議事録を書くコツとテンプレート #議事録

はじめに

本記事はエムティーアイ Advent Calendar 2021 の4日目の記事です。
昨日は @uhooi で Azure PipelinesのYAMLでXamarin.Forms製アプリのストア配布パイプラインを構築する方法でした。

議事録を書くコツと、Markdownのテンプレートを紹介します。

議事録を書くコツ

議事録を書くコツを紹介します。

1回のみ

1回のみ行うことを紹介します。

議事録を書くメリットを理解する

これが一番大事なので、最初に書きます。
「議事録なんて書く意味ねーじゃん」と思っていたら、議事録をうまく書けるはずがありません。

メリットは大きく以下だと考えます。

何が決まったかのエビデンスになる
誰が次のアクション（宿題）をするか忘れにくくなる
会議の不参加者にも情報を伝えられる

あとは「議事録メリット」でググればいくらでも出てくるので、ぜひ調べてみてください。

テンプレートを用意する

議事録を書く意味を理解したら、テンプレートを用意します。

テンプレートがないと「メモを取る → 議事録にまとめる」と2段階かかりますが、テンプレートがあれば「テンプレートに穴埋めする」の1段階で済み、議事録を書く時間を圧倒的に短縮できます。
なので テンプレートは必ず用意しましょう 。

以下は私が普段使っているテンプレートです。

YYYYMMDD_○○定例.md

[[_TOC_]]

## 日時・場所・メンバー

- 日時: 2021/12/06(月) 10:00 - 11:00
- 場所: Microsoft Teams 会議
- メンバー（順不同・敬称略）
  - ○○: ○○、○○、○○
  - ○○: ○○、○○、○○、○○、○○
  - ○○: ○○、○○

## 目的

○○。

## アジェンダ

1. ○○
2. ○○
3. ○○

## 宿題

- ○○

## 決定事項

- ○○

## 未決事項

- ○○

## メモ

### ○○

- ○○

### ○○

- ○○

## 参考リンク

- [○○](https://example.com)
- [○○](https://example.com)

会議前

会議が始めるまでに毎回準備することを紹介します。

配置する場所を決める

まずは議事録を配置する場所を決めます。

Markdownで書いて、参加者全員が見えるWeb上のセキュアな場所に配置するのがオススメです。

私はAzure DevOpsのWikiに配置していて、階層を付けられるので、会議前に階層を決めます。
だいたいこんな感じです。

Wiki
└Minutes
  └○○定例
    ├20211031_○○定例.md
    └20211206_○○定例.md

ファイル名を決める

配置する場所を決めたら、ファイル名（≒タイトル）を決めます。

私は YYYYMMDD_〇〇定例.md のようにしています。
ファイル名だけでいつどんな会議が行われたかわかるのと、ファイル名でソートされる場合に日時順に並ぶのでオススメです。

実際に配置する

配置する場所とファイル名を決めたら、会議前にテンプレートを配置します。

「ローカルで書く → 決めた場所に配置する」だと会議後に手間がかかるのと、書く過程の履歴が残らないので、「決めた場所に配置する → 会議中に直接書く」とするのが望ましいです。

Azure DevOpsのWikiはGit管理されているので、すべての履歴が残ります。
実際に履歴を見ることは少ないですが、いつでも戻せる安心感からガンガン書き進めることができます。

埋められる箇所をすべて埋める

日時や場所、メンバー、目的、アジェンダ、資料のパスなどは会議前に書けるので、予め埋めておきます。

要は「 会議前にできることは予めすべてやっておく 」ということです。

会議中

会議中に行うことを紹介します。

会議中に議事録を書く

議事録を会議後に書こうとすると、思い出したりするのが大変です。
できる限り会議中に議事録を穴埋めしましょう。

自分がファシリテーターやメインで話す会議では難しいので、議事録は他のメンバーにお願いすべきです。

オンライン会議の場合、キーボードの打鍵音がマイクに拾われないよう気をつけましょう。
入力中はミュートにするのも一つの手ですが、自分が発言できなくなるのであまり望ましくはありません。
静音のキーボードを使う、マイクとキーボードの距離を離す、雑音を排除するツールを使うなど、ミュートにしない解決策がいいと思います。

箇条書きだけで書く

文章にしようとすると、文と文の繋がりを考えるのが手間です。
1行の箇条書きのみだと素早く書けます。

文の末尾にカッコ書きで発言者の名前を書く

誰の発言かわかると会議中の光景が思い出しやすいのと、エビデンスになるので書くべきです。
私は文の末尾にカッコ書きで発言者の名前を書いています。

## メモ

### ○○

- ○○（佐藤）
- ○○（田中）
- ○○（高橋）

見出しを付ける

[[_TOC_]] はAzure DevOpsのWikiで使える記法で、目次が見出しから自動生成されて便利です。
そのため見出しを適切に付けると、目次から議事録の構成がわかるようになって読みやすくなります。

目次が自動生成されなくても、議事録全体が読みやすくなるので見出しを付けるべきです。

会議後

会議の終了後に行うことを紹介します。

議事録全体を整える

ここまでで議事録をほぼ書き終えているはずなので、議事録全体を見直して文や内容を整えます。

内容が正しいか確認する

議事録全体を整えたら、内容が正しいか確認します。
他の人に聞いて修正するのは手間なので、ある程度内容の是非を確認できたら「議事録を作成しました。内容に誤りがありましたらご指摘お願いします」のようにして投げるのもありだと思います。

議事録を共有する

議事録を書き終えたら、参加者全員に共有します。
できる限り早めに共有すると他の人は嬉しいですし、自分も「議事録を作成して共有する」というタスクを抱えなくて済むので楽になります。

その他

その他のコツを紹介します。

とにかく慣れる

議事録は書かないと慣れないので、率先して書くと上達が早いと思います。

私が新卒で入社した会社では、新人が議事録を書く決まりだったので、そこで鍛えられました。
このご時世ではあまりよくない習慣かもしれませんが、私にとってはいい経験となりました。

おわりに

これで議事録をサッと書くことができ、会議が終了して5分後には議事録を展開することができます

以上エムティーアイ Advent Calendar 2021 の4日目の記事でした。
明日も @uhooi の記事です。