仕事で誰かがミスをした時に気をつけたいポイントや、やるべきことをまとめてみました。
やるべきこと
事象の整理
まずは、何が起こったのかを関係各所・コミュニケーションツールから情報を集め整理するのが大事です。報告書のような形で何時・内容・誰がなどの詳細な状況をまとめると事象についての説明や、議論がしやすくなると思います。また、色々な人たちに共有することで色々な角度からの視点があるので気づきづらい問題点などの発見にも繋がります。
原因の解明
ミスをした本人からの声をしっかり聞き、どのような背景がありそうなったのかを理解し、運用上にも問題がなかったかを見直す必要もあります。
対策・回避策
まとめた報告書・原因などを元に会議で、"今後どうすれば起こらないのか"を議論する必要があります。また、回避策や対策を挙げるだけではなく誰がやるのか、その運用で問題がないかの確認もしなくてはいけません。会議などをする場合は、事象に関わるメンバーや、関連性のある部署などのメンバーも招集すると議論の幅が広がりやすくなります。
気を付けるポイント
ミスした本人の気を付けるポイント
ミスに気付いた時点で謝罪と上長や、関係者に対して報告をしましょう。カバー出来る部分は急ぎ対応し、対応が終わり次第正式な謝罪や、報告書などを作成し関係者に報告した方がいいかと思います。
また、報告書を書く際には事象がわかるように時系列や、内容などをまとめ対策や、回避策も記載しておくといいと思います。
ミスをした本人を責めるのではなく、組織的にどうすれば良かったのかを考える
ミスが起きたこと自体は当人が悪いのですが、組織的に考えた時に責めるのではなくどうすれば対策できるのかを考える必要があります。
ケア
ミスが起きた際の会議などにも注意が必要です。まずは、本人から個別に小さい範囲(チーム内のみや、上司の1対1など)で確認を取り確認・内容の理解・回避策などをざっと話し合いその上で、正式な会議などを開くことが重要です。ミスが起きた後、すぐに正式な会議が開かれてしまうと本人は萎縮してしまい本音や、事象の背景などの細い部分を伝えきれず、最終的には離職などにつながるケースなどもあります。そうならないためにも、慎重な行動が必要になります。
ミスは財産
ミスをして迷惑をかけてしまうのは大変なことですが、それによって問題点に気付き対策できることはいいことだと思います。ミスを起こさないように組織的にも各個人も気を付けていい環境を作れるといいと思います。