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ふりかえりを組織に広めるためのTIPS

はじめに

ふりかえりを始めたけれども、自分のチームに広げるのが難しい、と壁にぶつかっている人が一定数いるようです。私自身も同じ経験はしていますので、自分の経験や、随所でふりかえりを導入してきた側から見えてきたものをまとめてみたいと思います。

対象

ふりかえりの種別は問いません。プロジェクトのふりかえりだったり、ひとりのふりかえりだったり、チームのふりかえりだったり。ここでは少人数で、短いサイクルで行う「チームのふりかえり」を広めることを想定しながら話を進めていきますが、他のふりかえりに関しても使える部分はあるかと思います。

ふりかえりを広める際の障壁とその対策例

組織にふりかえりを広めるうえで、様々な障壁が存在します。この障壁も一概には言えず、組織の特色によってもどこが一番高い壁となるかは違ってくるはずです。

チームの賛同が得られないケース

チームでふりかえりをしてみようとしても、「ふりかえりって何」「やって意味あるの?」という話になるケースです。このケースはよくありますが、解消もしやすいケースだと感じています。

この場合は、ふりかえりの効果を知ってもらう、実感してもらうのが効果的だと感じています。ふりかえりのワークショップを実施してふりかえりの効果を実体験する、というのが一番効果的です。そういった時間が取れないのであれば、会議の最後の2-3分で「会議の進め方の改善案」を議論してみる、というのがふりかえりの始め方として効果的なのかな、と。
この手法は「これだけ!KPT」にも載っていましたが、会議の終わりに差し掛かったタイミングで、ファシリテーターから会議の改善についてのフィードバックを全員からもらい、参加者同士でよりよくなるためのアイデアを出し合ってもらいます(ここではふりかえり、とは言わないでOKです)。そうした活動を何度かやって、慣れてきたタイミングを見計らって、「実はいつもやってるのが、ふりかえりで...」と切り出すと、知らないものへの恐怖は和らぐはずです。

上司の賛同が得られないケース(時間)

チームはふりかえりに前向きだが、上司が「そんな時間を作るくらいなら働け」と言ってくるケースです。
ふりかえりをやることによってどんな定量的な価値があるのか、というのを求めてくる上司もいます。
ふりかえりでどんな定量的効果があるのか、というのは、正直なところ提示するのは難しいと思います。毎週、チーム全員の60-90分の時間を割いているわけですから、それによる費用対効果を明示しろ、と言われると厳しい。
この場合は「ふりかえりをやらない場合にどんなリスクが発生するか」というマイナス面で攻めるのがいいのかな、と考えています。毎週ふりかえりをすることにより、チーム内で情報が共有され、プロセスがカイゼン方向へと向かい、チームの心理的安全性も徐々に向上します。ふりかえりをしないと、チームの状態はよくなりにくいので、過去に起こったプロセス周りの問題と同様の問題が発生してしまったり、チームの問題が隠蔽されたまま、あるときに爆発してしまう、というリスクも抱えています。そういったリスクの低減のためや、ふりかえりをすることによる知見や情報の共有といったメリットを両方提示したうえで、活動を提案するといいのではないでしょうか。
また、ふりかえりの場に上司を呼んで、効果を実感してもらう、というのもよいでしょう。ただ、この場合、効果を実感できなかった場合に更に否定的になったりしますので、注意が必要です。
最悪の場合は「業務時間外にやってる活動です」と言うしかなくなってしまいそうです。

上司の賛同が得られないケース(実績)

「そのふりかえりって、やった結果良くなった、という他のプロジェクトの事例があるの?」と言ってくるケース。過去事例がないとOKを出してくれないタイプの上司にありがちです。
この場合は、事例をもし知っているのであれば、その事例を伝えればよいですし、もし社内での事例がなく説明に窮する場合は、「社内外の有識者を連れてきて話をしてもらう」というのが手っ取り早いかと思っています。
(※私はこうして自身が有識者になる道を選びました...)

ふりかえりに特に否定的なメンバーがいるケース

普段の業務外のことをやるのを嫌がる、または、変化を怖がるタイプのメンバーがいる場合です。
「とりあえず一回だけやってみよう」と言って話が収まるのであればいいのですが、人によっては「なぜやるのか、なんのためにやるのか」というのが腑に落ちないと行動に移さないタイプの方もいます。
この場合は、ふりかえりの目的や、行おうとしている内容をしっかり説明する必要があります。目的に付随して、「失敗してもいい活動であること」「チームみんなで楽しく取り組むものであること」というのも伝えると、「なら一度くらいやってみるか」となってくれる場合が多いです。この場合も、有識者からの話は素直に聞くタイプと被っている場合もありますので、その場合は社内外から有識者を読んでしまうのが手っ取り早いです。

そもそも時間がチームにない、と全員が思っているケース

ふりかえりはやりたいけれど、そんな時間はない、とふりかえりを導入したいと思っている人自身もそう感じているケースです。ふりかえりはしなくてもいいので、まずは全員で立ち止まる時間を作るところから始めていく必要があるかと思います。全員で問題について話し合ったり、全員で休憩する、というだけでも一歩前進できるかと思います。

おわりに

いろいろ書きましたが、組織によって、また、チームによって状況や問題は様々です。今回書いた対策例もあくまで例でしかなく、必ずうまくいくわけではありません。
ただ、多くの場合うまくいくのは、「他のチームがふりかえりをしている様子を見にきてもらう」ということです。ふりかえり自体に反対している人は、新しいものをすることによって失敗してしまうことが怖かったり、自分が理解や想像ができていないものへの恐怖が大きいと感じています。そんな人には、実物を見せて知ってもらう、というのがかなり効果的だと感じています。

みなさんの悩みも、募集中です。なんとかできないか、一緒に考えたいと思います。

よいふりかえりライフを。

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