実績データの抽出を自動化したい
皆様、お疲れ様です。総合小売業に勤めるデジタル初心者です。
前回は「ChatGPT」を活用して、部署内の課題を解決しました。
チームメンバーからの新たな要望が…！
「都度同じ作業をしなければならない「実績」データの抽出を自動化できないの？」
「実績」とは昨日までの売上・売れ数・帳簿在庫など我々の業務には欠かせない情報です。
今回は 「Power Automate Desktop（PAD）」 を活用して解決を試みました。
繰り返しの作業を自動化＆リピートする
実際の動作はこんな感じです！
ワンクリックで必要なデータを繰り返し抽出してくれます。
※この間、パソコンには一切、触れていません。
PowerAtuomateDesktopフロー
★実際のフロー画面はコチラ★
少し長いフローですが、要約すると
①会社システムにログイン（ID・PASSも自動入力）
②データシステム内の必要箇所をクリック
③抽出条件を設定し、CSV書き出し→ファイル保存
④このフローを必要な条件（部門）分、繰り返す
という流れになります。
ファイル名はいつも管理している名称を設定しています。
（GR）グループ名（000）3桁部門コード（20240000）日付
保存時間で分かる通り、3つの部門のデータが、約3分間で終了します。
従来、「1つ」の部門のデータを取るのに「約5分間、約50クリック」の作業でしたが、
今回のPADでの自動化で「3つ」の部門で「約3分間、ワンクリック」で完了します。
PAD稼働中はPADの自動操作を邪魔をしてしまうので、パソコン作業はできません。
マウス・キーボードの操作などができないので、他の作業・小休憩を推奨します。
フロー設定の詳細
★PADのアクションの説明はコチラ★
①データ取得日をフロー変数に保存する
②会社システムに自動でログインする
③データシステム内の条件を設定し、データを書き出す
以下、赤枠のアクションは便利で応用可能なので覚えておこうと思いました。
④指定したフォルダ内に保存し、ファイル名を変更する
フローの図解（メンバーに説明する際にも使用しました。）
3～6を必要なデータが揃うまで繰り返します。今回の記事内容では「3つ」分の内容を記載していますが、実際の業務で使用するデータは合計「8つ」で、私ともう2人のメンバーで手分けしてデータを抽出し、各々のデータを1つにまとめて共有フォルダに格納しています。
これがワンクリックで、1人で実行できることはチームとしても時短かつ効率的です。
チームメンバーに共有した結果
同じ作業をしている先輩方に共有しました。事前にPADというのはパソコン内で実行したい動作を登録しておくと、自動で実行してくれるツールであると説明しました。
百聞は一見に如かずということで実際に使って頂いた結果、こんなフィードバックを頂きました。
先輩A（34歳）：「PADのアクション登録方法は聞いても全く理解できないし、運用は難しそう。作ったツールが今後も普及されれば、作業効率は良くなると思う。誰もがアクションを編集できるくらい詳しくなるとかね。このツールの欠点は稼働中にパソコン操作ができないことだな。今まではデータを抽出している間に、ちょっとした作業はできていたからね。」
先輩B（48歳）：「これでデータを取る人は1人で済むし、各々がとったデータを集約する手間も省けるね。あとは、この生データを加工するマクロも組んで自動化に組み込んで欲しいかな。データを取ることにも時間は掛かっていたけど、その後のデータ加工はそれ以上に時間が掛かっているんじゃないかな。」
PADによってパソコン画面が自動で動いている状態を見て感動はしてくれましたが、実用性の部分で課題が残る結果となりました。PADを活用して「自動でデータを抽出する」要望自体は実現できましたので、今後はこのフローを活かして、データ加工やメールにファイル添付し送信するところまで組み込んで、より実用的にしていきます。