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効率化や自動化できる種類の仕事について(社内ハッカソンにあたり考えたこと)

これは何

M&Aクラウドでは先日社内ハッカソンを行いました。
初回のテーマは「チームの業務効率化」でした。各エンジニアが社内の他の(営業やCSなど)チームに潜り込んで、そのチームの業務を効率化しようという試みです。

このハッカソンにあたり、他部署の業務を効率化するという視点をもつ時に、どういう業務が効率化・自動化できるのだろうか?というのを自分なりの考えをまとめましたので共有します。

そもそも効率化とは?

  • 効率化とは、生産性をあげること
  • 生産性 = 欲しいアウトプット ÷ 時間や金など投入資源
  • 生産量 ≠ 生産性
  • 生産性をあげるには
    • 欲しい出力を明確化する
    • インプットを減らす
  • 生産はインプットを単に増やせばあげられるが、生産性は下がる
  • インプットを下げる = 生産性をあげる
  • ハッカソンにおいては、投入する時間資源を節約して生産性をあげよう! という趣旨だと理解。時間資源の節約のためにITの力を借りる。

効率化・自動化できる業務の種類

データ視点

  • データがコンピュータの中に存在するもの
  • 即座に定型化されたデータとして置くことができるもの
  • 今は定型化されたデータとして置かれていないが、ある程度の些末な情報を落としてモデル化することができるデータ

処理視点

  • データ処理のルールが定型化されているもの。曖昧さが入り込む余地がない
  • 処理のルールが定型化されていないが、必要性の薄い処理をやめるなどして重要な処理だけ定型化できるもの 
  • 大きな業務を分割して、小さな業務の一部だけ処理定型化できるもの

コスパの良い自動化・効率化

工数の面で効率化コスパがよくなる傾向があるもの

あくまで傾向。

  • 一つのシステムの中で完結するもの
    • salesforce の中だけや、macloud.jp の中だけ
    • システム内の処理が複雑であれば実装が非効率であることも。ただ、処理が複雑になるのは、あるべき処理を正しくモデル化できていないケースもあるかも?
  • 複数のシステムにまたがるが、その連携が定型化されているもの
    • macloud -> slack や、gmail -> slack
    • excel -> redash
    • NoCodeツールで連携できるもの

自動化の影響が大きいもの

  • 人間が同一の処理を複数回、長時間かけて行なっているもの

自動化の影響が少ないもの

ショートカットを覚えるなどして処理の一部を効率化するほうが効率が良い。

  • 色々な業務の中で現れる作業だがあまりに短時間
      • ブラウザを開いて検索窓にワードを入れて検索、終わったら閉じる => 全てショートカットがあるので一連のショートカットをまとめて覚える
      • slack の特定のチャンネルに行って発言する => 同上

自動化できない?

自動化できないもの

  • 定型化できない業務
    • 直感に頼っている
    • 色々な人の異なる判断基準の元でデータが処理され送信されている

本当に自動化できないのか?
もし以下のように組み替えたらデータと処理を定型化できるかもしれない

  • 直感に頼っている => 直感に元となるデータと判断基準を明文化・数式化する
  • 色々な人の異なる判断基準の元でデータが処理され送信されている => 同じ判断基準に揃えることはできないか?

一部だけ自動化するという考え方

  • 大きなタスクのうち、人間の判断が発生するところだけ人力にする
    • 例: 企業価値算定 => 業界の取得、類似企業の選択、財務情報の比較、メール文面構築 などは自動化できるかもしれない。「一方で複数企業が絶対に欲しいか?相場の壁を超えられるか」みたいな直感に近いところはデータ作成が自動化しづらいのでそこだけ人間がデータ入力して、あとは最終成果物が勝手にできるようにする

組織として検証中で運用すると決まっていないもの

  • 基本的に自動化しないほうが良い
  • 自動化することは工数が高く、その後運用するかどうかわかっていないものを自動化頑張ってやっても使わなくなる可能性が高いため
  • ただし、自動でのみ成り立つ施策などはその限りではない
    • 例) 特定の膨大なデータをWeb上から引っ張ってきて整理して、それを判断に使う。膨大なデータをWeb上から引っ張って処理するのは人間には不可能なため

自動化・効率化のヒントになる言葉など

  • 「いつも俺おんなじことしてね?」
  • 「最近成長してない」
  • 「いつもここでミスる」
  • 「もっと手が早く動かせれば」
  • 「あとインターンでも一人いたら楽なんだけど」
  • 「腕が4本あったらなあ」
  • 「こんなタスクばかりやっていても成長できない」
  • 「そんなの新人にやらせておけよ」
  • 「だるいので誰かやってよ」
  • 「やる人をくじ引きで決めよう」
yamotuki
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