最初に
私はMotionBoardというBIツールを活用しており、社内のトレンドにまつわるデータや全社的から営業所、個人レベルまで普段の活動に必要なデータをMotionBoardで可視化するボードを構築する役割から、MotionBoardを管理する、それが私の日常業務のミッションの1つであります。
『データ活用推進者』は営業であるMotionBoardユーザーが日頃のアクションを起こすための起点となるボードを構築する、気づきを与えることが役割の一つとして考えられますので、MotionBoardでユーザーの活用したいデータを可視化する＝MotionBoardを使いこなすことが必須です。
しかしながら、MotionBoardをそこそこ使っていても、どうやったらいいのか？わからない時があります。
そんな時に助けて下さるのはデータ活用コミュニティnestの方々だったり、ウイングアークさんのカスタマーサポートの方々だったりします。
ウイングアークデータ活用コミュニティnest
本記事は私がMotionBoardサポートに問い合わせた経験をもとに「心掛けておいた方がいいこと」を共有したいと思います。
この記事を読んでほしい人
・データ活用推進者
・MotionBoard管理者およびボード構築者
・MotionBoardで他の人がどんな問い合わせをしているか気になる人
・サポートへの問い合わせで心掛けていることを知りたい人
この記事のキーポイント
問い合わせるときの心がけ
参考にしたマニュアルのURLを伝える
画面のキャプチャを添えると説明がスムーズに
実現したいことを明確に記す
私のMotionBoardの環境
弊社で導入しているMotionBoardはオンプレ版です。(2021.12.01現在ver6.2)下図に弊社の環境を示します。
販売管理サーバーのデータはインメモリOLAP（MotionBoardサーバーのメモリ上に蓄積させて集計を高速化させる仕組み）に展開しております。
ExcelやサイボウズOfficeに蓄積されたデータをcsvファイルに吐き出してローカルに保存される、もしくは上書き保存されると自動でMotionBoardサーバーにアップしてくれるMotionBoard Agentを利用しております。展開先はインメモリOLAPであったりMotionBoardサーバーのExcel/csvフォルダとなります。この部分は全自動ではなく、半自動半手動的な感じです。
MotionBoardにアクセスすれば様々なデータを見ることはできます。しかし、社内VPN内にMotionBoardサーバーを構築しているので、社外からアクセスすることができません。したがって、LINEWORKSを導入しているのでBOT機能を用いて特定の社員にMotionBoardで集計された結果をPDFファイルもしくは画像データとしてプッシュ配信する仕組みを構築しております。（MotionBoardはLINEWORKSのBOTを手軽に利用できます。特別なプログラムの知識は不要。LINEWORKSを導入されているならば利用する価値はあります）
今年新たな取り組みとして『MySQL』を構築したことです。
なぜ構築したのか？は次にお話いたします。
当時履歴を残したい
皆さんが所属する会社や組織の持つデータベース構造によるのですが、私の会社はデータの当時履歴を残すことができないのです。ここでいう当時履歴は、月に1回ある締日当日の売上データを記録することです。過去分の〇月の締日当日の担当ベースの売上データが欲しい…といわれても弊社の場合は無理なんです。
所属する組織のデータベース構造、データをどう持っているのか
これを理解することはデータ活用推進者にとって、とても重要であることを痛感します。
実際に弊社の場合、売上データを集計するときは以下の2パターンになります。
・納品書に記載してある営業担当ベースでの集計
・現在の営業担当ベースでの集計
なので、締日まであと数日というところで得意先の営業担当を変更してしまうと、その得意先の売上は旧担当および新担当で二分されて集計されてしまうのです。
なので現在の担当ベースで締日に集計したものを当時履歴として残すことが課題となっていたのです。
当時履歴をどこに残すか？販売管理サーバーに残すとなると基幹システムなので何かあった時に責任をとれない…
なので、MotionBoardサーバー内にMySQLをインストールすればいいだろうと考えたのです。
MySQLインストールから接続を試みる
とりあえずマニュアルを探るのは鉄板…
MotionBoardのオンラインマニュアルにはMySQLとの接続方法は記載があります。
MySQLとMotionBoardを接続する
個人的に注意したほうがいいなと思った点は、MySQLには様々なバージョンが存在しておりMotionBoardと接続できるのは
MySQL8.0もしくは5.1
であったことです。先の接続マニュアルには8.0や5.1っぽいことが書いてありましたし。
じゃあどうやってインストールする？というのは「MySQL インストール」とかで調べればいいと思います。（これも苦戦しましたがなんとか調べればなります💦）
MotionBoardサーバーで、コマンドラインやMySQLWorkbenchというMySQLに接続する専用ソフトを使って接続確認がとれていました。しかし、MotionBoardからMySQLに「外部接続」なる機能を使って接続しようとすると、できない・・・・
マニュアルも参考にしたのですが、できない・・・・
ということでサポートに問い合わせてみたのです。
材料が多いことが的確な回答に繋がる
私自身サポートへの問い合わせが得意か？細かく状況を伝えられるか？
となると自信がありません。とりわけ、オンプレ環境での問い合わせになるので、クラウド版とは違いサポートの方々は実際の画面を操作して確認できるわけではないので、私自身の心がけとして
参考にしたマニュアルのURLを伝える
画面のキャプチャを添えると説明がスムーズに
実現したいことを明確に記す
これを意識しています。（今もできているかはわからないのですが）
今回の問い合わせ内容は下図の通りです。
私の場合、タイトルに実現したいことを書きます。今回はMySQLに外部接続ができない（なので外部接続したいとくみ取ってくれるかと思います）
問い合わせ内容は、だらだらと書いたりすると書く方も読むほうも疲れるので短くてもいいと思います。でも自分で解決しようと試行錯誤した結果、問い合わせにたどり着いていると思います。なので参照したマニュアルのURLをサポートの方と共有するとベクトルが合いやすいと思います。
さらに、問い合わせ内容で文章で説明しずらい部分はキャプチャ参照という形にするといいと思います。そのキャプチャはzip形式にして添付ファイルで送ることができます。
実際、使用したキャプチャファイルは以下の通りです。
MySQLver.jpg
コマンドプロンプトによる接続確認と各種情報.jpg
MBの外部接続設定.jpg
外部接続エラー画面.jpg
MySQL Workbenchによるdb確認.jpg
といっても実現できない！という窮地に立たされた状態ですので、やたらとキャプチャは提供するように自然となると思います。
そしてキャプチャで一番大事なのは
現在使っているMotionBoardのバージョン情報
これを提供するのはマストといっていいと思います。ぜひ問い合わせの時にこのひと手間を加えるとサポートの方々も助かると思います。
（問い合わせの度にバージョンのキャプチャを求められるので…）
あとはサポートの方を信頼します
ウイングアークさんのサポートの方々はとても優秀だと思います。
問い合わせで頂いた回答は以下の通りです。
なんのことを言っているの？情報下さい！って言っているけどどこのこと？
というのがあれば遠慮なく聞いてみるといいと思います。
上図のようにログの取得は結構な頻度でサポートが欲しがる情報だと思いますので知っておくと便利だと思います。
情報を提供した後に以下の回答が返ってきました。
なので、MotionBoard外部接続設定のサーバータイムゾーンをJSTからUTCに変更して解決することができたわけです。
MySQLという未知の領域に対してMotionBoardが接続を行う－未経験な私にとって知らない土地に旅行に行く位のドキドキがありましたが、MySQLの歩き方＝ウイングアークさんのサポートだったわけです。
最後に
データ活用推進者としてMotionBoardのようなBIツールのメーカーに問い合わせる頻度は多いと思います。相手に伝わる問い合わせ方、文章だけでなくていい、判断できる材料を多く提供することが回答のスピードに直結すると思います。
ぜひとも、MotionBoardだけでなくITツールの問い合わせで意識するといいことをまとめました。ぜひともご参考にしていただければ幸いでございます。
そして、いつも問い合わせに丁寧にご回答くださっているウイングアークのサポートの皆様に感謝でございます！