ちょっと待った!あなたが人に話しかける時にやらなければならない10のこと。

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「コミュニケーション力が必要!」とは、よく聞く言葉です。

ただ、コミュニケーションに困っていて、チームメンバーとうまく噛み合っておらず、時間と労力を浪費している人をよく見かけることも事実です。

かくいう私も、そんな浪費家の一人でした。
そして、そんな浪費を改善するために、コミュニケーションや心理学の本を読みあさり、コミュニケーションを試行錯誤してきました。

ここでは、試行錯誤の中で効果のあったことを、10個のTipsとして挙げます。
コミュニケーションに悩んでいる方はご一読いただくと、ヒントになると思います。あと、コミュニケーションに迷っている同僚に紹介していただくと、助けになると思います。ぜひご紹介下さい。
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1. ゴール設定

今から行うコミュニケーションによって、あなたは現状の何かを変えようとしています。
「何を」、「いつまでに」、「なぜ」変えようとしているのかを明確にしておきましょう。

2. 報連相質の選択。

あなたのコミュニケーションのゴールが報告、連絡、相談、質問のうち、どれを使うと最も効率的に達成できるかを考えます。
報告と連絡は、あなたから相手への情報伝達をするときに使います。報告はあなたが過去に相手からお願いされた事項の返答に使います。連絡はあなたから情報を発信するときに使います。
相談と質問は、相手から情報を引き出したいときに使います。相談は一緒に考えてほしい時。質問は相手が知っていると思われる情報を引き出すときに使います。
報告、連絡、相談、質問のどれを用いるかを明確にすることによって、コミュニケーションの相手は、自分が何をすればよいかを理解しやすくなります。

3. 伝えるべき6w2hの明確化

コミュニケーションのゴールに設定した項目を達成するにあたって、相手に伝えなければならない内容の6w2hを洗い出しておきましょう。

4. 相手のコミュニケーションスタイルに合わせた調整

相手のコミュニケーションスタイルを知っておきます。自分で物事を進めたいタイプなのか、詳細まで情報が整っていないと進めないタイプなのか、あなたがどう考えているのかを知りたいタイプなのか、細かいことは気にしないタイプなのか。
そのタイプに合わせて、伝え方を変更します。
例えば、自分で物事を進めたいタイプは、自分の知らないところで勝手に物事が進んでいると快く思いません。なので、本当はコミュニケーションのゴールが報告や連絡だとしても、相談の体をもってコミュニケーションをすると良い時があります。本当は「完了しました。」の報告でも、「終わったと思うのですが、後なにか足りない気がするので相談に乗って下さい。」のように言うとうまくいく時があります。
相手に合わせてコミュニケーションを変更してみてください。
そして、できるだけ相手の立場や知識に合わせたコミュニケーションをしてください。

5. 短縮

時間を有効に使うため、コミュニケーションをできるだけ短く出来るようにします。そのために、あなたが伝える内容を要約していきます。6w2hのうち、必要な情報を出来るだけ論理的にまとめます。
ロジカル・ツリーを使って、要点を集約していくのも良い方法です。
短くすると、「XXXの件の報告をさせて下さい。」や、「YYYを教えて下さい。」の様に、一言で相手が何をしなければいけないか分かるようになります。この一言をコミュニケーションの最初に持ってくることで、相手がその後の話の何を聞けばよいか分かり、コミュニケーションの準備が整います。

6. 相手の状況確認

今、相手は忙しいのか、暇なのか。苦しんでいるのか、いい気分なのか。話しかけていいのか、話しかけてはいけないのかを見ます。
時に、話しかけてはいけない時でも、どうしてもコミュニケーションを取らなければならない時があります。そんな時でも、その時の相手の立場に立って話を開始します。「XXXでお忙しいところ申し訳ありませんが、5分だけYYYの件でお時間ください。」等の言葉でコミュニケーションを開始するだけでも、ゴールを達成しやすくなります。

7. コミュニケーションの開始

コミュニケーションの出だしに伝えることは、コミュニケーションのゴールと、「なぜ」=背景です。
ゴールと背景のどちらを先に伝えるかは、相手のタイプによります。理詰めを好む方にはゴールを先に、対話を重要視する方は背景を先にすると良いです。この2つはできるだけ短く、わかりやすく説明することが必要です。これは、相手がコミュニケーションを行う準備がとれるようにするためです。コミュニケーションに失敗する原因の多くが、相手がコミュニケーションをする準備が整う前に多くの情報を出してしまうことです。これは相手にとってとてもストレスですので、できるだけ早く相手が準備できる情報を提供しましょう。

8. 相手への反応

コミュニケーションを行うと、相手から応答があります。応答の仕方によって、より良いコミュニケーションを行うことができます。
相手の話したい言葉を反復する。
相手が話を行う時、相手の話したいキーワードがあります。それを反復するようにします。相手から、「このコードだと、機能仕様には合うけれども、非機能要件、具体的には性能要件を満たさなと思うので確認して下さい。」と言われた場合は、「性能要件ですね。」と返答します。相手からは長々とした言葉が来ることがありますが、言いたいことは一言二言に集約されるはずです。ここで、「はい。」と応えるのは、実は最高の返答ではないことがあります。あなたが言葉を理解できているか、コミュニケーションの相手が判断できないからです。相手が強調したい一言を反復して、理解していることを相手に伝えて下さい。

9. 相手からの質問の内容には、まず回答する。

コミュニケーションを行っていると、相手から質問が来る時があります。
質問は2つのパターンがあり、「クローズドクエッション」と、「オープンクエッション」です。
クローズドクエッションは、回答の選択肢が限られる質問です。代表的なものはYES/NOで答えれれる質問です。この質問には、最初に、必ず、YESかNOかわからないで回答して下さい。質問の意図が分からなかったり、あなたに気がかりなことがあり、即座に回答できない状態になることがありますが、それでも必ず、YESかNOかわからないで回答して下さい。まよったら、「分からない。」で回答するべきです。その後、心配事を補足します。「そして、あえていうと、XXXを前提とすればYYYです。ただ、XXXかどうかが未定です」のようにです。よくあるコミュニケーションは、補足を先に伝えてしまい、相手を混乱に落とし言えてしまうパターンです。必ず、YESかNOかわからないで回答して下さい。大事なことなので3回言いました。
オープンクエッションは、できるだけ端的に回答することが求められます。伝えたいことが長くなる場合は、端的に回答した後に補足します。もし、回答に困った場合は、相手が何を聞きたいかをはっきりさせて回答するのが良いです。相手から質問されたら、一度相手の質問を短く反復してから回答してみてください。

10. 会話のクローズ

1でたてたゴール設定が達成できたことを確認します。
あなたの口から「XXXXですね。ありがとうございました。」というように、コミュニケーションのまとめをします。相手が時間をもうけてくれたことへの感謝も伝えるとよいでしょう。

コミュニケーションには、特に仕事で行うコミュニケーションには必ず何かしらの目的があります。その目的を達成するために、最適なコミュニケーションが出来るようになりましょう。