1.きっかけ
こんにちは、やまな。です。
小売業で人事のお仕事をしています。
以前は社宅のデータ照合を自動化するためのGASのコードを
ChatPTとともに書いてみました。
よければそちらもご覧ください。
さて、今回は人事データ管理を一元化すべくAppSheetに挑戦しました！
きっかけは、そう。
あれ、あのデータどこに保存したっけ！？
なんてことが起きたからです。
技能実習生は現在3期生から10期生までが働いており、その人数は200人前後。
それなりの人数で情報量もなかなか。
さらに、日本国籍の社員とは違い、ちょっとしたことでも問い合わせがきます。
だからこそ、必要な時に時間をかけずにデータを確認したい！
データの整理もしたい！
という思いから作成に挑むことにしました。
2.使用したツール
3.つくったもの
文字データの従業員リストに画像データ（PDF）を添付して保存できるようにしました。
写真もその場で撮影、登録できるようにしました。（画像はサンプルです）
3.制作過程
基盤をつくる
まずは基本情報をGoogleスプレッドに入力します。
サンプルの情報を入力、AppSheetを開いてアプリの基本の形を作りました。
文字情報を中心に項目を作ります。
次に表示画面の設定をします。
Excelで管理していたようにしたかったので基本的には一覧として表示させるようにしました・
スマホでは最初の画面で管理団体を選べるように、また、PCでは左端に管理団体名を表示させて、それぞれの所属の実習生のみ表示できるようグループ化しました。
次に、PDFデータの保存です。
この二つはGoogleドライブに保存後、そのリンクを貼り付けることで閲覧可能にしました。
写真は受入で実習生と直接会ったときに写真を撮る可能性も高いので、スマホではその場で撮影してすぐ保存できるようにしています。
もちろん、PCでは写真を撮ることができないので、データを貼り付ける形でもできるようにしています。
ブラッシュアップ
ここからはさらに利便性を高めるための作業に入ります。
社宅の住所の入力が地味に面倒、という声を同僚から頂きましたので、その部分の改善です。
といっても、私は自分でコードが書けない初心者なので、
いつもと同じくChatGPTにお願いして書いてもらいました。
function getAddress(postalCode) {
if (!postalCode) return '';
const response = UrlFetchApp.fetch(`https://zipcloud.ibsnet.co.jp/api/search?zipcode=${postalCode}`);
const data = JSON.parse(response.getContentText());
if (data.results) {
const result = data.results[0];
return `${result.address1} ${result.address2} ${result.address3}`;
} else {
return '住所が見つかりません';
}
}
このコードをGASに入力しました。
郵便番号だけ入力すれば、県名と市や区まで入力を自動でしてくれます。
4.まとめ
今回つくりながら職場で使ってもらい、意見・要望を聞いてさらに作りこむ、という作業をしています。
しかしまだまだ発展途上。できていないことも使いこなせていないものもいっぱいです。
特にPDFをリンクで結び付けるのは保存してリンクを取得してさらに貼り付けるという作業が発生しており、簡単にしたつもりで逆に難しくしてしまった部分でもあります。
これからの課題としてはこれです。
・PDFを添付することで自動でGoogleドライブに保存されるようにする
・実際に使いながら問題点を見つけ、改善していく
つくって終わりではなく、継続して使えるものをつくる。
そのために引き続き頑張りたいと思います。