フリーランスエンジニア向けの稼働管理ツールを作ってみた【GAS】

Last updated at 2023-10-08Posted at 2021-12-01

はじめまして、ますみです！

本記事は、「身の回りの困りごとを楽しく解決！【PR】Works Human Intelligence」のアドベントカレンダー2日目の記事です🎄

今回は、フリーランスエンジニア向けのツールとして**「自分の稼働時間を管理するツール」**の作り方と使い方を紹介します👨‍💻

私自身は4年ほどフリーランスとして、受託開発やコーチングなどの業務などをしてきましたが「実際にどれくらい各案件ごとに稼働しているのか？」を把握することは非常に重要だと3年目あたりから気付き始めました。

理由としては、以下の3つです。

自分の時給単価（市場価値）を正確に把握するため。
自分のタイムリソースのマネジメントのため。
請求業務を効率化するため。

これに関しては、また別の機会に詳しく書きたいと思います！

いずれにせよ、稼働時間の管理をしっかりとしていない（もしくは全く管理していない）フリーランスエンジニアは意外と周りにいます。そういった方々の働く上での課題を解決するために10分くらいで運用を始められる管理ツールについてまとめてみました！

最終成果物

前置きが長くなりましたが、最終成果物は以下のようなものです。
少し早めのクリスマスプレゼントとして、ソースコードも全て公開していきます🎁

使用技術

今回使用する技術（ツール）は以下の3つです。

Google Spreadsheet（スプレッドシート）
Google Calendar（カレンダー）
Google Apps Script（GAS、ガス）

カレンダーの勤怠情報を、GASを使って抽出して、スプレッドシートへ書き込むという流れになります。

GASが初めての方はこちらをご参照ください👍

稼働管理ツールの作り方と手順

それでは、具体的な手順を説明していきます✨

1. 新しいGoogleスプレッドシートの作成

まずGoogleへログインして、新しいスプレッドシートを作ります。
すごく雑学ですが、実はsheets.newというURLから新規シートを作成することもできます

2. 大枠を作る

次に、取得してきた情報を見やすくするための大枠を作ります。
以下のように各行のタイトルと取得したい年月のシート名を入力します。

テンプレートのスプレッドシートを以下のURLに置いておきました👍

3. GASでコーディング

「拡張機能 > Apps Script」からGASの編集画面を開きます。

編集画面が開いたら以下の画像のように下記のコードを入力して、保存します。

コード.gs

const ORIGINAL_MENU_NAME                = '勤怠管理メニュー';
const GET_CALENDAR_INFO_BUTTON_NAME     = '勤怠情報の取得';
const TITLE_NAME                        = '勤怠管理';
const COMPLETE_PROCESS_TITLE            = '勤務表作成完了';
const COMPLETE_PROCESS_MESSAGE          = 'お仕事お疲れ様でした。';
const ERROR_TITLE                       = 'エラー発生';
const ERROR_MESSAGE_INVALID_SHEET_NAME  = '無効なシート名です。';
const ERROR_MESSAGE_NO_DATA             = '指定月の稼働は、現在ありません。';
const CALENDAR_ID                       = 'ENTER_HERE@group.calendar.google.com';

/*
【コーディング・ルール】
- 関数：キャメルケース（例：updateCalendarInfo()）
- グローバル定数：コンスタントケース（例：ORIGINAL_MENU_NAME）
- その他の定数および変数：スネークケース（例：sheet_name）
*/

function onOpen() {
  // オリジナルメニューの追加
  // TIPS: スプレッドシートが開いたタイミングで実行されます。
  let ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu(ORIGINAL_MENU_NAME)
    .addItem(GET_CALENDAR_INFO_BUTTON_NAME, 'updateCalendarInfo')
    .addToUi();
}

function updateCalendarInfo() {
  try{
    // タイトルの記入（B2セルへ記入）
    const sheet_name = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet().getName();  // 選択中（アクティブ）のシート名を取得
    const sheet_title = TITLE_NAME + "（" + sheet_name + "）";  // 月の情報をタイトルに付加
    SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet().getRange(2,2).setValue(sheet_title); // B2セルへタイトルを書き込み

    // カレンダーの取得
    const my_calendar = CalendarApp.getCalendarById(CALENDAR_ID);

    // 選択月の初日と末日を取得
    const calc_month_string = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet().getName() + "/01";
    const start_day = new Date(calc_month_string + " 00:00:00");
    const end_day = new Date(start_day.getFullYear(), start_day.getMonth()+1, 1);
    if (start_day == "Invalid Date"){ // エラー処理：シートの名前が正しくない時
      throw(ERROR_MESSAGE_INVALID_SHEET_NAME);
    }

    // 選択月のカレンダー内の情報（イベント）を取得
    const events = my_calendar.getEvents(start_day, end_day);
    if (events.length == 0){  // エラー処理：イベントが何もない時
      throw(ERROR_MESSAGE_NO_DATA);
    }

    // カレンダー情報の変数初期化
    let record_list = [];       // 予定情報の配列（List）
    let start_time;             // 開始時間（Date）
    let end_time;               // 終了時間（Date）
    let schedule_name = "";     // 予定の名前（String）
    let work_time = 0.0;        // 勤務時間（Float）
    let mtg_time = 0.0;         // MTG時間（Float）
    let work_time_total = 0.0;  // 勤務合計時間（Float）
    let mtg_time_total = 0.0;   // MTG合計時間（Float）

    for(const event of events){
      start_time = event.getStartTime();
      end_time = event.getEndTime();
      schedule_name = event.getTitle();
      work_time = (end_time - start_time)/(60*60*1000);
      if(schedule_name.match(/MTG/)){
        mtg_time = work_time;
      }else{
        mtg_time = 0;
      }

      const record = [
        start_time,
        end_time,
        schedule_name,
        work_time,
        mtg_time,
      ];
      record_list.push(record);

      work_time_total = work_time_total + work_time;
      mtg_time_total = mtg_time_total + mtg_time;
    }

    // レコードを書き込み
    // TIPS: 一行ずつ書き込むと時間がかかるため、このように配列に格納して、最後にまとめて記入します。
    SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange(4,2,record_list.length, record_list[0].length).setValues(record_list);

    // 合計時間（全勤務およびMTG）の書き込み
    SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange(2,5).setValue(work_time_total);  // B5セルへ勤務合計時間を書き込み
    SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange(2,6).setValue(mtg_time_total);   // B6セルへMTG合計時間を書き込み

    Browser.msgBox(COMPLETE_PROCESS_TITLE, COMPLETE_PROCESS_MESSAGE, Browser.Buttons.OK);
    return;
  }catch(e){
    Browser.msgBox(ERROR_TITLE, e, Browser.Buttons.OK);
    return;
  }
}