はじめに
弊社ではWorkatoで日頃の業務を、自動化し業務効率化を図っています。
今回はWorkatoの自動化事例として 請求書を経理担当者へ通知する までの業務を紹介します。
弊社特有の請求書連携プロセスかと思いますが、同じ境遇にいる方は参考にしてみてください。
弊社の請求書連携プロセス特徴
弊社、株式会社ビースタイルグループでは、各グループ会社の請求書は、一つの経理部門へと集約し、経理担当が一括で支払い処理を行っています。
Workato導入前の請求書連携フローは以下のようになっていました。
① 添付ファイルをDL：Gmailで業務担当者が取引先から請求書を受領してダウンロードします。
② 該当する稟議番号を確認・消込：業務担当者が当該グループ会社が管理しているGoogleSheetで該当する稟議番号を手作業で確認・消込を行う。
③ PDFファイルをリネーム：請求書を[稟議番号_支払先_計上年月.PDF]でリネームを行う
④ ファイルサーバーへ格納：該当するファイルサーバーへ請求書を格納する
⑤ 経理へ通知:ファイルサーバーへ格納した旨を経理へ連携し経理担当者が支払い処理を行う
Workato導入後の請求書連携フロー
Workatoが仲介することで、取引先から受領した請求書の経理担当への連携をワンストップ化することができました。
Workato導入後の請求書連携フローは以下のようになりました。
業務担当者は、今まで各アプリケーションを操作していましたが、Workato導入後はSlack操作だけで請求書連携業務を完結することができます。
対話型による業務効率化
Slackのみで業務を完結するために、Slack Bot として実装しました。
業務担当者の判断を伴うため、対話型による業務効率化を実現しました。
請求書受信時のSlack連携
・GmailをSlackチャンネルで受信
・Gmailに添付されている請求書(PDF)を自動的にプレビュー
・Slack bot が次の操作を促す
Slack bot からの指示を受けてWorkatoが処理を行います。
Google Sheetsとの連携
業務担当者が該当する請求書を確認・消込を行うために、Slack上のモーダルでGoogle Sheetsから取得した候補をリストアップします。
ファイル操作、経理へ通知
前工程で業務担当者がSlack botで指示した操作でWorkatoがファイルリネーム、ファイル格納を行います。その後、Slackにて経理へ通知を行います。
導入効果
Workatoで請求書連携業務を自動化したことにより、弊社では様々な効果を出すことができました。
業務時間の短縮
請求書連携業務が1件あたり5分ほどかかっていましたが、Workato導入により30秒程度と約1/10に短縮することが出来ました。
処理漏れの防止
各アプリケーションで処理を行っていましたが、Slack上に集約されるため、請求書の連携漏れを防止に繋がりました。
ミスの削減
ファイルの命名や転記作業といった単純作業に関するミスを削減することができました。
業務引継ぎのハードルの低下
Slack Botによるガイダンスで業務がおこなえることにより、業務担当者の交代時にも引継ぎが容易になりました。
終わりに
弊社ではSlackでコミュニケーションを行っています。
Slackは拡張性の高いビジネスチャットなので、Workatoと連携することにより、更に生産性の向上に繋げることが出来ます。
弊社では今後もWorkatoとSlackの連携による事例を紹介していきます。