コロナ禍になって約2年半、オフィスに出社したのは合わせても20日前後だろう。
在宅勤務が当たり前になって、
SlackやTeams等チャットツールで関係者と連絡を取り合うことが増えたわけだが、
ここではテキストベースでのコミュニケーションについて書いていこうと思う。
テキストベースのメリデメ
メリット
- 情報が明文化される
- 後から見返せる
指示内容の明確化や、言った/言わないの水掛け論を防止できる。
文章化されることで情報が可視化され、理解や共有をされやすくなるのだ。
デメリット
- 書く側には表現力が求められる
- 読む側には読解力が求められる
文面からは相手の顔や口調が分からないので、
どちらが欠けても伝達ミスや誤解が生じたりしがちだ。
意識して行うべきこと
-
主語・述語を意識的に書く
×：情報が不足しているため確認する
○：情報が不足しているため、AさんからBさんに資料修正を依頼する -
5W1Hを意識的に書く
×：リリース作業の準備をお願いします
○：リリース作業に向けて10時までに手順書の印刷をお願いします -
言葉の定義を明確にする
社内用語や業界用語、関係者だけで使う隠語は、
あらぬ誤解を招きかねない。
（特に新規参画者） -
句読点だけにしない
文字だけだとその時の感情が見えないので、
時には威圧的に思われる可能性がある。
スタンプでもwでも草でも！でも良いので、
ポジティブさを表現したほうが受け手も安心すると思う。
（これは人によるかも）
これらを怠ると「あれ、これってどういうことだっけ？」と確認する手間が発生してしまう。
それでも時には会話しよう
テキストだと長くなってしまうし仕事も遅くなってしまうので会話も当然必要だ。
会話を呼びかける際には以下を意識したほうが良いだろう。
- 用件を端的かつ明確に
タイトルに【報告】【共有】【相談】【依頼】【◯◯の件】etc - 結論を先に書く
「●●の件で会話させてださい。xxで認識あってます？」など、
冒頭に1文で書くことで用件が伝わる
余談
「重要な事なので電話で！」という人は駆逐されてほしい。
重要な事こそテキストに残してほしい。
会話するので精一杯だから、
並行して記憶するのが難しいので全部テキストでやり取りしたい。
あと電話を受けた側が、
確認のために議事録的なものを相手に送るのも面倒くさい。