背景
ツイッターで #本当にあったIT怖い話 というハッシュタグがはやっている昨今ですがいかがお過ごしでしょうか。
今回は技術的な話題ではなくて運用で満足度が上がったという事例です。
ちょっとしたことで効果が劇的に改善するという例です。
改善前の課題
私の会社では1台、数十万する電気系設備（オシロスコープ等）が数十個あり、それを社員全体数百人でシェアしています。
学校でいうと、50人10クラスあって、それぞれのクラスに5個のすごくいい機械があって 学年の枠を超えて貸し借りをします。
まずこういう場面で最初に出てくるのは貸し借りノートで管理ですが
機械がよく行方不明になったり、期限が過ぎても帰ってきません。
改善案
というわけで、ビジネスホテルの予約システムみたいなWEBべージを作りました。
イメージ↓
あらたな課題
全社にわたって設備予約状況見える化されて、過去の履歴も簡単に取れるようになりました・・・・が
期限が過ぎても返さない人は結構いました。
とりあえず、期限を過ぎた人には、1weekに1度メールを飛ばすことになりました。・・・が
返さない人はやっぱりいました。
A部署の提案
A担「貸出期間が過ぎた人に毎日メール送って注意喚起してくんない？」
私「毎日送られると流石にうざくないっすか？」
A担「うちは（A室)はそれでいいので、とりあえずやってみましょ」
想定以上の改善
そこからA室の貸出器具の延滞が一気に０件になりました。
その後1ヶ月ほど延滞する状況はありません。
会社の背景（文化）に合わせた改善は強い
後から思い出したのですが、A部署はCADをバリバリ使うSolidWorksのフローティングライセンスを利用しており
彼らはSolidWorksの利用時間が超えると15分に1回 メールが飛んでくる文化で
1日1回のメールではまったく気分は害さなかったようです。
意図的に対処レベルの差を作る
会社の部署を横断したシステムの一括変更提案は組織が大きくなるほど難しいです。
スモールスタートという言葉を作って１部署だけをターゲットに絞って運用を開始します。（ITに理解のある担当者いる場所がいい）
彼らも本業が忙しいです。うまくいった部署があれば、私も私もと後追いしてくれる傾向は強いです。
まとめ
とりあえずやってくれる協力できる部署を１つ作ろう。
部署の文化は部署の人が知っているので、その人達に合わせてチューニングしよう。
高い効果がでたらよその部署が勝手に乗ってきてくれる。
ざっくばらんなまとめですが以上です。