(原文) The Guide to Remote Design Sprints
リモートデザインスプリントは、都市や世界のさまざまな場所でコラボレーションする人が増えたことで、ますます人気が高まっています。コロナウイルスの大流行はリモートワークへの移行を加速させましたが、企業は社員やフリーランサーを場所ではなく才能に応じて雇用することで、より強力なチームを構築できることを発見したため、この傾向は2020年よりずっと前から始まっていました。
より多くの企業がリモートワークを採用するようになると、デザインスプリントのアプローチを更新する必要があります。以下のガイドは、リモートデザインスプリントをスムーズに進め、できるだけ苦労せずに素晴らしい結果を出すために役立ちます。
リモートデザインスプリントのチームを作る（そして確認！）
デザインスプリントの2、3週間前に、参加できる人に連絡を取り、参加できるかどうか確認します。チームを作るには、適切なスキルを持った人たちを集めるだけでは不十分です。全工程に参加できる人を選びましょう。
リモートデザインスプリントに参加する人はプロジェクトによって異なりますが、通常必要となる役割は以下の通りです。
- ファシリテーター（最低1名）
- グラフィックデザイナー
- イラストレーター
- アニメーター
- コーディング経験のある開発者
全員が参加するために必要なツールを確保する
全員がオンサイトで作業する場合、デザインスプリントを成功させるために必要なツールが揃っているかどうかを簡単に確認することができます。リモートでのデザインスプリントでは、そこまでコントロールできません。スプリントの2、3週間前に参加者と連絡を取り、プロジェクトに必要なものがすべて揃っているかどうかを確認します。
具体的な基準を設定することで、最良の結果を得ることができます。リモートコラボレーションでは、チームのメンバーが異なるツールを使用しているとうまくいきません。少なくとも、フォーマット上の問題が発生することが予想されます。
メモを取る
メモアプリを使えば、チームのメンバーが全員のアイデアとファシリテーターが下した最終決定に追いつくのが簡単になります。お気に入りのメモアプリには次のようなものがあります。
ホワイトボード
チームメンバーはリモートでブレインストーミングをする方法を必要としています。多くのオンラインツールが、アイデアを素早く共有するためのバーチャルスペースを提供しています。代表的なものを紹介します。
テレビ会議
チームは、全員がカメラをオンにすることで、最高の結果を得ることができます。すでにお気に入りのテレビ会議アプリをお持ちの方もいらっしゃると思います。まだお持ちでない方は、以下をご検討ください。
コラボレーションによるプロトタイピング
チームが遠隔地でコラボレーションできるデザインアプリはたくさんあります。しかし、効果的なスプリントを行うためには、デザインアプリだけでは不十分です。クロスファンクショナルなチームがシームレスにコラボレーションできるツールが必要なのです。そうすれば、コーダーからアニメーターまで、同じプラットフォーム上でリアルタイムに共同作業を行うことができます。
UXPinは、リアルタイムのプロトタイプコラボレーションに最適なオプションです。UXPinは、チームのメンバーが必要とする機能をすべて備えています。さらに、プロジェクトのリンクをクライアントやデザインスプリント以外の人に送ることもできます。UXPinのアカウントを持っていなくても、作品を見てフィードバックを残すことができます。UXPinのアカウントを持っていなくても、あなたの作品を見てフィードバックすることができます。
デザインスプリントの前に短い練習セッションを行う
チームの全員が必要なツールの使い方を知っていますか？スプリントの1日か2日前に、短い練習セッションを開催して、問題点を解消しましょう。デザインスプリント中に問題を発見するのではなく、今、問題を発見する方がはるかに良いのです。
練習セッションでは、何が起こるかわかりませんが、以下の点に注意してください。
- インターネットの速度が遅く、リアルタイムでの共同作業が困難である。
- OSやソフトウェアが古く、アップデートに対応していない。
- カメラやマイクの問題。
- 必要なツールに全員がサインオンできるかどうか。
気になることがあったら、すぐに相談してみましょう。誰かにソフトウェアへのアクセス権を与えるだけで、解決できるかもしれません。練習中は何の支障もありませんが、リモートデザインスプリント中に深刻な混乱が生じる可能性があります。
各リモートデザインスプリントに固有のスケジュールを設定する
各リモートデザインスプリントには、プロジェクトに合わせた独自のスケジュールが必要です。しかし、スケジュールの作成は、スプリントの開始と終了の時間を設定するだけではありません。スプリントの開始時間と終了時間を決めるだけでなく、関係者全員がスプリント中に何をしているのかを正確に把握する必要があります。
チームや目標に合わせて、どのようなスケジュールでもよいのです。チームによっては、ポモドーロ・メソッドに基づいて25分間のスプリントを繰り返すとうまくいく場合もあります。この方法によると
- 全員が同時にスプリントの作業を開始する。
- 全員が25分間の作業を終えたら終了する（言い訳や延長は禁止！）。
- スプリントとスプリントの間に5分間の休憩を入れ、必要に応じてより長い休憩を入れる。
最初の数ラウンドでは、おそらくチームは何も画期的なことを思いつかないでしょう。しかし、最良のアイデアが明らかになるまでに時間はかかりません。スプリントが進むにつれ、チームのメンバーは製品に最適なコンセプトに集中できるようになります。
短いスプリントの間に5分間の休憩を取るだけでは、チームは期待できません。長めの休憩は、スケジュールの中で意味のある場所に配置します。例えば、正午に45分の休憩を取り、全員が昼食を取れるようにします。
リモートデザインスプリントでチームが守るべきルールを決める
デザインスプリントは、そのルールがあって初めてうまくいきます。対面式のスプリントでは、ルールが重要な役割を果たすことはご存知の通りです。リモートデザインスプリントでは、さらに重要な役割を果たします。
対面式セッションでのアプローチがリモートプロジェクトでも通用すると思わないでください。多くのプロジェクトマネージャーは、自分のオフラインのテクニックがリモートスプリントでも良い結果を生むと勘違いしています。対面で頼りにしているテクニックの中には、バーチャル環境では通用しないものもあります。
あなたのスプリントのルールは、チームの弱点と強みによって変わります。一般的には、軌道に乗って素晴らしい結果を得るために、次のようなルールを使うとよいでしょう。
- 一度に発言できるのは一人だけ。複数の人がオンラインで一度に発言すると、カオスになる。
- 発言したい人を承認し、ルールを徹底できるファシリテーターを任命する。
- 常にビデオを見ながら、一緒に仕事をしているという印象を与え、チームメンバーにはスケジュールに従う責任を持たせる。
- 全員が画面を分割して使うか、複数の画面を使うこと。作業中にビデオアプリとデザインアプリを切り替えることはしない。
- マルチタスクを禁止して、今の作業に集中してもらう。前のステップをスキップしたり、前のステップに戻ったりしない。
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本記事は2021/3/9投稿、2021/5/10更新を翻訳したものです。