会議が長いし議事録が役に立たないのでGoogleDocsを使うことで改善しようとしている話

役に立たない、は言い過ぎ。だけど人の書いた議事録って痒いところに手が届かないこともあるのでどうしたら良いかなー?と思って考えたこと。

背景

インフラ(SRE的な仕事を進める)チームにおける週一回の定例ミーティングがある。
いわゆるスプリント的な役割で、進捗共有と困り事相談、新規案件共有、新技術簡易説明などを行う。
※補足: 技術を深掘りする会は、インフラ読書会とインフラ勉強会が別にあるので、軽く説明して使えるようなものとか、基本だけ押さえておいて欲しいものだけ定例で話す。

問題点

時間がかかりすぎる

ミーティングに確保している時間は1時間。実際は1時間半はかかっていた。いつも夜にやるので帰る時間が遅くなるし、終わる頃にはみんな憔悴している。

議事録が後から見返して役にたたない

議事録というのは、思考の過程と結論、次のステップについて書いてあるべきだと思うが、結論だけ、もしくは適当なメモしか残っていない。

上記問題点が発生している原因

学習のために新人が議事録をとっている

  • 画面はスクリーンで共有してみんなで見ている(これはOK)
  • 新人さんに議事録にとって欲しい内容を説明するためみんなで寄ってたかって0から10まで説明する。結果新人は混乱して爆発。会議は止まる。
  • 平凡なタイプミスへの指摘など無駄な時間が発生する
  • 細かい情報を渡すためのリンク受け渡しなどでタイムロス
  • 【一番の問題】案件を進める上で重要な情報が残らないことがある。議論の過程が見えない。(例:「案は3つあって、それぞれこういうメリットデメリットがあって、最終的にこういう結論になったのでこれを選ぼう」と言う話になったとして、何も言わないと新人は結論だけ、もしくは適当な単語だけを引っ張って議事録としようとする。)
  • 上記のような議事録の取り方を毎回口頭で説明を試みるが、やってみせた方が早い!

議事録フォーマットの問題

  • 「今週の進捗」と「来週のタスク」の項目が分かれている
  • 同じタスクについて話しているのに、会の前半ではこれまでの話、会の後半ではこれからの話を話そう、と言う風にフォーマットができていた
  • 同じタスクについて二回話すのが時間の無駄

障害報告も同じ会でやっている

  • 障害があるか無いかで会の時間が大きく変わってしまう
  • その説明や対策を考えるだけで30分前後かかっている(ちゃんと細かい対策を考えるともっとかかることも)

暫定解決策

議事録の取り方について

GoodleDocsでみんなで同時編集して、みんなで作り上げる。
個々人の進捗は30分前にSlackで@hereでメンションを飛ばして書いておいてもらう。普通のWikiやConflenceだとコンフリクトを気にしないといけないが、GoogleDocsなら気にしなくて良い。
同じドキュメントにリアルタイムで反映されるので、込み入った話でも話を聞いて理解した人が「こういうことですか?」と言うのを書いて意識共有ができるようになった。

フォーマットについて

進捗内容は「今ここ」「ここまで終わった」「来週ここまでやる」のポインタを変えてもらうだけで二回同じことを書く必要をなくした。

案件担当者は自分の案件の進捗を書くが、他の人がそれを聞いて懸念点や補足を議事録に追記していく。可能なかぎり議論の流れも書く。書いてなかったら誰か(現状では主に私になってしまっている)が補足する

障害報告会について

障害報告についてはインフラ勉強会の方へ移動した。障害があった週の勉強会は障害をネタにその対策を練って学習を進める。特に障害がなければ誰かが学んだ新技術か先輩が継承していきたい技術について話す。たまに読書会。
障害はインフラ分野の偉大なる先生。

課題

  • 新人の理解度が甘くなりがち。少なくとも議事録をとってもらってれば最低限の当事者意識があるが、単に聞いているだけだとなかなか。
  • しかし先輩含めて数人の時間をその理解のために全部消費するかと言うと悩ましい。結果、とりあえず新人はドメイン知識を含めて100パーセントを理解してもらうのは諦めた。80パーセントわかっていればよく、重要なことは先輩たちがその場もしくは後で説明する。覚えておいて欲しいことはちゃんと説明しておくという先輩の意識が必要になる。
  • 議論の時間があるぞ、となると話したい内容はもっとあるので結局時間は結構かかる。
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