はじめに
在庫管理をしたい場合、皆さんはどんなツールを思いつきますか？
商材が多い場合、データべースを導入して....と想像される方も多くいるかと思います。
しかし、導入に至るハードルは結構高いと考えています。
在庫管理では、「商品の在庫で更新されたタイミングがいつか？」「更新前の数量はいくつだったのか？」を気にされる方も多いと思います。
比較的簡単に操作できるGoogleスプレッドシードを用いることでも、上記２つの課題が解決できます。
スプレッドシートであれば、導入障壁も低く、最初の入り口としてはいいツール選定だなと感じています。
今回は、Google スプレッドシートを用いて在庫の更新日時と更新前の数量が簡単に特定できる方法について紹介します。
対象の読者
- 在庫管理をこれから始めたいけどデータベースを導入するほどでもないと感じてる方
- プログミングを駆使することなく、できるだけ工数かけることなく在庫管理をしたい方
方法
データの準備
まず在庫データについての準備です。
今回は以下でデータを準備し、在庫更新が模擬的にできるような設計にしました。
すでに日別の在庫数がわかっている場合はこちらの章はスキップで問題ないです。
- 2024年7月1日から2024年9月30日までの商品A001のデータが記載（A列、B列）
- 在庫の更新の有無(F列)と更新された増減数（D列）を記載
- 初期の在庫数のみを一番最初の行に記載
- 列名は「日時」「商品名」「在庫数」「在庫の増減」「更新前の在庫」「在庫更新の有無」「在庫更新のあった日付」の７つ
ではここから在庫更新を模擬的に実践していきます。
更新があった日のみ値を変えるのには、IF関数を用います。
数式の表現としては、下記で記載してきます。
=IF(「在庫更新の有無」列のN行目="◯",「在庫数」列N-1行+「在庫の増減」列N行,「在庫数」列N-1行)
上記数式を活用すると、在庫更新のあった2024/07/10の値が、増減数のあった量になっていることがわかります。
他の更新のあった日も同様の結果となっています。
「在庫更新の日時」の特定
では、本題に入っていきましょう。
先ほどのデータ準備と同じように、IF関数を使って下記のように数式を設定してきます。
=IF(「在庫の更新の有無」列N行目="◯",「日時」列N行目,「在庫更新があった日付」N-1行目)
それで数式を設定すると、「在庫更新の有無」で⚪︎がついているところで、更新のあった日付が記載されていることがわかります。
「更新前の数量」の特定
最後に「更新前の数量」の特定を行います。
前段と同様に、IF関数を用います。数式は以下で設定します。
=IF(「在庫数」列N行=「在庫数」列N行,「更新前の在庫数」列N-1,「在庫数」列N行+(-「在庫の増減」N行))
上記数式を活用すると、更新前の在庫数がE列に入っていることがわかりました。
まとめ
今回はスプレッド在庫更新があった日時と更新前の在庫数について紹介しました。
IF関数を活用することで、とても簡単に「更新された日時」と「更新前の数量」が特定できました。
また、私が模擬的なデータでやってみましたが、皆さんの環境下に合わせてカスタマイズすることで多くのケースで適応が可能です。
これから在庫管理を始めたい方、すでにスプレッドシートで在庫管理をされている方は活用してみてください！