質問するための準備
新卒にとって仕事はわからないことだらけです。特に最初は新卒にとって、質問すること自体ハードルが高いです。
先輩社員から「わからないならどんどん質問してほしい」と言われることは非常にありがたいです。ただ、何もまとまっていない状態で質問に行ったところで先輩社員の方からしたら、
・何が聞きたいのかわからない
・解決するために何をしたのかわからない
・話が長すぎて覚えられない
などと感じるでしょう。もはや、質問自体を一緒に考える始末です。
互いにとって有益な時間にするため、私が質問するための準備として最低限していることを紹介します。
フォーマットに沿って考えをとにかく書き出す
わからない、困っている状況にある際には、まずは現状を考えていることを以下に沿って、思いつく限り書き出します。
【質問内容】相手に質問したいこと、疑問
【質問の背景】なぜその疑問に至ったのか、その内容を質問したいと思ったのか
【理想の状態】何がわかったらその疑問クリアになるのか、クリアになってどう次の作業につなげたいのか
【自分が調べたこと・試したこと】現状の自分でどこまで何を調べたのか、どんな試しを行ってみたのか
【自分の考え・仮説】調べた/試した上で自分が思いつく解決策、どこがわかれば今の疑問も解消されそうなのか
これらの内容を書き出すことで、
・本当に質問したい内容が見えてくる
・自分で何ができる、何を調べてみればいいのかがわかる
・質問する際に話がまとまっているため、話しながら考える無駄が省かれる
書き出すことで「本当に聞きたいことは何か」が少しでも明確になったうえ、質問する際も順序立てて伝えることができるでしょう。
「YES / NO」で答えられるような質問をする
新卒からしたら先輩社員は何でも知っているように感じます。
しかし、自分が取り組んでいる業務は自分の業務であって、相手の業務ではありません。なので、相手が答えを知っているわけでもなければ、全部教えてもらったらそれはもはや自分の仕事ではなくなります。
なので質問する際には、
・自分の仮説の中で考慮できていない部分はあるか
・この方針で進めようとしているがいいと思うか
・この方法で調べた/試したが他に方法はあるか
いきなりオープンクエスチョンが飛んでくるより、YesかNoで答えるほうが相手としても回答しやすいと思います。
自分の考えが相手に伝われば、相手も伝えるべき事柄がわかりやすくなるでしょう。
15～25分調べて/試して/考えて、それでもわからなければ質問する
質問するためにも正直時間はかかります。
最初は「質問するためにこんなに時間をかけて意味があるのか」とも思います。
ですが、自分の頭で考えることによって、自身の力もついていきます。時間はかかってもまずは自分で考える習慣を持つ必要があります。
そうはいっても、1時間もかけていてはさすがに相手も「それならもっと早くに相談してよ」と思うでしょう。
（最初は質問の準備をしていて、気づいたら1時間くらいかかっていました…）
よく聞く話では「15分かけてわからなければ質問する」というものがあるでしょうが、今の自分では考えを書き出して、調べる手段を洗い出して調べていたら15分なんて一瞬です。
なので、どれくらいやるかは多少人にもよるとは思いますが、私は早くても15分、遅くても25分ほど自分でできることをやってから質問しているようにしています。
さいごに
質問することは簡単なことではありませんが、仕事をするうえでは必要です。
自分と質問をする相手、互いにとって有益な時間にするためにも、まずは今のうちから準備を心がけています。
質問の仕方もまだまだ改善すべきところはあるので、よりよい質問ができるよう試行錯誤していきます。