はじめに
本記事は エムティーアイ Advent Calendar 2021 の4日目の記事です。
昨日は @uhooi で Azure PipelinesのYAMLでXamarin.Forms製アプリのストア配布パイプラインを構築する方法 でした。
議事録を書くコツと、Markdownのテンプレートを紹介します。
議事録を書くコツ
議事録を書くコツを紹介します。
1回のみ
1回のみ行うことを紹介します。
議事録を書くメリットを理解する
これが一番大事なので、最初に書きます。
「議事録なんて書く意味ねーじゃん」と思っていたら、議事録をうまく書けるはずがありません。
メリットは大きく以下だと考えます。
- 何が決まったかのエビデンスになる
- 誰が次のアクション(宿題)をするか忘れにくくなる
- 会議の不参加者にも情報を伝えられる
あとは「議事録 メリット」でググればいくらでも出てくるので、ぜひ調べてみてください。
テンプレートを用意する
議事録を書く意味を理解したら、テンプレートを用意します。
テンプレートがないと「メモを取る → 議事録にまとめる」と2段階かかりますが、テンプレートがあれば「テンプレートに穴埋めする」の1段階で済み、議事録を書く時間を圧倒的に短縮できます。
なので テンプレートは必ず用意しましょう 。
以下は私が普段使っているテンプレートです。
[[_TOC_]]
## 日時・場所・メンバー
- 日時: 2021/12/06(月) 10:00 - 11:00
- 場所: Microsoft Teams 会議
- メンバー(順不同・敬称略)
- ○○: ○○、○○、○○
- ○○: ○○、○○、○○、○○、○○
- ○○: ○○、○○
## 目的
○○。
## アジェンダ
1. ○○
2. ○○
3. ○○
## 宿題
- ○○
## 決定事項
- ○○
## 未決事項
- ○○
## メモ
### ○○
- ○○
### ○○
- ○○
## 参考リンク
- [○○](https://example.com)
- [○○](https://example.com)
会議前
会議が始めるまでに毎回準備することを紹介します。
配置する場所を決める
まずは議事録を配置する場所を決めます。
Markdownで書いて、参加者全員が見えるWeb上のセキュアな場所に配置するのがオススメです。
私はAzure DevOpsのWikiに配置していて、階層を付けられるので、会議前に階層を決めます。
だいたいこんな感じです。
Wiki
└Minutes
└○○定例
├20211031_○○定例.md
└20211206_○○定例.md
ファイル名を決める
配置する場所を決めたら、ファイル名(≒タイトル)を決めます。
私は YYYYMMDD_〇〇定例.md
のようにしています。
ファイル名だけでいつどんな会議が行われたかわかるのと、ファイル名でソートされる場合に日時順に並ぶのでオススメです。
実際に配置する
配置する場所とファイル名を決めたら、会議前にテンプレートを配置します。
「ローカルで書く → 決めた場所に配置する」だと会議後に手間がかかるのと、書く過程の履歴が残らないので、「決めた場所に配置する → 会議中に直接書く」とするのが望ましいです。
Azure DevOpsのWikiはGit管理されているので、すべての履歴が残ります。
実際に履歴を見ることは少ないですが、いつでも戻せる安心感からガンガン書き進めることができます。
埋められる箇所をすべて埋める
日時や場所、メンバー、目的、アジェンダ、資料のパスなどは会議前に書けるので、予め埋めておきます。
要は「 会議前にできることは予めすべてやっておく 」ということです。
会議中
会議中に行うことを紹介します。
会議中に議事録を書く
議事録を会議後に書こうとすると、思い出したりするのが大変です。
できる限り会議中に議事録を穴埋めしましょう。
自分がファシリテーターやメインで話す会議では難しいので、議事録は他のメンバーにお願いすべきです。
オンライン会議の場合、キーボードの打鍵音がマイクに拾われないよう気をつけましょう。
入力中はミュートにするのも一つの手ですが、自分が発言できなくなるのであまり望ましくはありません。
静音のキーボードを使う、マイクとキーボードの距離を離す、雑音を排除するツールを使うなど、ミュートにしない解決策がいいと思います。
箇条書きだけで書く
文章にしようとすると、文と文の繋がりを考えるのが手間です。
1行の箇条書きのみだと素早く書けます。
文の末尾にカッコ書きで発言者の名前を書く
誰の発言かわかると会議中の光景が思い出しやすいのと、エビデンスになるので書くべきです。
私は文の末尾にカッコ書きで発言者の名前を書いています。
## メモ
### ○○
- ○○(佐藤)
- ○○(田中)
- ○○(高橋)
見出しを付ける
[[_TOC_]]
はAzure DevOpsのWikiで使える記法で、目次が見出しから自動生成されて便利です。
そのため見出しを適切に付けると、目次から議事録の構成がわかるようになって読みやすくなります。
目次が自動生成されなくても、議事録全体が読みやすくなるので見出しを付けるべきです。
会議後
会議の終了後に行うことを紹介します。
議事録全体を整える
ここまでで議事録をほぼ書き終えているはずなので、議事録全体を見直して文や内容を整えます。
内容が正しいか確認する
議事録全体を整えたら、内容が正しいか確認します。
他の人に聞いて修正するのは手間なので、ある程度内容の是非を確認できたら「議事録を作成しました。内容に誤りがありましたらご指摘お願いします」のようにして投げるのもありだと思います。
議事録を共有する
議事録を書き終えたら、参加者全員に共有します。
できる限り早めに共有すると他の人は嬉しいですし、自分も「議事録を作成して共有する」というタスクを抱えなくて済むので楽になります。
その他
その他のコツを紹介します。
とにかく慣れる
議事録は書かないと慣れないので、率先して書くと上達が早いと思います。
私が新卒で入社した会社では、新人が議事録を書く決まりだったので、そこで鍛えられました。
このご時世ではあまりよくない習慣かもしれませんが、私にとってはいい経験となりました。
おわりに
これで議事録をサッと書くことができ、会議が終了して5分後には議事録を展開することができます
以上 エムティーアイ Advent Calendar 2021 の4日目の記事でした。
明日も @uhooi の記事です。