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グループウェア「mitoco」を使ってみよう～【V19.1新機能】承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応（ワークフロー）【その１】～

Last updated at 2023-06-21Posted at 2023-06-21

はじめに

mitoco V19.1 がリリースされました。

▼リリースノート

こちらを確認すると「承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応」と言う機能が追加されたようです。

2.ワークフロー
　2.1.承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応
　承認プロセスの各承認ステップや最終承認、最終却下、取消時に
　申請フォームが変更できるようになりました。
　承認プロセス管理にて対応する申請フォーム指定することができます。
　申請フォームを変更することで、申請が進んだ場合に
　レイアウト上参照できる項目を追加／削除したり
　項目の編集可／不可を変えたりすることができるようになります。

と、記載されています。
こちらについて、どのように使うのか、を考えてみたいと思います。

試してみよう

まず、こちらの機能はどのような機能なのでしょうか。
確認してみたいと思います。

記事を読む前に、Salesforce の機能の

レコードタイプ
ページレイアウト
プロファイル、権限セット
項目レベルセキュリティ

並びに

mitoco ワークフローの利用方法の基本的な利用方法

を理解している必要があります。

以下、例になります。

以下のような流れで、[STEP2] でレコードタイプが切り替わることを確認してみましょう。
レコードタイプが切り替わることで、ページレイアウトも切り替わります。

レコードタイプとページレイアウトの設定

申請データオブジェクトには「ページレイアウト」が２つ用意（「Data Layout」と「PageLayout002」の２つ）。

ページレイアウト「Data Layout」の構成。以下のように項目を配置。

ページレイアウト「PageLayout002」の構成。以下のように項目を配置。

ページレイアウト「Data Layout」と「PageLayout002」のページレイアウトの内容は全く異なっているところに注目です。

レコードタイプには「Default」「RecordType001」「RecordType002」の３つ存在。

「プロファイル」と「レコードタイプ」に対する「ページレイアウト」を指定。
判りやすいように、どのプロファイルでも
レコードタイプ「RecordType001」を選ぶとページレイアウト「DataLayout」
レコードタイプ「RecordType002」を選ぶとページレイアウト「PageLayout002」
を表示するように設定。

承認プロセス（バージョン）を作成。名前は「承認プロセス実行中の申請フォームの変更に対応（1）」とします。
STEPを2つ用意し、[申請]⇒[STEP1]⇒[STEP2]⇒[承認] と言う遷移を用意。
判りやすいように、2つのステップの承認者は「テストユーザ1」とします。

[STEP2] では申請フォーム(レコードタイプ) [RecordType002] に変更。

テストユーザ1 の情報とプロファイル、権限セットの設定

使用しているプロファイルは「標準ユーザ」を使用。

プロファイルに対するレコードタイプの権限
- プロファイル「標準ユーザ」で指定している「レコードタイプ」の利用権限として「RecordType001」のみ。

プロファイル「標準ユーザ」で指定している「申請データ」オブジェクトに対する「項目レベルセキュリティ」の設定として「レコードタイプ」「件名」と最小限利用できる項目のみ。

別途、権限セットを用意する。（名前は「申請データオブジェクトの項目レベルセキュリティ」とする）
権限セットの「オブジェクト設定」の「申請データ」として
項目権限（項目レベルセキュリティ）として、利用したい項目に対して「参照アクセス権」「編集アクセス権」を付与。

なお「オブジェクト権限」は「mitoco (Approvals) User」で設定されているため
権限セット「申請データオブジェクトの項目レベルセキュリティ」では付与しない。

「テストユーザ1」に対してmitocoの権限として
「mitoco(Approvals) User」
「mitoco(Base) User」
「mitoco(Collaboration) User」
「申請データオブジェクトの項目レベルセキュリティ」
を付与。