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SmartHR Slack の歩き方【完全版】 (運用ガイドライン/マニュアル/ルール)

SmartHR Advent Calendar 2019 10日目を担当するコーポレートエンジニアの yamashu です。

これはなに :question:

  • SmartHR の社内ドキュメント Slack の歩き方 を全公開します
    • 全従業員に意識してもらっている Slack 運用のガイドライン的なもの です
    • ルールは堅苦しくてちょっと違うかも 🦆
    • 2019年12月時点のものです
  • 入社オンボーディングで必ず説明
    • Slack は全社導入済み、Slack がないと仕事が成立しないレベルの使い方をしています
    • Slack の使い方はとても大切で仕事への影響も大きいので、入社当日に1時間くらいかけて説明します
  • 完全版じゃないやつ?

YOU はどうして完全版を :question:

  • 情シス Slack で聞いたら、全公開することで誰かの役に立ちそうだった :smile:
  • Slack の運用は情シスの悩みの種なのかもしれません :sob:
  • オープン社内報の記事ほどわかりやすくはないかもしれませんがご了承ください :pray: :pray: :pray:
  • その代わりほぼ全コンテンツを盛りました :rice:

ファイル名
(↑アイコンと Display Name を出してもいいと快諾いただいた皆さんに感謝です :pray:


ファイル名

これはなに :question:

SmartHR ではコミュニケーションツールに Slack を採用しています。
利用するにあたりご一読ください!

アイコン :camera:

  • めちゃくちゃ重要です!!!
  • アイコンで人を覚えたり認識する機会がとても多いので、すぐにつけましょう :sparkles:
  • 著作権には気をつけてください :pray:
  • もしカッコいい写真がほしい場合は人事が撮影を承っております
  • みんながどんなアイコンを使っているかは↓で確認できるよ :eyes:
    • Command + Shift + E
    • ファイル名

名前 :bust_in_silhouette:

  • 基本方針
    • 表示名か氏名のいずれかで検索ヒットするようにしましょう
  • 表示名 (Display name)
    • 自由に決めて大丈夫
    • 英数字でお願いします
      • 日本語だと変換しないといけないので :sob:
    • 空白の使用はやめてください (ハイフン、アンダースコア、ピリオドはセーフ)
      • OK yamashu
      • OK Shuhei.Yamamoto
      • NG Yamashu Toel Ur Laputa
      • NG やましゅう
  • 氏名 (Full name)
    • ローマ字の本名または社内で通用するビジネスネーム
    • 姓名の順番は問いませんが、姓名の間に 半角スペース を必ず開けてください
      • OK Shuhei Yamamoto
      • NG Shuhei.Yamamoto
  • 役職・担当 (What I do)
    • チーム名を入れましょう
    • 役職名、やっていることがわかると尚良い
Q. どうして display name が日本語じゃだめなの?
A. @つけてメンション飛ばす時にサジェスト(候補表示)されなくなるから
Q. なんで姓名の間に半角スペース開けるの?
A. 一部画面で氏名サジェストが効かなくなるからです(チャンネル作成時の招待ユーザなど)

DM (Direct Message) :e-mail:

  • 対象者を指定するクローズなコミュニケーションのための機能
  • SmartHR では原則使いません
  • DM で質問とかされても「オープンな場所で聞いてね :musical_note: 」と返します、ゴメンネ :pray:
  • どんどんオープンな場でコミュニケーションをしましょう :muscle:
  • 例外

image.png

チャンネル :tokyo_tower:

チャンネルの作り方

  • SmartHR での考え方 :thinking:
    • 誰でも自由にチャンネルを作ることが出来ます
    • 自分の興味分野について雑談したり、ニュースを共有し合うのもOKです
    • 気軽に交流しましょう!
    • 業務でも1つのチャンネルで複数の話題を話すようになってきたら、トピック単位でチャンネルを分けると便利です
  • チャンネル作成
    • チャンネル名
      • 業務に関わるもの -> チャンネル名は prefix + 英数字
      • 業務に関わらないもの -> チャンネル名は 任意
    • 公開範囲
      • 原則 Public
      • Private にするもの(DMと同じ)
        • 人事情報、労務情報、個人情報等のセンシティブな情報を扱う場合
        • お金に関すること
        • 認証情報 (ID, password, token, ...)
        • etc

チャンネル作成通知

  • #feed_slack にチャンネルが作成されたら通知されるのでご参考に :pray:
    • Slack API で Event を拾っています
    • 絵文字が新しく作成登録されたら esa に自動でインポートするようにもしています
    • "(\( ⁰⊖⁰)/)" コノハナシジュヨウアル?

ファイル名

主要なチャンネルの一覧

1000くらいの Public Channel があるのでいろいろ探してみてください!

チャンネル 用途
#hr_joining-smarthr 入社前後のコミュニケーション用
#engineer SmartHR のエンジニアが集まるチャンネル
#event 会社イベントの実況、議論、オペレーション指示
#general 会社公式の全体通知用
#nippo 日報の投稿先
#random 全社雑談、ゆるい感じ
#reception_grand_tower 来客申請用 → 詳しくはコチラ
#times_[表示名] 任意の個人業務記録、つぶやき
#cp_シャッフルランチ 毎週水曜日のシャッフルランチお知らせ用
#feed_[トピック名] ニュースや通知とかを自動で流す
#名言 社員の名言が流れてくる素敵なチャンネル
#名画 社員の名画が流れてくる素敵なチャンネル
#趣味_[トピック名] 趣味についてつぶやく
#同好会_[トピック名] 部活の進化前
#部活_[トピック名] 会社が認めた部活動

グループ別チャンネル

トピック名がない代表チャンネルに入っておくと他グループのことがチョットワカル 🦆

チャンネル 用途
#cp_[トピック名] コーポレート
#cs_[トピック名] カスタマーサクセス
#design_[トピック名] デザイン
#dev_[トピック名] 開発
#hr_[トピック名] 人事
#marketing_[トピック名} マーケティング
#qa_[トピック名] QA
#sales_[トピック名] 営業
#sp_[トピック名] サポート
#sec_[トピック名] セキュリティ

社外共有チャンネル

  • #ext_[共有先] で作成
    • external の略です
  • 社外の人がいるため発言に気をつけましょう :eye: :eye:

ToDo チャンネル

ファイル名

  • #_todo_[トピック名] で作成
    • _ をつけてチャンネル一覧の上にくるようにしている
  • 必要な人を招待する
  • ガンガン @channel or @here でリマインドする
  • 終わった人はチャンネルを抜ける
  • 全員終わったらチャンネルをアーカイブする

メンション :arrow_right:

Slack での会話中に他のメンバーの注意をひかなければならない場合もあるでしょう。メンションを含むメッセージを送信すれば、あなたがメンションしたメンバーに通知が届きます。📣

送る側

  • 依頼したい事、依頼された事への報告、返信がほしい場合など後続のアクションが必要となる場合には、個人 or グループに必ずメンションしましょう
  • メンション先の人が休暇、社外にいる、業務時間外等の場合もメンションしましょう
    • 気遣いは不要、逆にメンションしないと相手は気づけない
    • 後であらためてメンションしようと思って忘れることもある
  • 絵文字リアクションは相手に伝わりにくいので通知したい場合はメンションを使いましょう

受け取る側

  • メンションはどんどんくるので、通知コントロールを各自でお願いします
  • 休暇等で読みたくない時は非通知、おやすみモード推奨(設定方法

全体メンション

  • 以下のメンションはチャンネルに入っているメンバー全員にブロードキャストされます
    • @channel
      • チャンネルにいる すべてのメンバー
    • @here
      • チャンネルにいるアクティブ状態のメンバー
      • アクティブ状態の定義はデバイスによって異なるので↑のリンクを確認ください :pray:
  • 全員に何かを伝えたい時にうまく使いましょう :muscle:
    • #general #random は全員が入っているチャンネルなので全社通知に使ってください
      • 全従業員が知っておいてほしい情報/全従業員にやって欲しい依頼
        • 採用情報の通知
        • PR 情報の拡散依頼
        • 影響範囲、緊急度が高いインシデント情報の共有
        • etc
  • 逆に全員に通知されるので使う時に少し気をつけましょう :raised_hand:
    • #general@channel すると150人以上に通知が飛びます :airplane:
      • 人が増え最近通知が多くなってきた
      • 個別質問が @channel でされることがある
    • 通知範囲を狭めることはできないか?
      • 例:オフィス環境のことで困ったら #cp #cp_総務 できいてみる :ear:

マイキーワード

  • 自分からプロアクティブに情報を拾いにいく手段
  • 設定したキーワードが発言されると自分にメンションがくる
    • 自分が入っているチャンネルだけ

ファイル名

ステータス :speech_balloon:

  • Slack のステータス機能は確認しにくいので使っていません
    • そのときの気持ちを表したりと自由に使ってください :pray:
    • 設定方法
  • 誰がいつお休みをとっているかわからないので Slack の表示名でお休みをわかるようにしましょう :sparkles:
    • yamashu -> yamashu_12/25休み
    • 日付、期間をつけること
    • 相手がメンションするときに気づける
    • ファイル名
  • ステータスと表示名は社外ユーザーにも見えます :eye: :eye:

スレッド

  • 任意のメッセージに会話をぶら下げることができる
  • チャンネルにメッセージが流れないので見通しがよくなる :eyes:
  • 公式のマニュアル
  • 例: SKJ スレッド
    • SKJ = 毎週水曜日に実施している全体会議、さぁ〜て今週の経営状況は?の略
    • #event_skj にたつスレッドで全体会議の質問等を受け付けます

ファイル名
ファイル名

絵文字

  • SmartHRは絵文字リアクションでのコミュニケーションが活発です!
  • 「確認しました」「よろしくお願いします」「ありがとう」「ごめんなさい」といった気持ちの表現に便利
  • コミュニケーションツールの1つとしてどんどん活用してください
  • カスタム絵文字は自由に登録してOK
  • 3000個超えてた :tada: :tada: :tada:

ファイル名


おわりに

  • SmartHR という会社は Slack が大好きです :heart_eyes:
  • 仕事を楽しくする最高のツールだと思います :joy:
  • このドキュメントはそんな SmartHR の全従業員による Slack への愛と知恵で構成されています
  • この記事が誰かの役に立てば幸いです :smile:
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