課題：貸しスペースの予約や日程管理を自動化し、電話対応の時間や、連絡の抜け漏れを無くしたい
私は、業務でコミュニティースペースの管理をしているのですが、ボランティア同好会の大学生、子ども食堂で利用するお母さんたち、イベントスペースとして利用したい学生など、様々な関係者から、コミュニティースペースの予約連絡が来ます。これをなるべく自動化し、最小限の労力で動かせるようにできればと思っています。
解法：Googleフォームで希望日を回答すると、自動でGoogleカレンダーに仮予約を記載し、LINE通知をしてくれるシステムを作る。また、その共有カレンダーをウェブ上に公開しておく。
Notion上に置いた、今回作成した自動仮予約システムのスクリーンショット
実装環境
Google form
Google calender
LINE
Make
Notion
今回は、こちらの5つのサービスを使いました。
「Googleフォーム」で回答したコミュニティースペースの使用希望を、「Make」を使って、「Google calender」に自動で書き込むようにして、同時に「LINE」に仮予約が入ったことを通知します。連携した「Google calendar」は、「Notion」で簡易的なWEBサイトとして表示し利用者も閲覧できるようにします。
①GoogleFormsの作成
この辺りは、通常のGoogleフォームの使い方と一緒です。使用日と使用時間の質問だけ、日付と時刻専用の回答フォームを使っています。
②Makeでの連携（Googleフォーム）
Googleフォームの回答が記載されている、Spreadsheetのリンクを指定します。
③Makeでの連携（Googleカレンダー）
Googleカレンダーの新規予定作成に必要な項目を、上記で紐付けた、Googleフォームの回答項目から選んでいきます。
これで、自動でフォームの回答が、カレンダーに記載されるようになります。
④Makeでの連携（LINE）
最後に、スペース利用の予約が入ったことの通知がLINEで来るように設定します。
フォームに申し込みがあると、このような形で、LINEからも通知が来るようになります。
管理しているメンバーでLINEグループを作って、そこに届くようにしておけば、いちいちメンバーに報告する必要もなくなると思います。
iPaaSである、Makeの特徴や細かい使い方は、こちらのサイトなどをご参照ください。
（旧名 「integromat」 → 現在は「Make」になりました。検索は旧名のほうが引っかかります。）
フィードバック
プロジェクトを共同で進めることの多い、同僚Cさんにフィードバックをもらいました。
C氏「管理が楽になりそうでとてもいい。気になるのは、Googleフォームに連絡先を入れてもらうと、メアドを入れ間違える人が一定数出てくるので、予約が取れなかった時に、そういう人と連絡が取れなくなるパターンが心配。」
コミュニティースペース利用希望者が加入必須なLINEBotを作るなど、相手と連絡が取れる手段を、一個かましてから、Googleフォームに案内するなど導線に工夫の余地がありそう。システム側の工夫と、運用での工夫を組み合わせて、穴を潰していきたい。
まとめ
比較的簡単に、ノーコードで業務効率化のシステムができてしまうのは、やはり感動的ですらあります。まだまだ、Makeの細かい仕様もわからないので、もっとポテンシャルと引き出しは、あると思います。長崎近郊に住む、非エンジニアの周りの人たちと分かち合って、iPaaS勉強会は、やっていこうと思います。