導入の背景
Sansanは、名刺管理サービスをスタートに、現在では複数のビジネスプロダクトを持つ企業に成長しています。しかし、組織規模が拡大するにつれ、情報共有が困難となり、各部門で使われるツールがサイロ化してしまいました。そこでSansanが選んだ解決策が「Notion」の全社導入です。
Notionを導入した目的と効果
1. 情報の一元管理
部門ごとに異なるツールを使用していた状況から、Notionを活用することで、プロジェクトや業務に関する情報を一元化しました。これにより、プロジェクトの透明性が高まり、リリース前のトラブルも減少しています。
2. Notion AIの活用
Notion AIを導入したことで、社内ドキュメントの検索性が向上しました。例えば、営業チームと開発チームの間で顧客要望の理解に温度差が生じることがありましたが、過去の顧客対応の記録をAIが整理してくれることで、双方が同じ情報を共有できるようになりました。
Notionの定着に向けた工夫
テンプレートとデータベース設計
Sansanでは、各プロジェクトで共通して使用できるテンプレートを整備し、業務プロセスを効率化しました。テンプレートを活用することで、新しいプロジェクトやメンバーがすぐにNotionに慣れ、円滑に業務を進められる環境を整えました。
社員のスキルアップ
Notionを効果的に活用するため、社内でのトレーニングを行い、社員のスキル向上を図りました。これにより、個人レベルでの効率化が進み、会社全体の業務効率も向上しています。
Notion導入のメリット：ミクロとマクロの視点から
ミクロ（個人）レベルでのメリット
Notionの導入により、各社員が業務ドキュメントやプロジェクト情報にアクセスしやすくなり、日々の業務がスムーズになりました。Notion AIによる検索機能も、個人の業務効率を向上させる要素となっています。
マクロ（組織全体）レベルでのメリット
プロジェクトの一元管理により、プロジェクト間の依存関係が明確化され、リスク管理がしやすくなりました。また、Slackの全体アナウンスをNotionのデータベースで管理し、既読・未読の把握も容易になり、組織としての透明性が高まりました。
導入の成功要因
SansanがNotionの導入を成功させた要因として、「Why（なぜ導入するのか）」が明確だったことが挙げられます。単に新しいツールを入れるのではなく、情報共有を効率化し、グローバルな成長戦略を支えるために導入したという共通の認識が社内に浸透していました。
まとめ
SansanのNotion全社導入事例は、情報共有ツールの導入と定着に関する多くのヒントを提供してくれます。IT企業や他業界のソフトウェアエンジニアにとっても、サイロ化した情報の一元管理や、ツール導入の定着化は大きな課題です。Sansanの取り組みは、同様の課題を抱える企業にとっても参考になるのではないでしょうか。
Notionのようなツールを活用することで、個人と組織全体の両面で業務効率を向上させ、成長戦略を支える基盤を構築することが可能です。この記事が、情報共有の効率化やツール導入における成功要因を考える一助となれば幸いです。