はじめに
株式会社LITALICOでエンジニアをしています@yknoguchiです。
この記事は『LITALICO Advent Calendar 2024』10日目の記事です。
ちなみに今日は僕の誕生日でもあります。29歳。
20代最後の1年だぁ！
さて本題ですが、僕は今年からチーム内で「コミュニケーションを円滑にする係」に任命されました。
その中でありきたりではありますが、朝会の中で時間をいただき、雑談会を始めることにしました。
すると、少なくとも僕は、チームの中での仕事が非常にしやすくなりました。
（まだチーム内でヒアリングはとっていないので、サンプル数は僕１人だけですが。。）
なので、なぜ仕事がしやすくなったのか理由に触れ、雑談会をするうえでどんな施策を行ったのかを紹介していきます。
仕事がしやすくなった話
チーム感が強まった
僕が働いている会社、LITALICOはリモートワーク化が進んでいる会社です。
僕も例にもれず、自宅からパソコンをネットにつないでリモートワークをしています。
となると、チームに所属しているけど直接会った回数は多くない、という状況になりました。
基本的にGoogle Meetで会話することがほとんどです。
となると、困ったことが起こりました。
チームの人たちが分かりません
となると、
ともに仕事をしているチームの感覚がありません
チームメンバーとはいっても同じ作業をしているわけではないので、「なんか別のことをやっている人達」という感覚になってしまいました。
しかし、雑談を行うと、その人達のことが分かってきます。
- この人は犬が好きなんだ
- あの人は意外と大雑把な性格をしているんだ
- こんなことに困ってるんだ
- 昔そんな出来事があったんだ
すると、相手の解像度が上がってきて、ある意味感情移入ができるようになってきました。
そして、その人が困っていそうだったら、何か助けられないかな？など、チームとして支えあう感覚が出てきました。
コミュニケーションで発生する無駄なコストが減った
リモートワークで一番難しいのは、テキストコミュニケーションだと僕は思っています。
僕は本当に苦手で、
自分「ここの部分が分からないです」
といった質問をするときに、以下のようなことを考えてしまいます。
- 今質問していいだろうか？
- 質問して相手の集中できるリソースを奪ってしまわないだろうか？
- 質問する前に、事前にもっと調べたほうがいいだろうか？
- どこまで調べたほうがいいのだろうか？
- そもそも質問していいレベルの困りごとだろうか？
- 質問するとしてどんな書き方が適切だろうか？
...挙げればキリがありません。
僕は何かを質問するときに、上のようにためらってしまう傾向があり、１つ質問するのに何十分という無駄な時間を使ってしまっておりました。
質問に限らずです。
逆に相手がメッセージを送ってきたときに、どう返すかも難しい問題です。
- わかりました or 承知しました
- 追加で自分の意見を言ったほうがいいのか
このような無駄なコストが「なくなった」まではいきませんが、確実に減りました。
チームメンバーの解像度が上がっているので、メッセージを送った時にどんな反応をされるのかが想像しやすくなります。
そうすると、これまで必死でしていた イマジナリーチームメンバーのリアクション を考える必要がなくなり、すぐにテキストを打ち込めるようになりました。
雑談会をやるうえで行った施策
ここから、僕が雑談会を主導しているうえで行った施策を紹介していきます。
その日の話題を決める
雑談会でその日の話題を決めます。
話題を決めないと、大体会話がなくなります。
それが起こらないように、このようなルールにしています。
チーム内で話題を持ってくる人を回す
しかし、その日の話題は、主催者である僕が用意することはしません。
チーム内で話題を持ち込む人を順番に回していくようにしています。
これには理由があり、チーム内でその人を知れる機会を平等にするためです。
何か施策を行うと大体、
積極的に参加する人が固定されてくることが起こります。
話題を持ってくるということは、その時の雑談会は基本的に話題を持ってきた人に焦点が当たります。
すると、チームメンバーのことが知りたいのに、その人のことしか理解が深まらないという状況になってしまいます。
なので、このような方法をとりました。
話題は限定しない
これまで上がってきた話題は以下のようなものがありました。
- これまで買ってよかったものを聞きたい
- 株したいけどどうすればいい？
- 睡眠の質を上げるにはどうしたらいいか
- このアプリが素晴らしいから聞いて！
このように、話題は限定しませんでした。
実は話題を考えてくるのは結構大変なのです。
なので、話題を持ってくる難易度を下げて、メンバーが参加しやすくしています。
（最初のうちは）雑談会は毎日行う
上とは逆に、参加難易度が上がりそうですね。
チームメンバーが５人だとしたら、１週間に１回は話題を用意しないといけなくなります。
しかし、少なくとも、
最初のうちは毎日開催することが望ましい
と思っています。
それは、雑談会が体に染みついてくるからです。
最初から週１開催だと、毎回行き当たりばったりな話題・会話内容になってしまいます。
そうなると、目的の１つである「チームメンバーのことを知る」が難しくなってしまいます。
週１のペットボトルのゴミ出しより、週２の燃えるゴミのほうが習慣づきますよね？
そしてそれよりも、毎日の歯磨きのほうが身についてると思います。
（ペットボトルのゴミ出し毎回忘れるのどうにかしたい。。）
自分が話す話題を事前に書いておく
これはまだ初めてすぐなので、効果のほどはわかっていません。
しかし、いい感触がしています。
スプレッドシートに今後の担当者を一覧で書いているのですが、その横に「そのとき自分が話す話題」を事前に書いておきます。
すると、以下の２つのメリットがあります。
1. 自分が持ってくる話題を事前に考えられる
自分が思いついたときにサッとかいておけば、当日それを見ただけで話題について話すことができます。
僕が話題の担当者のとき、
事前にいろいろ考えていたのに忘れてしまった！
といったことが何回かありました。
それを防ぐことができます。
2. 他のメンバーが話題について反応しやすくなる
たとえば話題があるゲームタイトルの話だったとして、ほかのチームメンバーが全員それに詳しくなかったとしたら、その雑談会はどうなるでしょうか？
僕は何回かやらかしました。
このようなことを防ぐことができます。
事前に話題を書いておくことで、ほかのメンバーはそれについて調べることもできます。
もしくは、その話題を知らないということを、事前に知って話題を変えることもできます。
施策としてやったけど、あまり意味がなかったこと
質問箱を用意する
スプレッドシートで、チームメンバーに向けて聞きたいことなどを書き込める表を作成しました。
話題の担当者が、当日話題に困ったらそれを見て答える形で話題にできるかと思ってやってみました。
しかし、
ほぼ僕しかそれに書き込みませんでした。
ちらほら書いていただける人もいましたが、それでも数は少なかったです。
そして僕自身もあまり書き込まなくなりました。
その人に対する質問は会話の中で発生しやすいもので、事前に考えるのはなかなか難しいものでした。
まとめ
雑談は直接業務に結びつくことは少ないため、おろそかにしがちです。
しかし雑談は、難しい言葉でいうと 心理的安全性 を高める効果があり、仕事の生産性を高める効果があります。
少なくとも僕は、上のような雑談会で仕事がしやすくなりました。
もしもチームの雰囲気があまりよくないようでしたら、雑談をしてみてはいかがでしょうか？
その時にこの記事が参考になれば、幸いです。
終わり
一番最初に書きましたとおり、この記事は『LITALICO Advent Calendar 2024』10日目の記事です。
そして明日は最終日！
明日は@euonymusさんと@tomoki-okeさん、@nonikenoさんが担当されます。お楽しみに！！