はじめに
Excelを例にした業務自動化のTipsをなるべく時系列で書きました。
一番伝えたいこと
業務整理、改善をしてから適切に自動化しよう
Tips
業務の目的を知ろう
目的が曖昧だとあらゆる無駄を生み出す原因になります。
"何のため"にどんな操作をするのかを明確にしよう。
目的達成に必要な要素を洗い出そう
その業務に精通していなければ読解する必要が生じます。
ドキュメントはあればラッキーだと思ってください。
知っている人に聞くと早いことがよくあります。
依存関係を明確にしよう
ブック間参照、シートコピー操作、外部DB接続など
依存関係は明確に、分離できるものはして疎結合にしていこう。
もっと簡単にできないか？
目的から逆算すると無駄なことはよくあります。
現状の手順にとらわれず、もっと効率の良い方法を模索しよう。
Excel関数を組み上げるだけで動的にできることは沢山あります。
VBAはモダンな外部プログラムに置き換えたほうが保守性が向上します。
とはいえ、やりすぎも良くないのでバランスが大切です。
そのセル、シートは本当に必要？
構成、データフロー(Excel機能のことではない)を整理しよう。
データは可能な限り1方向で流れるようにしよう。
機械に優しくない閲覧優先のフォーマットの廃止、無駄な中間シートの生成をやめるなど。
具体例としてはセル結合といったExcelの悪しき機能は使わないでください。あれば廃止してください。
自動化が目的になっていないか？
自動化はあくまで手段です。
費用対効果を見積もり、優先順位をつけて取り掛かろう。
自動化すること、しないことを明確にしよう
人の判断が必要な操作と自動化できる操作が混在する場合があります。
操作を分解して順序を組み替えたりして運用しやすい手順を模索しよう。
運用が見えたら自動化前に合意形成しよう。
ドキュメントに残そう
数日後のあなたは他人です。
取り決めたこと、明らかになった情報は必ずドキュメントに残そう。
自動化したら慣らし運転しよう
気づかなかった問題が見つかります。完璧なテストは書けません。
そして運用、保守へ
定期的に振り返ろう。ドキュメントは更新しよう。
おわりに
たとえ自動化に至らなくても、自動化を考慮した業務整理は様々な場面で活きてきます。
目の前に退屈な業務がある方は検討してみてください。