はじめに
2022年11月下旬にファイル名、フォルダ名を動的に命名するBox Relayの機能がリリースされました。
この記事ではどのようなシーンで活用出来そうか紐解いてみたいと思います
Relayのフロー作成画面
まずはRelayの作成画面を確認してみましょう。
これまではファイルやフォルダの作成、コピー時に設定出来る名前は固定値のみでしたが、
変数が使えるようになりました。
ワークフローフォルダ名や日付を変数として利用出来るようになっていますね。
入力に要する手間が省力化され、命名規則の統一やファイル一覧表示時の視認性向上に役立ちそうです。
【例:各部門でRelayを開始。フォルダ名と日付を割り当てたファイルを総務部フォルダに集約】
ファイルリクエスト連携
ファイルリクエスト機能との組み合わせも便利です。
受信したファイル名に変数を割り当てることで識別がさらに容易になります。
ファイルリクエストの概要についてはこちらを参照して下さい
さらに、Box Enterprise Editionではファイルリクエストのフォームで入力したメタデータの情報をファイル/フォルダ名に割り当てることが出来ます。
例えばアップロードしたユーザー(送信側)の会社名をファイル名に設定するようにすれば、
状況確認やタスクの分担がスムーズになりそうですね。
【例:ファイルリクエストで受信したファイルにRelayで日付と会社名を動的に割り当て】
Box Enterprise EditionはRelayのメタデータイベントとアクションに対応しています。
ビジネスプランによるRelayの機能差異についてはこちらを参照して下さい
最後に
たくさんの要望を受けてリリースされた動的命名機能ですが、今後更に進化していく予定ですのでご期待下さい。
さらに便利になったBox Relayを活用し、自動化と標準化による業務効率化にお役立て下さい！