よいお年をお迎えください。とはいえ、まだ年末年始まで時間もあるので、よい年を迎えられるよう師走を走り抜きましょう!
そういえば、今日12/2は父の誕生日です。おめでとうございます!(私もこのような記事を書くようになりました笑。これからの生き方も参考にさせてもらいます🙆)

明日は、@nonikenoさんの記事です!おたのしみに〜!

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