ふりかえりファシリテーションガイドブック

キャッチーなタイトルにしたく、ガイドブックと書かせていただきましたが、そんなたいそうなものになっていないかもしれませんが、投稿させていただきます

ファシリテーターにとって大事なこと

意見を出しやすい環境を整える

• 意見を出さなきゃ！ではなく、つい意見を言ってしまったというのが良いファシリテーター
• 意見はふりかえりのカードや付箋だけでなく、議論中のふとした一言も含まれる
  • カードが出ないと焦ることもあるが、それは手法が悪いか、心理的安全性が低いだけと考えてみる

ファシリテーターが決定することをできる限り少なくする

• 話す議題から、次のアクションまでファシリテーターが全部決めたくなってしまうが、ちょっと待ってほしい
  • 話す議題は全員で投票をして、決めることだってできる
  • 次のアクションも、ある程度チームに出してもらって、そこから投票すればいい
  • これらを行うことで、チームとしてふりかえりやアクションを決めたこととなる
    • やらされ感ではなく、やっていくんだ感を大事にしたい

課題に対して個人ではなく、チームとしての意識を持たせる

• ふりかえり中の付箋やカードを出した人に尋ねて、聞いてカイゼンということを行う
  • これを行うと、その課題は個人のものと認識してしまい、個人の課題解決会を全員で行ってもらうという縮図になってしまう
  • カードを出すのが自分の困りごとを解決したいということになってしまい、意見が出づらくなる
• 個人の課題を出してはいけないというわけではない
• 個人が不満を持っていることが、チームの課題になる
  • むしろその意見を出しやすく、それはチームの課題ということを認識させることが重要

実践編

ふりかえり前

参加メンバーやチームの状況を把握する

参加メンバー

• ふりかえり初心者はいるか？
  • 心理的安全性が高いのであれば、できる限り、感情にフィットさせるようなテーマで、意見を出しやすくする(よこなーる)
  • 心理的安全性が低い場合は、出来る限り結果ベースでやったことをふりかえるテーマにすると良さそう(YWT)
• 初めての手法か？
  • 丁寧に説明する必要がある
• 意見が出にくい、意見が出やすい人はだれか？
• 時間を気にしてくれる人がいるか？
  • 気にしてくれる=気になる人なので、議論が良く長引いてるときには、「この議論は重要なので時間をかけましょうと一言必要になる」

チームの状況

• ふりかえりの習熟度
  • 低い場合は、まずは立ち止まらせて、どんなことがあったのかをふりかえる時間を作ることを優先させる
    • 大きい課題に目が行きがちで、結局ふりかえりで決めたアクションが実行されない場面がある
      • できる限り小さい問題を解決することを心がける
        • 合言葉は1%のカイゼンだと思っています
      • SMARTなアクションになっていないと、そのアクションを実行するのは難しい
        • 具体的か（Specific）、測定可能か（Measurable）、達成可能か（Achievable）、関連性があるか（Relevant）、期限はあるか（Time-bound）
        • SMARTな目標を作れなかったときは、次のふりかえりまでに、何故そのアクションが実行できなかったのかを考えてみる
    • アクションが決まらなかった場合にもチームをけなすことはしない
      • チームの問題を共有できただけでも行動は変わる
  • 高い場合は、出来る限り新手法を試してみる
    • いつもと同じ手法だと、ふりかえりもマンネリ化してしまう
    • 手法を変えることで見えてくるものも変わる

ふりかえりの準備をする

• 今日行う手法をおさらいする
  • 説明のリハーサルを行い、メンバーに取ってほしい行動と自分の説明が合っているかを確認
    • 結果的にメンバーがなにもふりかえりが出来ないということが無ければＯＫ
  • どの手法で行う時もアイスブレーク的なプラクティスを取り入れましょう
    • 今の調子を5段階で教えてください
    • 今の気持ちを漢字で！
    • みたいな形で、ふりかえるためのストレッチをしましょう
• MiroやTrello、ホワイトボードなどの環境的準備をする
  • 全員がホワイトボード(ツール)を見て、説明されれば行動ができる準備をしておく
  • 手法によってツールを変更させる
    • YWTやFunDoneLearnであれば、場所によって意味合いが変わるため、それをTrelloでなくMiroでやったほうがやりやすい
    • 希望と懸念であれば、Trelloでも問題はない
• 準備の目安時間は、ふりかえりと同じ時間
  • 1時間開催であれば準備も1時間
    • ここは慣れてきたら、少なくなるかもしれません
• 大体で良いのでタイムスケジュールを用意しよう(タイムスケジュールは公開しよう)
  • もちろんそのタイムスケジュール通りにならないこともあるが、チームが時間を意識してくれるだろう
  • 自分も忘れないようになる

ふりかえり中

意見を言いやすい環境を作る

• ふりかえりを行う前にルールを作る(作成済みであれば次へ)
  • どういう意見を出してよいか？わからないを防ぐ
    • 攻撃的でも、どんどんカイゼンしていきたい
    • 楽しくカイゼンしていきたい
    • 意見は遠慮なく言いたい
  • ルールに則った意見を出すことが出来る
• 意見のハードルをどんどん下げていく
  • 意見が少ない場合は、出来事思い出すように促す
    • 些細なことでも疑問に思ったこと
    • なぜうまくいったか、分からないけど成功したこと
    • 話していいか、わからないけどモヤっとしていること
• 沈黙を有効活用する
  • 議論スタートのタイミングで、ファシリテータが話さない
    • そうすると沈黙に耐え切れなくて、誰かが話し始める
    • ここをファシリテータが話すと、受動的なふりかえりになってしまう

決まったアクションを素直に受け止めない

• アクションが決まった時は、議論につかれて正常な意見で無い可能性がある
  • 決まったことが、毎日進捗確認をしましょう。だった場合
    • 誰が
    • 何回？
    • どのタイミングで？
  • 上記のように少し、検討が足りない場合は、そのアクションが実行されない場合がある
  • それを次でふりかえるでもよいが、もったいないのでそこまで落とし込むようにする
  • 基本的にはSMARTに基づいて質問をしてみることで、解消へ繋がる

ふりかえり中はファシリテーターが決めない

• 話す議題は、チームメンバーに案を挙げてもらう
  • それを投票で順位を決めて話していく
• 議論の進め方はLeanCoffee形式を使う
  • 3分に1回、この議論を続けるか辞めるかを聞く
  • これにより議論を辞めるタイミングをメンバーに任せる

ふりかえり後

• ふりかえりのふりかえりの意見を参考に次のふりかえりを決める
  • 熱意が高いうちに次のふりかえりの80%の準備をしておく
    • MiroやTrelloの準備が出来ている部分は行う
    • 手法を考え直したいときは、手法の候補を洗い出しておく
  • 良かった点まずかった点を洗い出す
    • 進め方
    • 手法のよし悪し
    • ファシリテートについて
    • これはできる限りふりかえりのふりかえり中に言えるとベスト
• 決まったアクションは毎日見れるところに置いておこう
  • 出来ればカンバンボードの周りで見ることが出来れば良いだろう

以上です。ふりかえりガイドブックにはなってないかもしれませんが、私はこのように心がけています。誰かの参考になれば嬉しいです。