グループウェア「mitoco」を使ってみよう ～【V19.1新機能】承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応（ワークフロー）【その４】～

はじめに

mitoco V19.1 がリリースされました。

▼リリースノート

こちらを確認すると「承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応」と言う機能が追加されたようです。

2.ワークフロー
　2.1.承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応
　承認プロセスの各承認ステップや最終承認、最終却下、取消時に
　申請フォームが変更できるようになりました。
　承認プロセス管理にて対応する申請フォーム指定することができます。
　申請フォームを変更することで、申請が進んだ場合に
　レイアウト上参照できる項目を追加／削除したり
　項目の編集可／不可を変えたりすることができるようになります。

と、記載されています。

で【機能】を確認をしました。

で【注意事項】を確認をしました。

で【利用方法】の第一回目を確認しました。

交通費精算してみましょう

申請しましょう

• [+] ボタンをクリックして、交通費申請の内容を用意しましょう。

• なお、申請するユーザは「テストユーザ１」です。
  

• 申請フォーム（レコードタイプ）を選びましょう。

• 申請者なので「レコードタイプ_交通費申請_申請者」を選び、[新規申請] ボタンをクリックします。

• 申請内容を入力しましょう。
  

• 申請するために「承認プロセス名」で作成した承認プロセス「交通費申請（2023年）」を選択し、[申請] ボタンをクリックします。

上長として承認しましょう

「申請者」と「承認者」が同じユーザですが、引き続き「承認者」として操作します。

• 「承認待ち」一覧に切り替えます。
  切り替えると「承認する必要のある申請」が表示されていることが判ります。

• [件名] のリンクをクリックして、「申請情報」を確認します。

• また「承認履歴」も確認します。「STEP1」にいることが判ります。

• 「上長が「上長メモ」に入力する」を試すために、(…) から「編集」を選択します。

• 「上長メモ」が編集できるようになっています。（「件名」については、編集もできてしまいますが、編集できないように読み取り専用にする設定は無いです）

• 「上長」としては「承認」として [承認] ボタンをクリックします。

• 承認したことにより「処理済み一覧」に、その申請データの情報が表示されています。

経理部として承認しましょう

「経理部」のユーザとして「テストユーザ3」に切り替えます。

• 「処理待ち」一覧を表示し、当該のレコードの件名をクリックします。
  

• レコードタイプが「レコードタイプ_交通費申請_経理部」に切り替わっていることが判ります。
  

• 現在のステップも確認しておきましょう。「STEP2（経理部）」にいることが判ります。
  

• 「経理部メモ」を入力してみましょう。(…) からメニューを表示し「編集」を選びます。
  

• 「経理部メモ」に入力し、[保存] ボタンをクリックします。
  

• 入力できたので、[承認] ボタンをクリックします。
  

• 「状況」が「承認済」となりました。
  

• 念のため、承認済み になっているかフローを確認しましょう。
  

申請者に切り替えて、申請した内容を確認しましょう

• 申請者である「テストユーザ1」に切り替えて、申請した内容を確認します。
  

• 「経理部メモ」が見えてしまっています
  

とある項目は
あるユーザでは「見える」
あるユーザでは「見えない」
と言うことを実現させる場合は、項目レベルセキュリティにて「参照できる／できない」を制御する形が良いでしょう。

権限セットを調整します

• 「申請者」用のレコードタイプを開き、「項目権限」の「経理部メモ」を非表示にするため、「参照アクセス権」「**編集アクセス権**」のチェックを外します。

• また「上長メモ」を編集できないようにするため「編集アクセス権」のみチェックを外します。

  • 項目自体は見えても良いので「参照アクセス権」はチェックされている状態とします。
    

• 次に「上長」用のレコードタイプを開き、同様に「経理部メモ」を非表示にする設定をします。

• 「上長メモ」については、上長は入力可能なので「編集アクセス権」もチェックします。
  

その結果

• 「申請者」では、結果「経理部メモ」は表示されなくなり、要件の通りになりました。
  

まとめ

• 「承認者」によって、ページレイアウトを細かく制御する場合、「承認プロセス実行中の申請フォームの変更」を利用すると実現できる
• 各ステップに進んだとき、どのページレイアウトになるか、だけの考慮ではなく、承認済になった時や差戻したとき、どのページレイアウトにする必要があるか、をきちんと決めておく
• ユーザによって項目の表示・非表示に差がある場合は、状況・要件に応じて「項目レベルセキュリティ」で制御する

mitoco について

• Salesforce 上で動作するグループウェアの「mitoco」（みとこ）に関する記事になります。

• mitoco は「株式会社テラスカイ」のサービスです。

ご了承ください

• 記事は、2023年6月時点・mitoco V19.1 の段階の内容となります。
  • 内容は製品のバージョンによって仕様が変更されている場合があります。ご了承ください。