はじめに
新人のときって、チームミーティングでの報告とか、ちょっとした質問も上手くできなくないですか？はい。自分がまさにそうです。
ちょくちょく悩んで早半年。ようやく少しフォーマット化できたので、今日までの考えをまとめておきます。
コミュニケーションの種類
いきなりですが、新人が仕事でするコミュニケーションって何種類あると思いますか？
自分の実感だと、以下の５種類かなと思います。
- 提案
- 質問
- 依頼
- 報告
- 回答
皆さんはいかがでしょうか？特に新人のうちは、コミュニケーションの種類ってそんなにないと思いませんか？
つまり、上手なコミュニケーションをしたければ、これらに対して『型』を用意しておけば改善しそうですよね。
ということで、提案、質問、依頼、報告、回答の５種類に対する型をご紹介します。
提案・質問・依頼の型
これらは全てwhy, what, howを大事にすれば解決します。
具体的には以下のとおりです。
提案
Why：なぜやるのか？
What：具体的に何をやるのか？
How：Whatをどういう方法で実現するのか？
＜例＞
Why：過去の案件と改修箇所が大きく異なるため
What：設計書のフォーマットの変更
How：システム全体像に今までの改修箇所も明記
質問
Why：なぜこの質問が生まれたのか？
What：何を質問したいのか？
How：自分はどうするつもりなのか？
＜例＞
Why：〇〇の仕様を確認したいが担当者が不在のため
What：〇〇の実装期限を延ばしたいが良いか
How：〇〇の代わりに、□□の実装を先に行っておく
依頼
Why：なぜこれを依頼するのか？
What：何を依頼したいのか？
How：どのようにやってほしいのか？
＜例＞
Why：改修箇所の洗い出しを正確にできているか不安だから
What：設計書p.15の一覧表のレビュー
How：網羅的に洗い出せているかを重点的に見てほしい
ただし、これらは冗長にならないように、毎回調整は必要です。
例えば、提案・質問・依頼のwhyは、相手がこちらの意図を理解しているなら不要でしょう。
報告・回答の型
報告・回答は、ちょっと型が違います。なぜなら、報告・回答は前提として相手からの『提案、質問、回答』があるからです。
報告・回答は、which, why, whenを大事にすると良いでしょう。
報告
Which：できたのか、できていないのか
Why：なぜできないのか（できていない場合）
When：いつまでにできるのか（できていない場合）
＜例＞
Which：できていない
Why：〇〇の仕様について先方に確認中だから
When：回答が明日来るため明々後日までにできる
回答
Which：Yesなのか、Noなのか
Why：なぜYesなのか、なぜNoなのか
When：いつまでに回答できるのか（即答できない場合）
＜例＞
Which：できる
Why：過去に似た実装を担当しているから
（もし即答できないなら…）
Which：即答はできない
Why：初めて担当する箇所のため調査が必要だから
When：明日の夕会までに回答する
終わりに
いかがでしたでしょうか。自分がコミュニケーションに失敗する時は、だいたいこの『型』を守れなかったときです。
今後も定期的に振り返って、コミュニケーション能力の改善に努めたいと思います。
余談ですが、最近はチャットの先頭に【質問】とか【報告】とかタグをつけて送っています。伝わりやすさが段違いなのでオススメです。