私の職場でRPA、HeartCoroRoboを導入してから１ヵ月（お試し期間を含めれば２ヵ月）が経過しました。区切りもよいので、使用状況などをまとめてみます。
現時点では、まだロボの完全自動化まではできていませんが、必要なタイミングでロボを動かし処理を実行する半自動化という意味では、いろんな作業を自動化できています。ロボが操作している間は、自分のパソコンは使えませんが、その間に書類のチェック作業をしたり、次の作業の準備をしたりと、時間を有効活用できていると思います。
活躍している主な業務
１．ネットバンキングからのデータダウンロード、入金処理、会計システムへの連携データ出力
２．社内システムＡからデータ出力し社内システムＢでデータ取込。内容ごとに設定変更をしながら請求書印刷
３．予算管理システム上のデータ承認（IE、Chrome両方に対応。番号にしたがって別画面で操作）
４．月次で行う確認作業のため各システムからのデータ出力
５．十数社から集まってくる資料請求データを、各社のWEBページにアクセスし、新規請求者のデータを検索してダウンロード。
以下、それぞれの処理についてコメントしてみます。
１．ネットバンキングからのデータダウンロード、入金処理、会計システムへの連携データ出力
私は経理の仕事をしているので毎日夕方に預金口座の入出金明細をダウンロードし、入金処理をしていました。他の人にお願いするとしてもその人の業務時間が割かれることとなるため、結局自分で作業していました。しかし、ロボに操作を覚えさせることで、口座の入出金明細を開き、PDFとCSVデータをダウンロードする処理を自動化できましたし、入金処理の際にスクリーンショットを保存することで、後で確認することもしやすくなりました。自分ではわざわざ一つひとつスクリーンショットを撮るのは難しいですが、ロボは設定した通りに動いてくれるため、ありがたいです。
２．社内システムＡからデータ出力し社内システムＢでデータ取込。内容ごとに設定変更をしながら請求書印刷
社内システムが整備されていても、システム間のファイルのやり取りは手動で行っているケースがあると思います。また、クラウドサービスを活用することで、クラウドサービスからのデータを社内システムに取り込む作業も生じますが、そのようなデータの出力、別システムでの取込作業も、自動化できました。
また、内容に応じて印刷範囲を指定したり、入金期日を設定しながら請求書印刷を行うため、同じ印刷画面で何パターンもの条件変更をしながら手動で印刷していたものを、前回ご紹介したプロシージャを使って、印刷条件を変数として受け渡すことで、一つのロボで実現できています。
３．予算管理システム上のデータ承認（IE、Chrome両方に対応。番号にしたがって別画面で操作）
各部署から出された書類の番号をもとに、クラウド上のシステムでデータを検索・承認し、会計システムに連携するのですが、各部署の担当者がデータ送信し忘れている場合、別画面を開いてデータ送信してから、再度承認作業をする必要があり、ストレスを感じていました。
今ではEXCEL上に処理したい書類の番号を一列に入力し、ロボを実行するバッチファイルへのハイパーリンクをEXCEL上に張り付けておくことで、EXCELからロボを起動して、処理を実行する仕組みが実現できています。
このロボは私よりも同じ部署の２人に使ってもらっていますが、一人はIE、もう一人はChromeで作業しています。IEとChromeでは同じクラウドサービスでもボタンの形が微妙に異なり、他のRPAでは処理が止まってしまうことがあるのですが、HeartCoreRoboでは一つのロボにIEのボタンとChromeのボタンを覚えさせておけば、どちらも処理することができるため、両人に活用してもらえています。
また、HeartCoreRoboは一つの実行ライセンスで複数人が操作できる（同時実行は１ライセンスにつき１台のみ）というのもありがたいです。
４．月次で行う確認作業のための社内システムからのデータ出力
社内システムと会計システムの数値や、預金残高と会計システムとが一致していることを確認する作業が毎月生じるのですが、システムからデータ出力し、EXCEL上でデータを比較し、過不足があればデータを修正して再度システムからデータを出力し、というように、同じ画面からデータを何度も出力する必要があります。こちらもロボに操作を覚えさせることで、少しは気持ちが楽になりました。
５．十数社から集まってくる資料請求データを、各社のWEBページにアクセスし、新規請求者のデータを検索してダウンロード。
業種の都合上、色んな業者を通じて資料請求を受け付けているため、各社からそれぞれのサイトにデータがアップされ、通知メールを受信したらサイトにアクセスしてデータをダウンロードしていました。しかも、１社につき複数のIDがあるため、IDを変えてログインしなおして、ダウンロードして………。他の部署の仕事とはいえ、RPA化したい作業の一つと考えていました。
こちらもロボを作成することで、メール受信の有無にかかわらず、サイトにアクセスして条件検索し、新たなデータがあればダウンロード、無ければダウンロードしないでログアウト、という処理が実現できました。こちらは朝、出勤前にロボを実行させるようにバッチ処理を設定しており、出勤した時にはその日のデータがダウンロードされている、という状況ができています。
今後実現したいこと
１．今は自分がロボを実行しているものを、自動化したり、もう少し使いやすくして他の人に使ってもらう
２．定例の報告書類へのデータ反映
３．上記４のシステム間の差異の発見や修正データの作成
もう少しいろんな人にロボの有用性を実感してもらえたら、今は一つしかない実行ライセンスを増やしたいと思っています。とりあえず、現時点のまとめでした。