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@y_a_m_a

イベント運営の手順・普段気をつけていること

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はじめに

こんにちは。yamaです。

私はIDEACTIVE JAPAN PROJECTの学生アンバサダーとして、アイデアソンイベントやハッカソンを30回以上運営として参加、企画を行ってきました。その際に気を付けていたことや開催の流れについて備忘録として書きます。

ほとんどが開催を通じての体験から学んでいることなので、もっといい方法があるかもしれません。その際は教えていただけると勉強になります。

  • 今まで行ってきたイベント（一部）

イベント開催までの流れ

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ここにある流れはあくまで例であるため、一概に当てはまるとは言えません。ただ、経験上ゼロイチでイベントを作る際は、だいたいこのスケジュールになるかと思います。

2ヶ月前：調査企画立案

イベントの立案は遅くとも2ヶ月前ぐらいから行います。

実際に行う際は日時を決めてからコンテンツを決めることが多かったです。

イベントのコンテンツに関しては、

  • 参加者のターゲット
  • 参加者のニーズ（ヒヤリングなどでの調査）
  • イベントの目的

を考えながら作成をしました。

実際に、中高生向けのイベントとして、「はじめてのビジコン」として気軽に参加しやすいオンラインの3時間のワークショップを行いました。

ニーズとして、現場で活躍する社会人からのフィードバックや交流できる機会や大学生のサポートがあることが参加するモチベーションになっていることがわかりました。

1ヶ月以上前：協力先確保

イベントを行うことが決まった後は、協力先の確保です。

実際に、場所の確保やイベント協力してくださるメンターさんへの募集、イベント運営メンバーが挙げられます。

この際に、どのようなイベントをいつどこで行うかが明確になっている必要があります。

日時や協力していただきたい箇所が書いてある簡単なスライド概要などがあると協力していただけることが多くなります。

2週間以上前：イベント告知・集客

2週間以上前に場所や内容が定まりイベント告知ができると望ましいです。理由としては、イベント開催で一番大変なのが集客の部分です。

実際にイベントのターゲットへTwitterDMで50通以上案内送ったりしたことやInstagramの広告、以前にイベントに参加したことがある方への案内なども行ったことがあります。

イベントの募集は申し込んだら自動返信があると非常に親切なイベント申し込みフォームになります。

Forms+PowerAutomateですごく簡単に作れます。また、Google Forms+GASや最近だlu.maなどのサービスもあるそうです。

CompassやPeatixなどもリマインドがあるのとそのままコミュニティ化できるためおすすめです。

魅力的なキャッチコピーや宣伝画像などもあると集客がすごく楽になります。

5日前・1日前・当日：参加者リマインド

イベントの流れ（事前準備や入館の方法など）はできるだけ多くリマインドをしましょう。

事前準備や持ち物をリマインドしても、忘れてくる参加者はいるため想定に入れておきましょう。

また、イベントのドタキャン率は多くて申し込みの半分、どんなに少なくても数名はいます。

適切な回数リマインドなどをすることでドタキャン率を少なくすることができます。

1週間前：タイムスケジュール&当日スライド完成・関係者説明会

イベントの準備においてタイムスケジュールとスライド作成が終わると準備としてはほぼ終わりです。

逆にタイムスケジュールを作りシミュレーションをしないと必要なものなどがわからないです。

作成が終わったら関係者とともにタイムスケジュールを見ながら当日の流れを確認して当日に備えます。

イベント開催

イベント開催中は、タイムスケジュールを見ながらどれくらい想定通りに進んでいるか確認しながら進めましょう。

イベント振り返り

イベント終了後に関係者へのお礼やアンケート修正、運営側での気づきや次回改善点などをできるだけ早い段階で書き出しておくと次につながります。

事前準備で一番大事なタイムスケジュール

タイムスケジュールを書くことが一番大事です。

イベントのタイムスケジュールを作成します。

スプレットシート、またはエクセルを使用して、タイムスケジュールには、「誰が、いつ、どこで何をするか」を全て書き込みます。

実際にイベントの際に使っていたテンプレートが以下のリンクです。

ポイントとしては

  • 当日の流れややらなければいけないことを全てかく
  • 参加者やメンターだけではなく、運営の動きそれぞれの人に対して動きをかく
  • 運営は休憩などの時間も決めておく
  • シートを見るだけで動けるできるだけ具体的なものを作成する

が挙げられるかと思います。

image.png

イベント中に気を付けていたこと

  • 視野を広く持つ

    • イベント中は自分の役割や運営に必死になることがあります。しかし、できるだけ広くイベントを見て参加者の動きや運営メンバーの動きまで見て臨機応変に動けるように余裕を持つ
    • イベント当日はイベントのコンテンツに純粋に楽しめるぐらい余裕を持つ
    • 写真撮影を行えるぐらい余裕を持てると楽しいです。
    • イベントの運営で目の前のことだけではなく全体の流れや状況を意識することで、イレギュラーな対応やタイムスケジュールに書いていないが参加者にとってプラスになる動きもできるかと思います。

  • 運営の連絡の透明性を保つ

    • イベント中は、いわゆる「報連相」をオープンな状態で行っていました。
    • 実際にイベントでは、会話で決めたことや問題があった際はSlackで共有を徹底していました。Slackに一言共有することで関係者以外の人にもログとして残るため、後で関係するようになった時に見返せることや誰がどこにいるなどの最新の情報もログとして残ります。

  • 体力を温存する

    • 一日のイベントを行う際は体力勝負になりがちです。
    • できるだけ、体力温存やエネルギー補給をしましょう。

  • イベントのつかみが大事

    • はじめのつかみがうまくいくとイベント全体が盛り上がる傾向があります。イベント参加者ははじめてのイベント参加なので緊張をしているので場を和ますことが大事です。
    • 音楽やBGMを流しておいた方が、うまくいくことが多い印象です。
    • また、イベントの説明が長くなる時やグループワークの時も小さく音楽を流しておくとグループワークがうまくいくことが多いです。おそらく、ざわざわしている方が話しやすい環境になるのではないかと思います。
    • （音楽はぶつ切りではなくてフェードアウトをするなどの細かい気遣いがイベントのクオリティを高めます。）

おわりに

イベントを行う際に気をつけていることを、書き起こしてみました。

イベント開催の役に立てば幸いです。

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