職場にチャット環境を導入したい
チャット、便利ですよね。なぜ便利なのか、はここでは説明しません。
主に、私が次にチャット環境を整備したときにメンバに読んでもらう用です。
もしも、これを読んで「チャットを試したい。けどSlackというのはクラウドサービスだから、ローカルでチャットできないかな…」という人がいたら宣伝です。（仮想マシンの中にチャットを立てる手順です。）
Windowsで(VMの中に)RocketChatを立てたい
書くこと
私がチャット環境を構築するときに、作るチャンネルとその使い方
前提
想定しているツールは、Slack、またはRocketChatとします。
命名例の紹介のため、仮にここに"aaa"PJがあり、その中に"app1"チームがあるとします。他に"app2"チームがあるとします。
必ず作るチャンネル
PJやチームが小規模であれば、以下で紹介するチャンネルの役割を１つのチャンネルにまとめるのはアリです。
ただ、チャットの特性上「すぐ会話が流れる」ので、なるべく分けましょう。
1. 全体連絡・情報共有用チャンネル（鍵付き(private)チャンネル）
- 作成単位: PJ全体・チーム単位
- 参加メンバ: PJまたはチーム全員
- 命名例：aaa_general, app1_team_general
PJやTeamの重要な連絡事項や、決定事項等の共有を行うチャンネルです。
「チャンネル参加メンバは必ずこのチャンネルへの投稿内容を確認する」ことが必要です。
PJで１つのチャット環境なら、デフォルトで用意される公開チャンネル(general)がaaa_generalの代わりになります。
このチャンネルの注意事項は、「雑談をここでしない」「議論もしない。議論になり始めたら、なるべく議論する人だけが参加してる狭いチャンネルに移動して議論し、結論が出たらaaa_generalに書く」。
とにかく一番多くの人に「必ず確認すること」を要求しているので、余計な情報によって、本当に重要な情報が埋もれないようにする必要があります。
2. 業務連絡チャンネル（鍵付き(private)チャンネル）
- 作成単位: チーム単位
- 参加メンバ: チーム全員
- 命名例: app1_team_業務連絡, app2_team
日常の業務連絡や、議論・情報共有を行うチャンネルです。
「話しかけたい相手がいるなら、必ずメンションをつける。メンションがなければ無視されても仕方がない」場所です。
一番よく使うチャンネルですが、いろいろな話題で混ざるので、「同じ話題が多いな〜」と思った人が早い段階で、別チャンネルを作るように働きかけてください。口には出しませんが皆喜びます。
3. チーム間連絡チャンネル（公開(public)チャンネル）
- 作成単位: チーム単位
- 参加メンバ: 窓口役は参加必須＆そのチームに用がある別チームの人
- 命名例: app1_team_com
「自分のチーム名が入っているチャンネルが、そのチームの問い合わせ窓口（例:メーリングリスト）」のイメージです。
例えば"app1"チームに用(依頼・質問)がある"app2"チームの人は、app1_team_comに参加して発言します。（メンションは任意）
「窓口役を明確にし、窓口役は、そのチャンネルの全てに、"着信したこと"や"回答”を返信する」ことが求められます。
よく作るチャンネル
必須ではないが、よく作るチャンネルを紹介します。業務連絡チャンネルの流れを穏やかにするためにも、状況に応じて作成してください。
4. 勤怠連絡チャンネル
- 作成単位: チーム
- 参加メンバ: チーム全員
- 命名例: app1_team_attendance, app2_team_勤怠連絡
「遅刻や休暇連絡をする」チャンネルです。
「遅刻します、半までには着きます」「体調不良で休みます。」など。
"そういえばあの人いないけど…？"というとき、勤怠連絡チャンネルがあるとすごく便利です。
5. レビュー依頼チャンネル
- 作成単位: チーム
- 参加メンバ: チーム全員
- 命名例: app1_team_review
「レビューを依頼する。レビュー完了報告・指摘内容を返信する」チャンネルです。
PJの時期によっては"レビューお願いします”でチャンネルが流れて 鬱陶しい 困ったことになります。
試しに作ってみると、意外と好評なチャンネルのうちの１つです。
6. 〇〇工程など期間限定チャンネル
- 作成単位: 期間ごと
- 参加メンバ: チーム問わず関係者
- 命名例: it_Asubsys_com, st_scenario_com, app1_team_Asubsys
「期間限定で、その関係者が集う」チャンネルです。
例えば、複数のサブシステムから成るシステムを作るPJで、"Aサブシステム"と"Bサブシステム"でチーム内でも人員が分かれて作業する場合、１チーム内でも全く別の話題が交差するので、別チャンネルに分けたほうがいいことがあります。
あと、工程によっては他チームと合流したりするので、チームにこだわらないチャンネルがあると便利だったりします。
また、のちのち会話を遡りたいとき、記録をまとめるという点でも意外と便利です。
7. 雑談チャンネル
- 作成単位: 任意
- 参加メンバ: 任意
- 命名例: app1_team_random, app2_team_lunch
「業務外の連絡をする」チャンネルです。
"お昼ご飯、2Fの〇〇屋にするけど来る人〜？", "雨降り始めた"などです。
最後に
チャンネルの運用は文化や人にもよります。正解はありません。
ただ、運用がごたごたすると、使ってくれる人が減っちゃうので、想いのある人が先導できるとよいですね。
他に、よい案があれば、教えてください！
では、よいチャットライフを！